Лабораторная работа № 5
Система разработки баз данных Access
Цель работы: на примере Access научиться использовать построение баз данных и стандартных запросов при работе со служебными документами.
Теоретическое введение
База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам, относящихся к конкретной предметной области.
Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД) - специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами.
МS Ассеss - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Реляционная БД содержит обычно несколько связанных между собой таблиц. Строки такой таблицы называются записями (характеризует один объект БД), а столбцы – полями (характеризует один из параметров каждого объекта).
Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий имя и расширение mdb. В этот файл входят следующие основные объекты MS Access:
· таблицы – базовые объекты MS Access, в которых хранятся данные;
· формы – используется для просмотра, изменения, добавления и удаления данных;
· запросы – это производные таблицы, которые создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц;
· отчеты – служат для отображения итоговых таблиц и запросов в удобном для просмотра виде;
· макросы – автоматизируют заполнение БД;
· модули - представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic.
Порядок выполнения работы
Создание базы данных
Чтобы создать БД, находясь в главном меню MS Access:
1) выберите команду Файл/Создать базу данных;
2) перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных;
3) введите имя новой БД в поле «Имя файла»;
4) нажмите кнопку Создать.
MS Access открывает окно для создания базы данных.
Создание таблицы
Создание таблицы производится в два этапа:
• определение структуры базы данных;
• ввод данных.
Создание таблицы в MS Accessосуществляется в окне базы данных:
1) перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать;
2) в появившемся окне диалога Новая таблица выберите подходящий вариант создания таблицы;
3) нажмите кнопку ОК.
Определение структуры таблицы
Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помощью Мастера таблиц.
Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.
При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.
Присвоение имен полям и выбор типа данных
Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.
В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <Таб>). Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка. Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка.
В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.
