Новым ГОСТом установлены два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
| 20 мм — левое; |
|
| 10 мм — правое; |
|
| 20 мм — верхнее; |
|
| 20 мм — нижнее. |
Обратите внимание на то, что это минимальные размеры. В каждой организации могут быть приняты свои поля. Наиболее оптимальными все еще считаются поля: левое — до 30 мм, верхнее — до 25 мм, а нижнее и правое — до 20 мм.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используются схемы, включенные в стандарт (см. рис. 1 и рис. 2), на которых пунктирами обозначены ориентировочные границы зон расположения тех или иных реквизитов. При этом каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ устанавливает два варианта бланков — угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).
Суть углового расположения реквизитов заключается в том, что основные сведения об организации и документе размещаются в левом верхнем углу документа, а суть продольного — в том, что эти сведения приводятся по центру бланка.
Государственный герб Российской Федерации (01) либо герб субъекта Российской Федерации (02), либо эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания) (03) располагают над серединой наименования организации (08). При продольном расположении реквизитов начало бланка принимает следующую форму:
Эмблема организации (03) может располагаться на уровне наименования организации (08). Например:
Наименование организации (08), справочные данные об организации (09), наименование вида документа (10), место составления или издания документа (14), а также ограничительные отметки для даты документа (11), регистрационного номера документа (12) и ссылки на регистрационный номер и дату документа (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Например:
2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Например:
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. Общий бланк. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает в себя реквизиты:
|
| эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания) (03) либо герб субъекта Российской Федерации (2), либо Государственный герб Российской Федерации (01); |
|
| наименование организации (08); |
|
| дату документа (11); |
|
| место составления или издания документа (14). |
Исходя из требований ГОСТа, общий бланк организации принимает следующую форму:
2. Бланк письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
|
| эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания) (03) либо герб субъекта Российской Федерации (2), либо Государственный герб Российской Федерации (01); |
|
| код организации (04); |
|
| основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05); |
|
| идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06); |
|
| наименование организации (08); |
|
| справочные данные об организации (09). |
Кроме того, в него при необходимости включаются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
|
| даты документа (11); |
|
| регистрационного номера документа (12); |
|
| ссылки на регистрационный номер и дату документа (13); |
|
| места составления или издания документа (14); |
|
| адресата (15); |
|
| резолюции (17); |
|
| заголовка к тексту (18); |
|
| отметки о контроле (19); |
|
| текста документа (20). |
Угловой бланк письма организации (центрированный способ расположения реквизитов) может быть подготовлен по следующему образцу:
Продольный бланк письма организации с учетом положений ГОСТа принимает следующий вид:
3. Бланк конкретного вида документа. Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
|
| эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания) (03) либо герб субъекта Российской Федерации (2), либо Государственный герб Российской Федерации (01); |
|
| наименование организации (08); |
|
| наименование вида документа (10); |
|
| место составления или издания документа (14). |
При необходимости в бланк конкретного документа включаются ограничительные отметки для границ зон расположения даты документа (11) и регистрационного номера документа (12).
Например:
Кроме того, в бланк конкретного документа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения таких реквизитов, как: ссылки на регистрационный номер и дату документа (13), заголовка к тексту (18) и отметки о контроле (19).
Например:
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом, как установлено ГОСТом, наименование организации (08), справочные данные об организации (09) и место составления или издания документа (14) указываются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Согласно стандарту при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют; номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Для нумерации используются арабские цифры, при этом не следует дополнять их буквенными индексами или символами, например: «-2-», «2 c.», «2 стр.» Нумерация начинается со второй страницы документа.
***
В следующем номере мы будем анализировать положения ГОСТа, касающиеся каждого из перечисленных в таблице 1 реквизита.
