Удаление с экрана лишних данных

Для удаления с экрана лишних данных (полей), а также выполнения операции копирования и вставки для столбцов, не являющихся соседними:

• одного столбца - установите в него курсор и выберите команду Формат/Скрыть столбцы;

• нескольких столбцов, а также восстановления их отображения - выберите команду Формат/Отобразить столбцы....

Примечание: Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме формы.

Команды из меню Правка: Копировать, Вставить, Найти и Заменить на скрытые столбцы не действуют.

Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра.

Для сохранения изменений отображения столбцов следует выбрать команду Файл/Сохранить.

Фиксация столбцов

Для того, чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке:

1. Выделите в левой части окна эти столбцы.

2. Выберите команду Формат/Закрепить столбцы. (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды фиксируется столбец, содержащий курсор.)

Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее. Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной линией. Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Формат/Освободить все столбцы.

 

Установление связей между таблицами

Сформировав таблицы и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи, которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов и задать условия целостности данных этих таблиц.

При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним ключом. Поле внешнего ключа определяет способ связывания таблиц. Содержимое поля внешнего ключа (тип данных и размер) должно совпадать с содержимым ключевого поля. Эти поля также могут иметь одинаковые имена.

1. Выберите команду Сервис/Схема данных.

2. Используя команду Связи/Добавить таблицу, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне.

3. Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и «перетащите» это поле на связующее поле другой таблицы.

4. Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув в правой части клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка. От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, который отображается в этом же окне:

1. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

2. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении «один-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа.

3. Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.