План:
1.Система (справочно-поисковых средств) научно-справочного аппарата государственных архивов.
2.Основные типы справочников о составе и содержании документов.
Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (другое название - научно-справочный аппарат (НСА) архива) - совокупность элементов описания архивных документов, представленных в архивных справочниках и базах данных, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники и дополнительные архивные справочники, создаваемые на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.
Понятия «первичная документная информация» и «вторичная документная информация». Архивные документы, несущие первичную документную информацию, и архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.
Основными принципами построения системы НСА являются: распространение на всю совокупность документов Архивного фонда РФ; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную документную информацию на разных уровнях; неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; преемственность НСА, создаваемого в делопроизводстве ведомства, государственного и муниципального архивов; единство теоретических и методических принципов.
По своим функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету и справочники по раскрытию состава и содержания документов. Справочники по составу и содержанию документов могут быть межархивные, внутриархивными или межфондовыми, внутрифондовыми.
Основными видами архивных справочников являются опись дел (документов), путеводитель, систематический каталог. Студент должен знать их определения, виды и типы, назначение, правила создания. Опись дел – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Путеводитель – это архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомление с их составом и содержанием. Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Дополнительными архивными справочниками являются указатель, обзор, различные каталоги и картотеки. Обзор архивных документов – это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненный источниковедческим анализом этих документов. Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный систематизированный или составленный по какому-то другому принципу перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
В настоящее время широкое распространение получают автоматизированные информационно-поисковые системы к архивным документам, представляющие собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска, информации и представления результатов поиска. Разновидностью автоматизированных ИПС являются полнотекстовые базы данных, содержащие тексты документов, их цифровые копии.
Тема 8.
