При организации бухгалтерского учета по центрам ответственности руководитель каждого центра с определенной периодичностью и в определенном объеме должен составлять отчетность о деятельности данного центра. Отчетность по центрам ответственности должна отвечать следующим требованиям:
1. Быть настолько оперативной, чтобы позволять своевременно принимать управленческие решения;
2. Отчетность должна содержать информацию об отклонениях и предоставлять возможность для проведения анализа отклонений;
3. Внутренняя отчетность должна соответствовать персональной ответственности руководителя центра.
Различают следующие виды отчетности по центрам ответственности:
1. Отчетность центра затрат;
2. Отчетность центра прибыли;
3. Отчетность центра инвестиций;
4. Отчетность центра продаж.
Кроме того, на предприятиях могут составляться дополнительные отчеты по мере необходимости:
- отчет о запасах готовой продукции;
- отчет по незавершенному производству;
- отчет о закупках;
- отчет о бартерных сделках и т. д.
Отчет по центрам затрат. Основным документом, определяющим деятельность центров затрат является смета. Смета - это формализованный учетный регистр, содержащий плановые стоимостные и натуральные показатели о затратах каждого центра. Основной формой отчета центра затрат является «Отчет об исполнении сметы». Он содержит статьи затрат данного центра, сметные и фактические показатели, отклонения с отметкой Б или Н. Он может составляться по нескольким уровням.
На первом уровне составляется отчетность руководителями подразделений или участков. Они включают в отчеты те статьи затрат, которые им подконтрольны:
- основные материалы;
- вспомогательные материалы;
- зарплата основных производственных рабочих;
- зарплата обслуживающего персонала;
- использование хозяйственного инструмента и инвентаря.
На втором уровне составляется отчетность по цехам. В эту отчетность включается информация по каждому подразделению на основании отчетов первого уровня, а также затраты, которые подконтрольны начальнику цеха:
- затраты управленческого персонала цеха;
- затраты вспомогательного персонала цеха;
- коммунальные услуги;
- арендная плата и другое.
На третьем уровне составляется отчет о составлении сметы в целом по всем центрам затрат. Этот отчет включает показатели о затратах по цехам на основании отчета второго уровня, а также статьи расходов в целом по производству:
- общехозяйственные расходы, относящиеся к производству;
- расходы по содержанию офиса;
- расходы по страхованию имущества;
- прочие расходы.
При составлении отчетности по центрам затрат руководитель каждого центра может производить расшифровку отдельных статей или отдельных отклонений по статьям. В отчетности третьего уровня должна отражаться информация о мерах, принятых по устранению отклонений.
Отчетность центра прибыли. Поскольку управляющий центром прибыли имеет право контролировать все показатели, оказывающие влияние на прибыль, то отчетность центра прибыли в большинстве случаев имеет форму отчета «О прибылях и убытках». Только количество показателей в этом отчете несколько ограничено. Центр прибыли каждого цеха формирует в отчете «О прибылях и убытках» следующие показатели:
1. Чистая выручка от продаж - включает выручку от продажи продукции по рыночным ценам и выручку от продаж продукции другим центрам ответственности по трансфертным ценам;
2. Производственная себестоимость продукции - включает в себя затраты данного центра ответственности на основании отчета центра затрат;
3. Валовая выручка (маржинальная прибыль).
На более высоком уровне отчетность центра прибыли может быть расширена до показателя операционной прибыли. Операционная прибыль представляет собой прибыль, уменьшенную на сумму операционных расходов. К операционным расходам могут быть отнесены:
- рекламные расходы;
- часть расходов по содержанию центрального офиса;
- расходы на оплату консультационных, юридических и аудиторских услуг;
- налоги на имущество, на землю;
- расходы по оплате процентов по кредитам и займам.
При этом следует определить базу распределения вышеуказанных расходов между отдельными центрами затрат. На уровне отчетности в целом по предприятию отчет центра прибыли включает в себя показатель прибыли до налогообложения, налог на прибыль, прочие платежи за счет прибыли и чистую прибыль.
Отчет центра инвестиций представляет собой отчет об использовании средств на капитальные вложения и инвестиционные проекты. Данный отчет включает в себя следующие показатели:
1. Общую сумму инвестиций по плану и фактически в разрезе источников инвестирования;
2. Направления использования инвестиций по объектам;
3. Денежные потоки от инвестиций по плану и фактически;
4. Окупаемость инвестиций в текущем отчетном периоде;
5. Активы предприятия (центра);
6. Рентабельность оборотных активов (РОА):
,
где П - прибыль предприятия;
А - активы предприятия.
При расчете последнего показателя могут применяться следующие базы прибыли и активов:
- все суммарные активы по балансу;
- суммарные активы по балансу за минусом активов в запасе;
- активы, рассчитанные по главной книге по первоначальной стоимости нематериальных активов и основных средств;
- в расчет может приниматься либо операционная прибыль, либо прибыль до налогообложения.
Руководители предприятия должны определить на основе каких показателей будет производиться оценка инвестиций.
Отчет центра продаж. Содержание отчета о продажах зависит от того, какую информацию необходимо получить управленческому персоналу. Отчет о продажах может составляться в следующих вариантах:
1. Отчет о продажах по товарным группам. В нем формируются такие показатели, как:
- виды товаров или продукции;
- остатки на начало отчетного периода;
- поступление за отчетный период (по количеству и сумме);
- реализация за отчетный период (количество, сумма);
- остаток на конец периода.
2. Отчет о продажах в разрезе покупателей. В нем формируются такие показатели, как:
- наименование покупателей;
- номер и дата счет - фактуры;
- стоимость реализованных товаров без НДС;
- НДС:
- налог с продаж;
- общая сумма реализации.
Этот отчет заменяет собой ведомость №16 для финансовой бухгалтерии.
Отчет о продажах по каналам сбыта. В нем также формируются показатели в разрезе покупателей, но с подразделением на опт, розницу, наличный или безналичный расчет.
Высшее руководство и руководитель центра продаж определяет форму отчета, наиболее приемлемую для данного предприятия.
