Порядок организации личного приема граждан и рассмотрения письменных индивидуальных и коллективных предложений, заявлений и жалоб граждан Российской Федерации (далее - обращения граждан) в министерстве определяется Конституцией РФ, законодательством РФ, областным законодательством, а также настоящим Регламентом. Настоящий порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.
1. Письменные обращения граждан, поступившие в министерство через почтовое отделение связи, по электронной почте или на личном приеме в приемной граждан министерства, подлежат обязательной регистрации в 3-х дневный срок в отделе делопроизводства, писем и обращений.
Отказ в рассмотрении обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых входит в компетенцию министерства, недопустим, за исключением случаев, предусмотренных федеральным и областным законодательством.
Все обращения проверяются на повторность поступления и регистрируются в системе «Дело». Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
На лицевой стороне первого листа обращения проставляются регистрационный номер и дата поступления письма.
После завершения регистрации, обращения с резолюциями и сроками по исполнению направляются по системе «Дело» ответственным исполнителям.
Не допускается передача обращений граждан от одного исполнителя другому, минуя отдел делопроизводства, писем и обращений.
1.1. Обращения граждан, относящиеся к компетенции министерства, а также запросы, поступившие в министерство из Законодательного Собрания Ростовской области или средств массовой информации, рассматриваются в установленные законодательством сроки.
1.2. На доклад министру, как правило, передаются обращения, поступившие из Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, Правительства Ростовской области, от депутатов Государственной Думы Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области и других органов. Также передаются коллективные обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников).
1.3. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается специалистам структурных подразделений министерства. В необходимых случаях обращения могут быть рассмотрены в составе комиссии с выездом на место.
1.4. Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных министром, осуществляется его заместителями, заместителем министра – начальником управления по труду, руководителями структурных подразделений. Контроль за сроками рассмотрения и полнотой ответов осуществляется отделом делопроизводства, писем и обращений.
Дело с рассмотренным обращением, полностью оформленное, передается в отдел делопроизводства, писем и обращений непосредственно исполнителем для снятия с контроля в системе «Дело» и дальнейшего хранения.
Если ответ заявителю не содержит полной информации о решении поднятых в письме вопросов, то он может быть возвращен отделом делопроизводства, писем и обращений для дополнительного рассмотрения.
Персональную ответственность за сохранность материалов дела, до момента передачи его в отдел делопроизводства, писем и обращений, несет исполнитель, указанный первым в поручении.
1.5. Ошибочно направленные письменные обращения, а также письменные обращения, не относящиеся к компетенции министерства по содержанию поставленных вопросов, в семидневный срок со дня их регистрации пересылаются в государственные органы, органы местного самоуправления отделом делопроизводства, писем и обращений, с обязательным уведомлением заявителя.
1.6. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан информация о фактах нарушений передается отделом делопроизводства, писем и обращений министру, заместителям министра, заместителю министра – начальнику управления по труду, руководителям структурных подразделений министерства для принятия мер.
2. Личный прием граждан должностными лицами министерства осуществляется на основании графика личного приема граждан в специально отведенном помещении приемной министерства. Время приемов устанавливается согласно графику, который ежемесячно составляется отделом делопроизводства, писем и обращений и утверждается министром. График приема вывешивается в министерстве на доступном для обозрения месте и размещается на сайте министерства.
2.1. Предварительная беседа с гражданином, запись на прием к руководителям министерства в соответствии с вопросами, отнесенными к их ведению, согласно распределению обязанностей между министром и его заместителями, организация проведения личного приема возлагаются на отдел делопроизводства, писем и обращений.
2.2. Подготовка материалов для проведения личного приема граждан должностными лицами министерства проводится специалистом приемной отдела делопроизводства, писем и обращений во взаимодействии со структурными подразделениями министерства. При необходимости указанное лицо вправе запрашивать от структурных подразделений дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения гражданина.
За два дня до начала приема все материалы передаются министру для ознакомления и выработки проекта решения по затрагиваемым вопросам.
2.3. Личный прием граждан ведется в порядке очередности согласно предварительной записи. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
