ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ РЕЧИ
План
1. Вступление. Классификация жанров административно-канцелярского подстиля.
2. Сравнительная характеристика автобиографии и резюме.
3. Сравнительная характеристика заявления, расписки и доверенности.
4. Особенности написания справки.
5. Сравнительная характеристика объяснительной, служебной и докладной записок.
6. Особенности написания деловых писем.
1. Знание специфики управленческого (административно-канцелярского) подстиля официально-делового стиля речи обязательно для каждого из нас, так как в повседневной практике мы часто сталкиваемся с необходимостью составлять те или иные деловые документы: писать заявления и доверенности, представлять автобиографию и резюме, посылать служебные письма. К каждому жанру предъявляются определенные требования, соблюдение которых помогает нам более успешно достигать своих целей. Рассмотрим функциональные и структурно-языковые особенности отдельных жанров административно-канцелярского под-стиля. В зависимости от назначения их условно можно сгруппировать следующим образом.
- Организационно-распорядительные документы. К ним относятся уставы, положения, правила, инструкции, которые определяют статус и порядок работы предприятия или учреждения или их структурных подразделений; приказы, распоряжения, решения.
- Кадровая, или личная документация и обращения граждан. Среди них – автобиография, резюме, заявление, расписка, доверенность и т.д.
- Информационно-справочные документы, такие, как: справка, объяснительная записка, служебная записка, докладная записка, акт.
- Коммерческая и рекламная корреспонденция, в число которой входят разного содержания служебные и деловые письма.
В повседневной практике мы чаще всего встречаемся с кадровыми (личными), информационно-справочными документами и служебной перепиской.
2. начнем анализ с определения наиболее востребованных жанров в учебной и профессиональной сфере общения – автобиографии и резюме, которые входят в число личной документации. Рассмотрим их характерные особенности.
Так, автобиография – это документ, в котором в свободной форме описывается жизненный путь составителя текста.
Основная функция этого документа – предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.
Автобиография включает следующие реквизиты:
1) наименование документа;
2) текст документа, содержащий сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведения о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы матери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон;
3) подпись;
4) дата.
Подчеркнем, что текст документа достаточно развернутый, свободный по форме. Такой текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, менее стереотипен по сравнению с резюме и другими жанрами названной группы, излагается от первого лица в произвольной форме, причем информация о себе сообщается в хронологической последовательности.
Среди кадровой документации наиболее близким к автобиографии по содержанию является резюме. Определение данного документа таково:
Резюме – это документ, содержащий краткие автобиографические сведения с указанием занимаемых в течение жизни должностей, мест работы, образования и пожелания относительно нового места работы.
Резюме называют также CV (си-ви), или curriculum vitae (лат.), что означает «жизнеописание, сведения из чьей-либо жизни».
Автобиографичность сведений объединяет резюме и автобиографию, но цели их написания разные. Если назначение автобиографии – предоставление полной информации об авторе, то р езюме должно заинтересовать работодателя и побудить его предоставить составителю документа должность, на которую автор претендует.
Поэтому при написании текста резюме рекомендуется отбирать информацию по следующим принципам:
- использовать только те данные о вашей предыдущей работеи учебе, которые имеют отношение к должности, на которую вы претендуете;
- проанализировать свои достижения в этих областях и представить их в наиболее выигрышном виде;
- не включать в резюме все то, что не имеет прямого отношения к избранной работе.
Обычно резюме представляется в напечатанном виде и включает следующие р еквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. автора – составителя резюме, сведения о дате и месте рождения автора, его гражданство; адрес, телефон автора-составителя; сведения о его семейном положении; цель составления резюме (получение вакантной должности, на которую претендует автор); сведения об образовании; сведения о местах работы с указанием должности и служебных обязанностей; дополнительные сведения о себе, связанные с возможностью занимать искомую должность (владение компьютером, наличие водительских прав, знание иностранных языков); сведения об интересах автора, его увлечениях; ссылка на рекомендации с предыдущих мест работы;
3) дата.
В отличие от автобиографии текст резюме представляется в напечатанном виде, по форме изложения напоминает анкету, но предполагает бóльшую свободу.Кроме того, сведения об образовании представляются в хронологическом порядке, а сведения о местах работы– в обратном порядке, т.е. сначала указывается работа, которой вы занимаетесь в настоящий момент, а потом та деятельность, которой вы занимались ранее. Подпись на этом документе обычно не предполагается, так как, по сути, резюме – это ваша визитная карточка, но более развернутая по форме.
