1. Порядок действий для архивных подразделений предприятий, учреждений, организаций
если в процессе экспертизы ценности установлены факты недостачи документов и дел, архивные подразделения осуществляют их розыск. В случае отрицательного результата розыска руководитель учреждения по представлению ЭК и архива:
1) утверждает акт о недостаче архивных дел (документов),
2) назначает служебное расследование,
3) издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел.
Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем архивного подразделения, передается в архив учреждения.
2. Если архивные подразделения не созданы на предприятии, в учреждении, организации
— письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;
— приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения.
— справка, выданная органом МВД (если речь идет о краже или умышленном уничтожении), органом пожарной службы (при пожаре);
— приговор суда — в случае привлечения к уголовной ответственности виновного лица.
Что касается физлиц, в случае неумышленного уничтожения или утери документов физлицом-СПД, не имеющим наемных работников, следует уведомить соответствующие контролирующие органы.
50) Особенности хранения документов ликвидированных субъектов хозяйствования
При реорганизации или ликвидации государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с не истекшими сроками временного хранения и по личному составу — в архив вышестоящей организации. При преобразовании государственных предприятий в предприятия иных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся на момент преобразования, передаются на хранение в государственные архивы.
Порядок передачи на хранение документов ликвидированной организации устанавливается в зависимости от формы собственности этой организации и от того, является эта организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. Порядок хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций государственной формы собственности определен ст. 16 Закона об архивах. Аналогичный порядок установлен в Основных правилах работы архивов.
Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов.
При ликвидации коммерческой (частной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомпенсационной основе.
В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа и книга учета проверок (ревизий), срок хранения которой не истек.
Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.
Государственные организации, учреждения, предприятия, в случае их ликвидации, книги учета проверок (ревизий) передают в установленном порядке по номенклатуре дел.
Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, который истек, подлежат уничтожению в соответствии с утвержденным актом о выделении к уничтожению.
51) Контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела
Государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Госархивнадзор), которая является государственным надзорным органом в составе Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и создается в пределах штатной численности центрального аппарата Государственного комитета по архивам и делопроизводству, облисполкомов и Минского горисполкома.
В систему Госархивнадзора входит институт общественных инспекторов архивов и делопроизводства, являющийся общественным формированием Государственной архивной службы.
Госархивнадзор в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь и настоящим Положением.
Главными задачами Госархивнадзора являются:
организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда;
предупреждение нарушений требований законодательства об архивах и ведении делопроизводства, активное содействие в искоренении причин, порождающих такие нарушения.
В функции Госархивнадзора входит:
1) проведение по поручению Совета Министров Республики Беларусь и Государственного комитета по архивам и делопроизводству плановых и целевых инспекторских проверок, соблюдение правил обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, в том числе документов по личному составу, а также правил ведения делопроизводства, включающих:
создание и соблюдение оптимальных условий хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;
размещение документов в хранилищах;
соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;
учет документов, проверку их наличия и состояния;
определение состава особо ценных документов и документальных памятников и создание на них страхового фонда;
соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства;
2) осуществление контроля за ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, недопущение незаконной ликвидации архивов и уничтожения документов;
3) оформление результатов проверок актами и предписаниями по устранению выявленных нарушений правил сохранности документов Национального архивного фонда и ведения делопроизводства, протоколами об административных правонарушениях;
4) участие в установленном порядке в подготовке проектов нормативных актов по вопросам совершенствования архивного дела и делопроизводства;
5 ) обобщение результатов инспекторских проверок в виде справок, информаций, статей, докладов, сообщений;
6) осуществление деловых связей с научными и другими учреждениями и организациями;
7) изучение и внедрение в практику своей работы отечественного и зарубежного опыта организации и методики инспектирования.
Госархивнадзор имеет право:
1)осуществлять инспектирование архивов и делопроизводственных служб независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, получать доступ к документам и обследовать с соблюдением установленных правил архивные помещения и производственные участки, помещения, где хранятся делопроизводственные и архивные документы;
2) требовать от проверяемых предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения Госархивнадзором своих задач;
3) получать от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе инспекторских проверок;
4) привлекать в установленном Государственным комитетом по архивам и делопроизводству порядке для проведения инспекторских проверок квалифицированных специалистов архивного дела и делопроизводственных служб, научных работников;
5) в пределах своей компетенции вносить в республиканские органы государственного управления, местные исполнительные и распорядительные органы представления о выявленных фактах нарушения должностными лицами государственных органов, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности законодательства об архивах и ведении делопроизводства;
6) привлекать к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных и физических лиц, а также вносить предложения в Государственный комитет по архивам и делопроизводству об ответственности руководителей, допустивших нарушения законодательства по архивному делу и установленного порядка ведения делопроизводства.
52) Меры ответственности руководителей и главных бухгалтеров организаций за несоблюдение законодательства в области налогообложения, организации бухгалтерского учета и архивного дела
В Республике Беларусь административная ответственность является одним из наиболее урегулированных видов юридической ответственности.
