Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций, включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета.
Если в правоотношении задействован другой участник хозяйственных операций, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.
27) Порядок внесения исправлений в первичные документы и регистры учета
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
•по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники;
•по месту возникновения — в тексте или в цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
•по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
•зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
•надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
•на полях соответствующей строки делается оговорка «исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистрах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
28) Организация обработки первичных документов. Проверка документов по форме и по существу совершенных хозяйственных документов
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
•по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
•арифметически (подсчет сумм);
•по содержанию (законность документальных операций).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.
Арифметическая проверка определяет правильность расчетов, произведенных в документах.
При проверке по содержанию проверяются законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей.
Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, копия акта направляется вышестоящей организации
30) Рабочие альбомы первичных форм документов
Рабочий альбом форм первичной учетной документации включает всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации:
•типовые унифицированные формы;
•унифицированные формы, предложенные министерствами и другими органами управления;
•формы первичной документации, учитывающие специфику организации производства и управления на данном предприятии и утвержденные руководителем организации.
Рабочий альбом форм первичной учетной документации является наглядным пособием и практическим руководством для работников организации, связанных с составлением и обработкой документов.
Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации, рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вышестоящей организацией согласно действующему законодательству.
Альбом формируется по разделам:
•документация по учету основных средств;
•документация по учету материальных ценностей;
•документация по учету труда и его оплаты;
•документация по учету кассовых операций;
•документация по учету платежных и банковских операций;
•документация по учету затрат и выходу продукции основного производства;
•документация по учету процесса реализации;
•документация по учету работы транспорта.
Применение форм первичных документов зависит от направлений деятельности организации.
Каждый раздел альбома состоит из четырех частей:
1) титульного листа;
2) перечня документов;
3) образцов документов;
4) кратких указаний по их заполнению.
31) Обеспечение предприятий бланками первичных документов и учетных регистров
Для обеспечения субъектов хозяйствования бланками новых форм первичной учетной документации и формами бухгалтерских регистров создана сеть специализированных организаций, занимающихся их изготовлением и реализацией. Особый порядок предусмотрен лишь для бланков строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных (ТТН-1, ТН-2 и др.).
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 г. № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» право изготовления бланков строгой отчетности предоставлено только подведомственным Министерству финансов Республики Беларусь организациям и с его разрешения государственным организациям, имеющим соответствующее разрешение (лицензию) департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь (Гознака).
Бланки строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронную базу данных, реализуются субъектам предпринимательской деятельности за безналичный расчет подразделениями РГО «Белпочта», перечень которых согласовывается с налоговыми органами, и издательством «Белбланкавыд».
Субъекты предпринимательской деятельности, желающие приобрести бланки строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, подают в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту регистрации в качестве налогоплательщиков заявку утвержденной формы.
Заявки рассматриваются инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь в течение двух рабочих дней. Принятое решение о количестве бланков, подлежащих выдаче субъекту предпринимательской деятельности, заносится в графу заявки «Количество, подтвержденное инспекцией МНС». Результаты рассмотрения (в том числе отказ в выдаче бланков) оформляются инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь на обратной стороне заявки.
Вновь зарегистрированным субъектам предпринимательской деятельности при первоначальном обращении бланки выдаются в количестве не более 50 номеров независимо от формы бланка.
Рассмотренные заявки с заключением должностных лиц инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь подписываются и утверждаются руководителем (заместителем) инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
Сведения об утвержденных заявках передаются инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь в электронный банк данных в течение пяти дней со дня подачи заявки субъектом предпринимательской деятельности.
Подразделения РГО «Белпочта» и издательство «Белбланкавыд» реализуют бланки на основании перечня заявок субъектов предпринимательской деятельности, полученного из электронного банка данных.
Инспекция Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь имеет право отказать субъекту предпринимательской деятельности в удовлетворении заявки на приобретение бланков в случаях:
отсутствия сведений о субъекте предпринимательской деятельности в Государственном реестре налогоплательщиков;
направления регистрирующему органу представления контролирующего органа или заявления о ликвидации (прекращении деятельности) субъекта предпринимательской деятельности;
признания судом недействительной регистрации субъекта предпринимательской деятельности в связи с допущенными при его создании нарушениями законодательства Республики Беларусь либо экономически несостоятельным (банкротом) субъекта предпринимательской деятельности;
непредставления субъектом предпринимательской деятельности в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период.
В случае отказа в удовлетворении заявки на приобретение бланков первичных учетных документов инспекция Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь в двухдневный срок со дня принятия решения в письменной форме сообщает об этом субъекту предпринимательской деятельности, подавшему указанную заявку.
В случае устранения обстоятельств, не позволяющих выдать разрешение на приобретение бланков, инспекция Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь рассматривает заявку организации на приобретение бланков в установленном порядке.
Реализующие бланки подразделения РГО «Белпочта» и издательство «Белбланкавыд» после получения заявок из электронного банка данных оформляют субъекту предпринимательской деятельности при его обращении счет-фактуру для оплаты бланков на полный или частичный объем заявки, утвержденной инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
Для получения бланков субъект предпринимательской деятельности представляет подразделению РГО «Белпочта» или издательству «Белбланкавыд» следующие документы:
платежный документ, подтверждающий оплату счета-фактуры;
доверенность на получение бланков, оформленную в установленном порядке.
Если субъект предпринимательской деятельности в течение десяти дней после оплаты не явился для получения бланков, подразделение РГО «Белпочта», реализующее бланки, или издательство «Белбланкавыд» обязаны в течение трех банковских дней вернуть денежные средства на расчетный счет субъекта предпринимательской деятельности по его заявлению.
При отсутствии заявления на возврат денежных средств хранение их на расчетном счете подразделения РГО «Белпочта», реализующего бланки, или издательства «Белбланкавыд» осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
32) Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета. Электронный документооборот
Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.
Документооборот — это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до момента принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Рациональн о организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.
Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:
а) рабочий альбом форм документов;
б) график документооборота.
33) Планирование документооборота и контроль за его выполнением. Сводный график документооборота. Выписки из графика документооборота
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Документооборот, организованный по графику, позволяет:
•ускорить время прохождения первичного документа от оформления и проверки до обработки;
•способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
•повышает производительность труда учетных работников;
•способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота в виде схемы называют оперограммой
Точка на оперограмме означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.
Работники организации (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые направляются указанные документы.
Контрольза соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.
34) Инвентаризация как необходимое условие проверки и документального подтверждения наличия имущества и обязательств. Роль инвентаризации в обеспечении сохранности, рационального и экономного использования хозяйственных средств
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.
Инвентаризация средств (активов) и источников (пассивов) — это проверка в натуре и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.
Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сверяются с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторская и кредиторская задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности. Инвентаризации также подлежат товарно-материальные ценности, не принадлежащие организации, как числящиеся на учете, так и не учтенные по каким-либо причинам.
Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» (от лат. роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в последнее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но также подлежат инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета, как нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные фонды других организаций и др.
Основными принципами инвентаризационной работы являются:
•полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей;
•правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и их отражение в учете.
В соответствии со ст. 12 «Инвентаризация имущества и обязательств» Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризаций обязательно:
•при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;
•при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;
•перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
•при смене руководителя организации (учреждения) или материально-ответственного лица;
•при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
•в случае возникновения непреодолимой силы, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;
•в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
В процессе проведения инвентаризации решаются следующие задачи:
•выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств путем составления инвентаризационных описей, актов сверки расчетов;
•проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и правильности заключения с ними договора о материальной ответственности;
•контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, т. е. контроль за работой материально-ответственных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предупреждать возможные недостачи и растраты;
•выявление товарно-материальных ценностей, частично утративших свое первоначальное качество а также не соответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;
•проверка соблюдения лимитов и выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
•изучение запасов товарно-материальных ценностей по ассортименту;
•проверка соблюдения правил хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;
•установление состояния складского хозяйства и весоизмерительного оборудования;
•подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса.
35) Планирование объектов и сроков проведения инвентаризаций. Организация и виды инвентаризаций
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 г. № 54, для целей бухгалтерского учета должно быть определено:
•количество (периодичность) инвентаризаций в отчетном году и (или) даты их проведения;
•перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них;
•состав инвентаризационной комиссии;
•порядок оформления результатов инвентаризации.
В целях обеспечения своевременного и полного проведения инвентаризации главный бухгалтер должен составить план-график проведения инвентаризации, который состоит из двух частей:
1) график плановых инвентаризаций;
2) график внеплановых (внезапных) проверок наличия основных средств, материальных ценностей, скота и птицы.
Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций устанавливаются руководителем организации в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
План-график проведения инвентаризаций составляется по разработанной форме (табл. 4.1) и утверждается руководителем организации.
В соответствии с вышеназванными методическими указаниями определены рекомендуемые сроки проведения инвентаризации:
1) инвентаризация основных средств может проводиться не реже одного раза в год, но не ранее 1 ноября отчетного года, в то время как здания, сооружения и другие недвижимые объекты основных средств подвергаются инвентаризации один раз в два-три года;
2) капитальные вложения целесообразнее инвентаризировать один раз в год, перед составлением годовых бухгалтерских отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;
3) молодняк животных, животные на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные подвергаются инвентаризации раз в квартал, перед составлением квартального бухгалтерского отчета;
4) семена, корма, готовую продукцию рекомендуется инвентаризировать два раза в год, по состоянию на 1 июля и 1 декабря отчетного года;
5)инвентарь и хозяйственные принадлежности, специальная одежда, ветмедикаменты, сырье и прочие материальные ценности рекомендуется подвергать инвентаризации один раз в год перед составлением годовых отчетов, но не ранее 1 октября отчетного года
6) нефть и нефтепродукты целесообразно инвентаризировать не реже одного раза в месяц;
7) имеющиеся в хозяйстве библиотечные фонды целесообразно инвентаризировать дифференцированно:
при наличии в фонде до 15 тыс. книг — один раз в три года; от 15 до 80 тыс. книг — один раз в пять лет; свыше 80 тыс. книг — один раз в 10 лет;
8) денежные и валютные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности подвергаются инвентаризации не реже одного раза в квартал;
9) расчеты с банком инвентаризируются по мере получения выписок банка, по платежам в бюджет — не реже одного раза в квартал, а с предприятиями и организациями, обслуживающими сельское хозяйство и закупающими продукцию ежемесячно, расчеты с вышестоящими организациями — на первое число каждого месяца.
Количество инвентаризаций может быть увеличено руководителями организации по их усмотрению.
Инвентаризация проводится в установленные сроки независимо от внеплановых инвентаризаций и проверок, проводимых в течение отчетного периода или в связи с возникновением чрезвычайных ситуаций.
