Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:
1) наименование адресата;
2) наименование вида документа;
3) текст документа;
4) подпись;
5) дата.
Приведем образец служебной записки.
| Первому проректору РУДН Ефремову А.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Кафедра русского языка инженерного факультета просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов инженерного, экологического и физико-математического факультетов, которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 470 экземпляров, во 2 семестре – 500 экземпляров. | |
| Зав. кафедрой русского языка инженерного факультета 2 октября 2004 г. | И.А. ПУГАЧЕВ |
Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее определение.
Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.
Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.
По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта;
3) наименование вида документа;
4) текст;
5) подпись;
6) дата.
Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.
По принятому определению, докладная записка – это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.
Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.
Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором – оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.
Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания.
Если говорить о языковых особенностях и служебной, и объяснительной, и докладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с…. Вследствие …. Сообщаю Вам…. Довожу до вашего сведения… и др.
Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей – вот основные стилистические особенности этих жанров.
Из вышесказанного ясно, что главная задача служебных записок обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.
Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнивать с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.
Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.
По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:
- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);
- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);
- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);
- письма-ответы (содержащие ответ на обращение другой организации);
- письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);
- рекламационные (с выражением претензий к качеству товаров или услуг);
- рекламные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.
Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:
1) дату;
2) номер,
3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
4) адресат;
5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);
6) текст;
7) отметку о наличии приложений;
8) подпись;
9) отметку об исполнителе.
Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).
Охарактеризуем некоторые виды деловых писем.
Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:
Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);
Будем весьма признательны за информацию о …;
Обращаемся к Вам с просьбой о ….
Письмо-ответ – это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:
В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;
К сожалению, в настоящее время не представляется возможным …;
Просим вас отложить решение вопроса до ….
Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо должна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:
Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;
Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.
Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:
| Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр. Приложение: на 2 листах в 2 экз. |
В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документации?
2. Чем отличается автобиография от резюме?
3. Что общего между заявлением и объяснительной запиской и в чем их различие?
4. Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?
5. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?
6. Какие типы деловых писем вы знаете? Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?
Лекция 13
