Создание с помощью Мастера

В случае использования Мастера отчетов при создании нового отчета можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов (при условии, что в Access уже за­даны отношения между этими таблицами и запросами).

Создайте новый отчет по таблице или запросу с помощью Мастера и выполните следующие действия:

1. Откройте требуемую ИС_учета_успеваемости.

2. В области переходов щелкните название того объекта базы данных таблицу Электронный журнал и запрос_1 (который вы создали).

3. Щелкните вкладку Создание.

4. В группе Отчеты щелкните кнопку Мастер отчетов. На экране появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (см. рис. 18), в котором выберите исходную таблицу или запрос и переместите набор полей для нового отчета.

Рис. 18– Окно мастера отчетов

5. В списке Доступные поля отметьте поля таблицы и запроса, которые должны быть включены в новый отчет. Если вы хотите использовать весь набор полей исходной таблицы, щелкните кнопку . Чтобы выбрать только часть полей таблицы, щелкните каждое требуемое поле и нажмите кнопку для его переноса в список Выбранные поля ( рис.18) и щелкните Далее.

6. В следующем окне мастера выберите вид представления по своему усмотрению и щелкните Далее.

7.В следующем окне Мастера (см. рис. 19), Добавить уровни группировки. Выберите один из видов представления данных, предложенных в окне Мастера. Для просмотра образца представления данных щелкните имя представления в списке. Выбранный образец будет показан в правой части окна Мастера. Выбирайте уровни группировки отчета следующим образом:

- чтобы добавить уровень группировки по полю, щелкните название поля в списке доступных полей и нажмите кнопку ;

- чтобы изменить порядок уровней группировки, используйте кнопку для перемещения уровня группировки на одну позицию вверх или кнопку для перемещения на одну позицию вниз;

- чтобы удалить уровень группировки по полю, щелкните название уровня на образце представления данных отчета и нажмите кнопку (см. рис.19). Нажмите кнопку Далее. На экране появится третье окно Мастера.

 

Рис. 19 – Уровни группирования

 

8. На экране появится четвертое окно Мастера (см. рис. 20).

В котором, становите порядок сортировки данных отчета. В окне Мастера вы можете выбрать до четырех полей сортировки, установив сортировку по возрастанию или по убыванию в каждом из отмеченных полей. Чтобы установить сортировку данных по какому-либо полю, раскройте список и щелкните название поля. По умолчанию данные в поле сортируются по возрастанию, для выбора сортировки по убыванию щелкните кнопку По возрастанию, расположенную справа от списка (при этом ее название изменится на По убыванию).

Нажмите кнопку Итоги, в открывшемся диалоговом окне поставить галочки Сумма, минимум, максимум, проверить что бы была активирована радиокнопка Данные и итоги (см.рис.20). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 20 – Выбор порядка сортировки

 

 

9. Появится окно Вид макета. В группе Макет выберите вид макета отчета, отметив один из предложенных вариантов (рис.21):

- Ступенчатый - при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Ступенчатый»;

- Блок - при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Блок»;

- Структура - при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Структура».

Рис. 21 - Вид макета

 

Отставьте макет Ступенчатый, предложенный по умолчанию и ориентация - книжная. Снимите флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. По умолчанию этот флажок установлен, и поля отчета имеют такую ширину, чтобы все они могли разместиться на одной странице. Посмотрите образец оформления отчета с выбранными настройками в левой части окна Мастера. Нажмите кнопку Далее.

 

10. На экране появится шестое окно Мастера выбор стиля отчета(см. рис. 22).

 

Рис. 22 - Выбор стиля отчета

 

В предложенном списке выберите стиль оформления нового отчета Справедливость. Нажмите кнопку Далее.

11.На экране появится последнее окно Мастера (см. рис. 23).

Рис. 23 – Последнее окно мастера

 

Введите название нового отчета Комбинированный в верхнее поле ввода. В группе Дальнейшие действия оставьте вариант Просмотреть отчет, выбранный по умолчанию. В этом случае сразу после завершения работы Мастера можно будет просмотреть результирующий вид созданного отчета.

Нажмите кнопку Готово. Новый отчет будет сохранен в текущей базе данных. В рабочей области Access 2007 откроется окно предварительного просмотра созданного отчета (см. рис. 24).

Рис. 24 – Готовый отчет

Совет

Если по каким-то причинам вас не устраивает внешний вид чета, получившего отчета в результате работы Мастера отчетов, то вы можете подкорректировать его в Конструкторе отчетов.

 

Создание пустого отчета

 

Если ни одно из уже рассмотренных нами средств создания отчетов не поз­воляет достичь желаемого результата, можно воспользоваться инструмен­том Пустой отчет или создать требуемый отчет с помощью Конструктора отчетов.

С помощью Конструктора отчетов можно создать отчет любой сложности, но этот способ достаточно трудоемок. Пустой отчет - это очень быстрый способ создания отчета, особенно если в новом отчете долж­но содержаться небольшое количество полей.

Создайте пустой отчет для чего, выполните следую­щие действия:

Откройте требуемую базу данных Access 2007 (например, учебную базу данных Личная картотека).

1. Откройте требуемую ИС_учета_успеваемости.

3. В группе Отчеты щелкните кнопку Пустой отчет. Приложение Access 2007 создаст пустой отчет и отобразит его в режиме макета (см. рис. 25).

Рис. 25 – Отчет в режиме макета

 

3. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в отчет. Если в отчете должны выводиться данные из полей нескольких таблиц, раскройте списки полей всех нужных вам таблиц. Создайте отчет по таблице БД Кадры, поэтому щелкните знак плюс перед ее названием. В результате на экране появится перечень полей таблицы Кадры (см. рис. 26).

Рис. 26 – Выбор полей для отчета

4. Добавьте в пустой макет нового отчета все нужные вам поля таблицы. Для вставки поля в отчет дважды щелкните название этого поля в
области Список полей. Значения выбранного поля появятся в отчете.

Добавьте поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Уч.группа, Гражданство (см.рис.26)

6. Проведете сортировку данных в отчете. Фамилии людей в алфавитном порядке, для чего, щелкните правой кнопкой мыши название поля Фамилия и выберите команду Сортировка от А до Я в появившемся контекстном меню.

7. Настройте параметры отображения данных в отчете, воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат (см. рис.27), расположенными в группе Шрифт.

Рис. 27 – Вкладка формат

 

Последовательно щелкните заголовки столбцов отчета (Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Уч.группа, Гражданство) и установите для них полужирный шрифт.

8. Добавьте в отчет дополнительные элементы,
воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат (см. рис. 27). Для этого щелкните одну или несколько кнопок группы Элементы управления:

- Эмблема - служит для выбора изображения, которое будет использоваться в качестве эмблемы нового отчета;

- (Заголовок) - позволяет добавить или изменить заголовок нового отчета;

- (Номер страницы) - служит для вставки номеров страниц;

- (Дата и время) - добавляет в отчет элемент, отображающий текущее значение даты и / или времени;

- сетка;

-итог- рассчитать количество записей;

-номера страниц;

- добавьте поле;

9. Измените стилъ оформления отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Автоформат нажмите кнопку Автоформат и в раскрывшемся списке щелкните образец схемы оформления отчета -, Поток. Отчет будет отформатирован в соответствии с выбранной схемой. Результат «Готовый отчет» см. рис. 28.

 

 

Рис. 28 – Готовый отчет

 

10. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить готовый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета..Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета - Быстрый и нажмите кнопку ОК. Отчет будет сохранен в базе данных, а его название появится в области переходов.