По типу хранимой и обрабатываемой информации, а также по особенностям поиска ИПС разделяются на две больших группы — документальные и фактографические. В документальных ИПС хранятся тексты документов или их описания (рефераты, библиографические карточки и пр.). До последнего времени обычной формой представления данных в документальных ИПС был реферат (или другое краткое описание документа) и его библиографические данные. В этом массиве, который называется первым документальным контуром, и проводился основной поиск. Первичные документы хранились отдельно на бумаге или микрофишах. Массив первичных документов называется вторым документальным контуром. В настоящее время в связи с развитием ИПС бестезаурусного типа и появлением новых продуктивных способов архивации данных, а также новых типов памяти ЭВМ (оптические диски большой емкости) различие между первым и вторым контурами стирается: в память ЭВМ вводятся и сам текст документа, и его сокращенные аналоги. Для
этих целей разрабатываются международные стандарты. Сейчас получил широкое распространение стандарт ISO 2709 (ГОСТ 7.14-84), который, кроме текста документа, предполагает наличие маркера записи (включает характеристики, относящиеся ко всей записи) и справочника (характеристики внутренней структуры документа).
Фактографические ИПС имеют дело с описанием конкретных фактов, причем не обязательно в текстовой форме. Это могут быть таблицы, формулы и пр. Существуют и смешанные ИПС, включающие как документы, так и фактографическую информацию. В настоящее время фактографические ИПС строятся на основе технологий баз данных (БД). С теоретической точки зрения база данных представляет собой совокупность признаков описываемых объектов с указанием отношений между ними. В качестве описываемого объекта может выступать, например, книга, телефонный номер и пр. Объект в базе данных характеризуется по признакам или атрибутам. Так, книга может иметь следующие атрибуты: 1) автор; 2) название; 3) год выхода; 4) издательство; 5) тираж; 6) объем. Телефонный номер может характеризоваться по фамилии владельца, месту его проживания, сумме абонементной оплаты и т.д.
Базы данных по своей структуре разделяются на иерархические, сетевые и реляционные. Иерархические БД используются только по отношению к таким проблемным областям, в которых характеристики объектов имеют четкую иерархию. Таковыми могут быть, например, БД по химическим веществам, по деталям машин; четко выраженную иерархию имеют биологические классификации. В существенно меньшей степени выражена иерархическая структура для БД с разнородной информацией. Сетевые БД лишены ограничений на структуру атрибутов, однако программная обработка сети представляет определенные сложности. Наиболее распространены в настоящее время реляционные базы данных, которые можно представить в виде таблиц с очень большим количеством строк и столбцов. Несколько таблиц могут быть связаны между собой перекрестными отсылками, что позволяет формировать довольно сложные БД.
Для создания структуры данных, ввода информации в реляционные БД и ее обработки создаются специальные программные средства — системы управления базами данных (СУБД). С программной точки зрения каждый объект в реляционной БД представляется в виде отдельной записи (record). Атрибутам объекта в записи соответствуют поля (fields). Поиск может происходить по всем полям БД. Типы полей различаются. Основная проблема заключается в том, что у полей записи (кроме полей типа «memo») ограничена и фиксирована длина поля. Так, для поля типа «text» она не должна превышать 255 знаков. Иными словами, атрибуты объекта описания в БД должны быть внимательно проанализированы, чтобы поле не было избыточным по длине, поскольку это значительно увеличивает объем используемой памяти ЭВМ. Дело в том, что незаполненные фрагменты поля все равно заносятся в память. С другой стороны, поле не должно быть и излишне коротким, иначе часть информации
