НОВЫЙ СТАНДАРТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
Ю.В. Фирсова,
делопроизводитель
С 1 июля 2003 года постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст введен в действие новый стандарт делопроизводства — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Он фактически ликвидировал пробел, образовавшийся в результате отмены стандарта 1998 года — ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 2001 году Минюст России отказал в регистрации этого ГОСТа (письмо от 16.08.2001 № 07-8344-ЮД), и Госстандарт России был вынужден отменить его (постановление от 26.08.2001 № 352-ст).
Еще в ходе разработки стандарта Росархив совместно с Госстандартом консультировались с Минюстом. В итоге было выработано решение, что новый ГОСТ Р 6.30-2003 не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД), а это означает, что в сообществе делопроизводителей, а также всех тех, кто составляет какие-либо документы, потрясений, аналогичных тем, которые имели место в 2001 года, быть не должно.
Область применения и характер государственного стандарта
Как сказано в самом ГОСТ Р 6.30-2003 он распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), т.е. на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает:
1) состав реквизитов документов;
2) требования к оформлению реквизитов документов;
3) требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Сравним состав реквизитов, которые предусматривались ранее действовавшим ГОСТ Р 6.30-97, и реквизитов, которые должны присутствовать в документах в соответствии с новым ГОСТом (см. таблицу).
| ГОСТ Р 6.30-97 | ГОСТ Р 6.30-2003 | ||
| Код | Реквизит | Код | Реквизит |
| Государственный герб Российской Федерации | Государственный герб Российской Федерации | ||
| Герб субъекта Российской Федерации | Герб субъекта Российской Федерации | ||
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | ||
| Код организации | Код организации | ||
| Код формы документа | Код формы документа | ||
| Наименование организации | Наименование организации | ||
| Справочные данные об организации | Справочные данные об организации | ||
| Наименование вида документа | Наименование вида документа | ||
| Дата документа | Дата документа | ||
| Регистрационный номер документа | Регистрационный номер документа | ||
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | Ссылка на регистрационный номер и дату документа | ||
| Место составления или издания документа | Место составления или издания документа | ||
| Гриф ограничения доступа к документу | |||
| Адресат | Адресат | ||
| Гриф утверждения документа | Гриф утверждения документа | ||
| Резолюция | Резолюция | ||
| Заголовок к тексту | Заголовок к тексту | ||
| Отметка о контроле | Отметка о контроле | ||
| Текст документа | Текст документа | ||
| Отметка о наличии приложения | Отметка о наличии приложения | ||
| Подпись | Подпись | ||
| Гриф согласования документа | Гриф согласования документа | ||
| Визы согласования документа | Визы согласования документа | ||
| Печать | Оттиск печати | ||
| Отметка о заверении копии | Отметка о заверении копии | ||
| Отметка об исполнителе | Отметка об исполнителе | ||
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | ||
| Отметка о поступлении документа в организацию | Отметка о поступлении документа в организацию | ||
| Идентификатор электронной копии документа | Идентификатор электронной копии документа | ||
| Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица | |||
| Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Как видно из таблицы исключен такой реквизит, как гриф ограничения доступа к документу; включены два новых реквизита — основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Что касается характера стандарта, то, как указано в самом ГОСТе, его требования являются рекомендуемыми. В прошлом стандарте такого положения не было, и это давало различным органам, в том числе и архивам, основания требовать от организаций неукоснительного соблюдения требований стандарта к документам. Однако делопроизводители, инспекторы по кадрам и другие работники, составляющие различного рода документы, только выиграют, если будут руководствоваться новыми внятными правилами делопроизводства.
