Создание схемы базы данных начинается с нажатия кнопки «Схема данных» на панели «Работа с базами данных»
Вместе с появлением пустого окна схемы данных появляется окно выбора таблиц, которые необходимо включить в схему:
Выбрав все таблицы и нажав кнопку «Добавить» получим заготовку схемы.
Теперь необходимо установить связи между таблицами. Для этого необходимо удобнее разместить таблицы на схеме и перемещением курсора при нажатой левой клавише мыши соединить соответствующие поля таблиц. В качестве примера, рассмотрим установление связи таблицы «Клиенты» с таблицей «Заказ» по полю «Код клиента». После установления связи мышкой, появится окно определения параметров связи.
Здесь указано между какими полями каких таблиц устанавливается связь. Автоматически определяется тип связи «один-ко-многим». Принцип определения типа связи следующий: со стороны таблицы «Клиенты» поле «Код клиента» является ключом, то есть его значения не повторяются; со стороны таблицы «Заказ» это простое поле, и его значения могут повторяться. Это означает, что каждому значению поля «Код клиента» таблицы «Клиенты» может соответствовать несколько строк в таблице «Заказ», что соответствует понятию связи «один-ко-многим». Далее необходимо включить обеспечение целостности данных этой связи. Под целостностью данных понимается поддержание соответствия данных в связываемых полях таблиц. Соответствие данных полей означает, что в поле таблицы на стороне «много»» связи не должно появляться значений отсутствующих на стороне «один. Если включено «Обеспечение целостности данных», то СУБД Access не позволит ввести в таблицу «Заказ» данные с кодом клиента отсутствующие в таблице «Клиенты». Если включено «Каскадное обновление связанных полей», то любые изменения в связанных полях на стороне «один», проводимые в одной таблице, автоматически выполняются и в другой. Так, если будет изменен код клиента в таблице «Клиенты», он должен измениться и во всех строках таблицы «Заказ». Иначе нарушится целостность данных в связанных таблицах. То же касается и удаления кода клиенты из таблицы «Клиенты». Действительно, если удалить какой либо код клиента из таблицы «Клиенты», оставив соответствующие записи в таблице «Заказ», то они лишатся смысла, так как будет неизвестно, к какому клиенту они относятся. Поэтому в окне установки связи необходимо «Каскадное удаление связанных полей». Однако необходимо помнить, что включение каскадного удаления в данном случае может привести к удалению всех заказов для данного клиента. Если же снять галочку каскадного удаления, то СУБД просто не даст удалить клиента, для которого в таблице «Заказ» существуют заказы. Нажатие кнопки «Создать» приведёт к созданию соответствующей связи между таблицами. В результате создания всех связей модели подобным образом схема должна принять следующий вид.
Проектирование приложения «Учет и анализ выполнения заказов»
Выполненные ранее этапы позволили создать в среде СУБД ACCESS структуру, которая используется СУБД как набор правил для размещения данных в памяти, контроля за правильностью ввода и поддержания связей между ними. Накопление данных в базе с заданной структурой возможно путем непосредственного заполнения данных в таблицы. Однако такой путь неудобен для пользователя, который будет работать с базой. Действительно, при заполнении, например, таблицы «Заказы» пользователю необходимо самому вести нумерацию заказов, помнить коды клиентов и т.д. ACCESS располагает набором инструментов, с помощью которых можно создать интерфейс с пользователем, позволяющий удобно использовать базу данных для решения конкретных задач. Этот интерфейс состоит из набора взаимосвязанных экранных форм, запросов, печатных форм (отчетов), которые предназначены для решения конкретной задачи управления. В нашем случае это «Учет и анализ выполнения заказов». Этот интерфейс принято называть приложением. Для данной структуры базы данных мы будем разрабатывать одно приложение. В общем случае, для одной базы данных может разрабатываться несколько приложений - по направлениям управленческих задач. Прежде, чем создавать приложение, необходимо разработать его схему. Схема приложения «Учет и анализ выполнения заказов» выгляд
| Кнопочная форма |
| Ввод списка клиентов |
| Ввод справочника товаров |
| Ввод данных о заказах |
| Оплата заказов |
| Приложение «Ввод данных в базу» |
| Анализ заказов |
| Меню отчетных форм |
| Форма 1 |
| Форма n |
| Анализ заказов |
| Запросы |
Главная (кнопочная) форма является одновременно и заставкой приложения, содержащей общую информацию о приложении и кнопки вызова форм ввода данных, а также печатных форм, содержащих результаты выполнения запросов. Каждая из экранных форм ввода данных позволяет вводить данные в одну или несколько таблиц базы данных с максимальным удобством для пользователя.
Форма «Ввод справочника товаров» обеспечивает заполнение таблицы «Товар». В форме «Ввод списка клиентов» заполняются данные таблицы «Клиенты». Прежде, чем вводить сведения о заказах, в базе уже должны находиться данные указанных таблиц. Форма «Ввод данных о заказах» предназначена для заполнения данными таблиц «Заказы» и «Спецификация». Все эти формы вызываются из главной формы, играющей роль заставки и диспетчера. Форма «Оплата заказов» фиксирует данные об оплате заказов в таблице «Оплата» и вызывается из формы «Ввод данных о заказах». В ней заносятся и отражаются данные только того заказа, который был текущим в форме «Ввод данных о заказах». С помощью указанных форм предполагается внесение в базу данных информации о деятельности рассматриваемого предприятия.
Накапливаемая в базе информация может быть использована для получения ответов на вопросы, используемые в целях анализа деятельности предприятия. В принципе, для этого и создается база данных. Выборка данных из базы выполняется с помощью запросов. В теории баз данных под запросом понимается формализованное требование на манипуляцию данными базы. Под манипуляцией понимается совокупность действий, включающих выборку, изменение и добавление информации в базе данных. В рассматриваемом примере будут использоваться запросы только на выборку данных. Если запрос выполняется регулярно и информация получаемая с его помощью имеет важное значение, ее можно оформить в виде документа. Формируемые в ACCESS документы принято называть отчетами.
Общая схема работы приложения разбивается на две части:
· с помощью экранных форм обеспечивается ввод данных в базу;
· в целях анализа деятельности предприятия из базы данных с помощью запросов выбирается информация, которая может быть оформлена в виде документов – отчетов.
