Цель занятия. Изучение информационной технологии создания пустой базы данных ручным способом и с помощью шаблонов средствами мастера в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Изучение объектов учебной базы «Борей».
Задание 22.1. Создание пустой базы данных.
Порядок работы
1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого при стандартной установке MS Office выполните: Пуск/Программы/ Microsoft Access. В открывшемся окне Microsoft Access, предназначенном для открытия или выбора базы данных (БД), нажмите кнопку Отмена.
2. Изучите интерфейс программы, подводя мышь к различным элементам экрана.
3. Выберите команду Файл/Создать. На экране откроется окно диалога Создание, содержащее две вкладки – Общие и Базы данных (рис. 22.1):
вкладка Общие предназначена для создания новой пустой базы данных;
вкладка Базы данных позволяет создать базу данных с помощью мастера и выбрать образец, содержащий большинство необходимых по определенной тематике объектов базы данных.
4. Перейдите на вкладку Общие и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога Файл новой базы данных (рис. 22.2).
5. Из раскрывающегося списка «Папка» выберите папку «Мои документы», в которой вы будете сохранять базу данных, а в поле Имя файла введите имя базы данных «Моя пустая база данных» (в имя базы можно ввести свою фамилию). Расширение для имени файла (mdb) можно не указывать, поскольку
Рис. 22.1. Окно диалога Создание
по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип «База данных Microsoft Access».
6. После ввода имени создаваемой базы данных нажмите кнопку Создать. На экране откроется окно Базы данных (рис. 22.3). Изучите интерфейс окна базы данных.
Рис. 22.2. Окно диалога Файл новой базы данных
Рис. 22.3. Окно новой базы данных
Краткая справка. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Каждому объекту соответствует своя вкладка. Ярлыки объектов расположены в левой части окна базы данных. В окне базы данных создаются все объекты базы, перечень которых приведен ниже:
Таблицы – содержат данные;
Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные;
Формы – служат для ввода, просмотра и редактирования информации;
Страницы – файлы в формате HTML, позволяющие просматривать данные с помощью браузера Internet Explorer;
Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию;
Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически;
Модули – программа автоматизации и настройки функций базы данных, написанных на языке VB (Visual Basic).
7. Познакомьтесь со свойствами вашей базы данных командой Файл/Свойства базы данных (рис. 22.4). Определите размер созданной БД.
8. Закройте созданную вами пустую базу данных.
Рис. 22.4. Окно свойств базы данных
Задание 22.2. Создание пустой базы данных с помощью шаблонов средствами мастера.
Порядок работы
1. Выберите команду Файл/Создать или нажмите клавиши [Ctrl]-[N]. На экране откроется окно диалога Создание, содержащее две вкладки.
2. Перейдите на вкладку Базы данных. На экране появится список баз данных (шаблонов), предлагаемых мастером (рис. 22.5).
3. Выберите из списка образец базы данных «Контакты» и запустите на выполнение мастера создания базы данных нажатием кнопки ОК.
4. Выберите из раскрывающегося списка «Папка» папку «Мои документы», в которой вы будете сохранять базу данных, а в поле Имя файла введите имя базы данных «Мои контакты», затем нажмите кнопку Создать.
5. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая база данных (рис. 22.6). В нижней части окна находятся следующие кнопки:
Отмена – прекращает работу мастера; Назад – позволяет вернуться к предыдущему шагу в работе мастера;
Рис. 22.5. Вкладка Базы данных
Далее – позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера;
Готово – запускает мастера на создание базы с установленными параметрами.
Для продолжения работы нажмите кнопку Далее. 6. Открывшееся окно диалога (рис. 22.7) содержит два списка. Первый из них – список таблиц базы данных, второй – список полей выбранной таблицы. Обычно отмечены в списке
Рис. 22.6. Окно диалога с информацией о создаваемой базе
Рис. 22.7. Выбор списка полей таблиц базы данных
поля, которые будут включены в таблицу, но можно включить и дополнительные поля, отмечая их в списке. Для перехода к следующему окну мастера нажмите кнопку Далее.
7. В следующих окнах выберите вид оформления экрана, вид создаваемых отчетов, заголовок и рисунок, которые будут появляться во всех отчетах.
8. После нажатия в последнем окне кнопки Готово мастер переходит к созданию базы данных, состоящей из таблиц с заданными вами полями, форм ввода и просмотра информации, а также отчетов. После завершения процесса создания базы данных вы сразу же можете пользоваться готовой базой данных: вводить данные в таблицы, просматривать и распечатывать их.
9. Закройте созданную базу данных «Контакты» и СУБД Microsoft Access.
Задание 22.3. Знакомство с учебной базой данных «Борей». Порядок работы
1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого при стандартной установке MS Office выполните: Пуск/Программы/ Microsoft Access. В открывшемся окне (рис. 22.8) выберите позицию «Открыть базу данных», а в нижнем окне выберите «База данных Борей».
Примечание. В более ранних версиях MS Office-97 найдите {Пуск/Найти) файл Nwind.mdb, соответствующий базе «Борей».
2. После открытия базы данных «Борей» на экране появится окно с краткой характеристикой базы (рис. 22.9). Нажмите кнопку ОК.
Рис. 22.8. Открытие базы данных «Борей»
3. Установите табличный вид экрана (Вид/Таблица) для вывода краткого описания объектов базы (рис. 22.10). Изучите структуру базы «Борей», переключая вкладки объектов базы – Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты.
На вкладке Таблицы подсчитайте количество таблиц в базе «Борей».
Изучите связи между таблицами. Для этого вызовите схему данных командой Сервис/Схема данных или кнопкой Схема данных (рис. 22.11). Определите, с какими таблицами связана таблица «Товары».
Рис. 22.9. Окно Характеристика базы данных
Рис. 22.10. Таблицы базы «Борей» с описанием
Краткая справка. Таблица – это объект базы данных, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения однотипных данных по конкретному вопросу.
5. Выберите объект базы – Таблицы. Откройте таблицу «Заказы» двойным щелчком мыши или кнопкой Открыть. Определите, сколько в ней записей и полей. Число записей отображается в нижней части окна таблицы справа от кнопок управления записями.
6. Произведите сортировку по клиентам в таблице «Заказы». Для сортировки установите курсор в поле Клиент и выполните команду Записи/ Сортировка/ Сортировка по возрастанию. Подсчитайте количество заказов у первого клиента в списке.
7. Проведите фильтрацию данных таблицы «Заказы» по дате размещения заказа, расположенной в верхней записи (строке). Для фильтрации выделите дату в верхней строке таблицы и выполните команду Записи/ Фильтр/ Фильтр по выделенному. Обратите внимание, как изменился вид таблицы – видны данные, относящиеся только к одной дате. Снимите фильтр {Записи/Удалить фильтр). Закройте таблицу «Заказы».
Рис. 22.11. Схема данных базы «Борей»
8. Откройте таблицу «Клиенты». Определите общее количество клиентов (в нижней части окна таблицы «Клиенты» справа от кнопок управления записями) (рис. 22.12). На рисунке видно, что клиентов – 91.
9. Найдите в поле Город Лондон. Для этого установите курсор в поле Город и выполните команду Правка/Найти. В открывшемся окне Поиск и замена (рис. 22.13) на вкладке Поиск введите в качестве образца слово «Лондон» и нажмите кнопку Найти далее. Произойдет поиск, и курсор будет установлен на названии города – Лондон. Закройте окно Поиск и замена.
Рис. 22.12. Таблица «Клиенты» базы «Борей»
Рис. 22.13. Поиск по образцу в поле таблицы
10. Выберите фильтрацией клиентов из Лондона (в поле Город выделите слово «Лондон» и выполните команды Записи/ Фильтр/Фильтр по выделенному). Подсчитайте количество клиентов из Лондона.
Рис. 22.14. Окно Конструктор таблицы «Товары»
Снимите фильтр (Записи/Удалить фильтр). Проведите сортировку по названию клиента (по убыванию).
11. Откройте таблицу «Товары» в Конструкторе, для этого установите курсор на таблицу «Товары» и нажмите кнопку Конструктор (рис. 22.14). Внимательно рассмотрите внешний вид Конструктора таблиц. В верхней части таблицы находится таблица с наименованием полей, их типом данных и описанием. Определите, какое поле – ключевое. В нижней части отображаются свойства поля.
12. Закройте базу данных «Борей» и СУБД MS Access.
Дополнительное задание
Задание 22.4. Создать базу данных «Заказы на работы» с помощью шаблона средствами мастера.
Изучите связи между таблицами базы данных (Сервис/Схема данных).
Практическая работа 23
