Вопрос 11 Контроль в системе менеджмента

Контроль - это проверка выполнения поставленных задач, исходящих из стратегических и тактических целей организации.

Контроль выполнения заданий начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя. Он предполагает сопоставление намеченных целей и достигнутых результатов, а также проведение необходимых корректировок, если намеченные результаты не достигнуты. В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными.

Целью контроля выступают:
1) выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;
2) обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей; он используется для стимулирования успешной деятельности.

Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Скажем, предметом контроля пр-ва является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ.

Формы контроля: наблюдение, использование измерительных приборов, финансовые и бухгалтерские документы, совещания, письменные отчеты о проделанной работе.

Виды контроля: Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Он используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его объектом является подчиненные, а субъектом – их начальник. Задача этого контроля – своевременно выявить и скорректировать отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров. Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Он показывает каких результатов добились люди, вскрывает упущения и недостатки в работе. Роль этого контроля заключается в следующем:- он дает информацию для дальнейшего планирования- способствует мотивации.

Принципы контроля:

1. Контроль должен быть постоянным, систематическим, не должен ограничиваться инцидентами.

2. Контроль должен быть объективным, без личных симпатий и антипатий. Должен опираться на точные и объективные нормативы.

3. Контроль не должен быть тотальным, всеобщим, поскольку снижает ответственность исполнителей.

4. Контроль должен осуществляться открыто, и должно быть известно, кто контролирует, в какой форме и какими средствами.

5. Контроль должен быть экономичным, т.е. выгоды, приносимые контролем должны превышать затраты на его проведение.

6. Контроль не может рассматриваться как карательное средство, а является проявлением интереса к достижениям сотрудников.

7. Результаты контроля должны немедленно доводиться до исполнителя, их нельзя приберегать к случаю или использовать как козырную карту против работника.

8. Система контроля должна быть адекватна личности руководителя.

Этапы процесса контроля:

1.Определение параметров контроля (Нормы, нормативы, стандарты)

2.Создание модели управления (Потоки ресурсов и информации, места образования промежуточных и конечных результатов, «точки контроля»)

3.Измерение и оценка ситуации (Источники:целевые наблюдения; оперативные сообщения; бухгалтерская и статистическая информация)

4.Корректировка процессов (Модификация целей, Пересмотр планов, Перераспределение заданий и ресурсов, Совершенствование технологий и методов управления, Устранение причин отклонений)

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Важно помнить следующее: проведение измерений – не самоцель; в коммерческой деятельности измерения проводятся ради увеличения прибыли, а не для того, чтобы точно установить, что же происходит а самом деле. Любая система сбора информации и ее обработка дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. В обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ

Поведение людей не единственный фактор, который определяет эффективность контроля. Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он должен владеть несколькими важными свойствами.

1. Стратегическая направленность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отображать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля складывается не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и обнаружить проблемы, а в том, чтобы решить задания, которые стоят перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые имеют право сделать на ее основании соответствующие изменения.

В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Чтобы быть эффективным, контроль должен отвечать виду деятельности, которая контролируется. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в скорости или частоте его проведения. Нужные интервалы между проведением измерений или оценок. Значение интервала определяется с учетом временных границ основного плана, скорости изменений, расходов на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к изменениям, которые происходят.

6. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль – это самый простой контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.

7. Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь с помощью контроля полного совершенства в работе организации, поскольку совершенствование и улучшение на последних этапах требуют непропорционально больших расходов усилий и средств.

8. Контроль на международном уровне. Когда организации осуществляют свой бизнес на заграничных рынках, функция контроля добывает дополнительную степень сложности. Поскольку при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то контроль в этом случае осуществлять сложнее.