Для защиты выпускной квалификационной работы (ВКР)

 

Первый этап. Планирование презентации.

· Сначала следует подготовить краткие тезисы Вашей работы для доклада, обсудить их с научным руководителем. Подумайте, какие тезисы могут быть эффектно представлены в виде рисунков, схем, графиков и т.д., какие необходимо выделить для заострения внимания комиссии на них. Именно такие тезисы должны быть положены в основу Вашей презентации.

· Главное внимание сути презентации. Определите главные идеи, мысли, выводы, которые Вы хотите донести до комиссии и на основании них составьте презентацию.

· Ваша компьютерная презентация: не должна повторять текст, зачитываемый Вами; должна содержать максимальное количество трансформированных элементов (схем, графиков, видео-роликов и т.п.); должна дополнять, расширять Ваш доклад, одновременно с этим экономя время для Вашего выступления. Именно на этом этапе большинство студентов допускает ошибку, помещая на слайды презентации тот же текст (без графических представлений), который они зачитывают в процессе выступления.

· Слайды презентации не должны содержать каждого Вашего слова и никогда не читайте прямо с экрана! Помните, что комиссия в первую очередь собралась, чтобы послушать Вас, а не прочитать вместе с Вами слайды.

· В своем выступлении Вы обязательно должны отразить научный аппарат Вашего исследования: актуальность, цель, задачи, гипотезу, объект, предмет, методы и т.д. Как правило, это занимает достаточно много времени, отнимая у докладчика возможность, отразить в своем выступлении наиболее интересные теоретические, методические и пр. результаты исследования. В связи с этим целесообразно отразить, например, актуальность и методы на слайдах.

· Напомним, что это необходимо сделать не в виде копирования текста на слайд, а в виде схемы. Не получается как схему, подумайте как показать это рисунком, графиком, таблицей. Используйте текст в презентациях, только если все предыдущие способы отображения информации Вам не подошли.

· На слайдах следует помещать информацию, а не данные. Данные - это набор неких цифр, фактов, они не пригодны для принятия решения. Информация - это проработанные данные, представленные в удобном для восприятия и принятия решения виде.

· Количественные результаты Ваших экспериментов также следует отображать в виде графиков, гистограмм, таблиц на слайдах, а в своем рассказе раскрывать качественные результаты. Отметим, что гистограммы, как правило, придирчиво оцениваются комиссией, поэтому их необходимо просмотреть с научным руководителем, понимать, каким образом они составлены, ответственно подойти к определению их названий.

· Каждый рисунок должен иметь название, каждая ось графика должна иметь подпись. Зачастую студенты подписывают название оси Х, а ось У остается без подписи, там лишь находятся какие-то цифры, которые в понимании студента обозначают, например, количество деталей, а в представлении комиссии – это может быть количество морковок, бегемотов и чего угодно.

· Выводы в Вашем выступлении обязательно должны соотноситься с целью, задачами и гипотезами. Например, Вы поставили 3 задачи, написали 3 главы – логично, что будет 3 вывода, соотносящиеся с задачами.

· Не путайте презентацию и раздаточный материал. Хотите донести до слушателей текст доклада, включите его в отдельный Word-файл и прикрепите к докладу. В презентацию включайте только ту информацию, которая поможет слушателям лучше воспринять материал.

Второй этап. Разработка презентации.

В презентации выделяют два блока: оформление слайдов и представление информации на них. Для создания качественной презентации необходимо соблюдать ряд требований, предъявляемых к оформлению данных блоков. Предлагаем Вам ознакомиться с этими требованиями.

	Требования к оформлению слайдов:
Основные слайды презентации	1. Титульный слайд: слайд с контактной информацией автора (Ф.И., группа, курс и т.д.). Информация о учебном заведении, год издания, ФИО руководителя данной работы. 2. Основные пункты презентации: цели, задачи работы. 3. Основная информация (по 1, 2 главам, практической части). 4. Выводы по работе. 5. Практические рекомендации – если предусмотрены в ВКР. 6. Список источников, которые использовалась при создании презентации.
Виды слайдов	1.Для обеспечения разнообразия следует использовать разные виды слайдов: с текстом; с таблицами; с диаграммами;
Цвет фона	1. Для фона выбирайте более холодные тона (синий, серый, зеленый). 2. Пёстрый фон не применять. 3. Избегайте градиентной заливки фона слайда – это ухудшает чтение текста. 4. Для фона и текста выбирайте контрастные цвета.
Оптимизация изображений	1.В презентации размещать только оптимизированные (сжатые) хорошего качества изображения. 2.Если на слайде располагается картинка, надпись должна располагаться под ней.
Вставка видео	1.Любой формат.
Шрифт	1.Не смешивать разные шрифты в одной презентации. 2.Для заголовков использовать шрифт не менее 32, а для основного текста не менее 24 пт. 3.Отказаться от курсива. 4.Использовать шрифты без засечек (их легче читать): Arial, Verdana. 5.Межстрочный интервал 1,5.
Размещение изображений (фотографий)	1.Материалы располагаются на слайдах так, чтобы слева, справа, сверху, снизу от края слайда оставалось свободные поля.
Анимационные эффекты	1.Анимация применяется только если она крайне необходима для донесения информации по ВКР. Анимация не должна быть навязчивой. 2.Не допускается использование побуквенной и аналогичной анимации текста, а также сопровождение появления текста звуковыми эффектами (из стандартного набора звуков PowerPoint) 3.Не рекомендуется применять эффекты анимации к заголовкам, особенно такие, как «Вращение», «Спираль» и т.п.
Количество слайдов	1.Оптимальное количество: 15.
Длительность просмотра	1.Не более 10 минут.
	Требования к представлению информации:
Содержание информации	1.Использовать короткие слова и предложения. 2.Минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных. 3.При подготовке слайдов в обязательном порядке должны соблюдаться принятые правила орфографии, пунктуации, сокращений и правила оформления текста (отсутствие точки в заголовках и т.д.) 4.Заголовки должны привлекать внимание аудитории. 5.Форма представления информации должна соответствовать уровню знаний слушателей – членов ГАК и Ваших коллег. 6.Самую важную информацию располагайте в центре слайда.
Способы выделения информации	1.Следует использовать: рамки, границы, заливку, разные цвета шрифтов, штриховку, стрелки. 2.Для привлечения внимания использовать: рисунки, диаграммы, схемы.
Объем информации	1.Слайды не должны быть перегружены информацией. 2.Применение анимации – минимальное. 3.В одном слайде размещать 2-3 факта или вывода – большее количество слушатели просто не запомнят. 4.Если информации много, разделите ее на несколько слайдов.
Тема презентации	1.Соответствует теме программы учебной дисциплины, раздела.
Дидактические и методические цели и задачи презентации	1.Соответствие поставленной теме; 2.Достижение поставленных целей и задач;
Выделение основных идей презентации	1.Соответствие цели и задачам; 2.Содержание умозаключений; 3.Вызывает ли интерес аудитории;
Содержание	1.Достоверная информация об исторических справках и текущих событиях; 2.Все заключения подтверждены достоверными источниками; 3.Язык изложения понятен аудитории; 4.Актуальность, точность, полезность информации;
Подача материала проекта - презентации	1.Хронология; 2.Приоритет; 3.Тематическая последовательность;
Логика и переходы во время проекта - презентации	1.От вступления к основной части; 2.От одной основной части (идеи) к другой; 3.От одного слайда к другому; 4.Гиперссылки;
Заключение	1.Яркое высказывание; 2.Повторение основных целей и задач выступления; 3.Выводы – текст из 3-5 пунктов; 4.Подведение итогов; 5.Короткое и запоминающееся высказывание в конце;

Титульная страница необходима, чтобы представить аудитории Вас и тему Вашего доклада. На защитах необходимо также указывать фамилию и инициалы научного руководителя и организацию. На конференциях — название и дату конференции. Это делается, в том числе и для того, чтобы при обмене файлами с коллегами и при выкладывании в Интернете назначение презентации было понятно без дополнительных комментариев.

Первым слайдом, как правило, становится обозначение Вашей темы ВКР, Ваших ФИО, а также ФИО, должности и научного звания Вашего методического руководителя. Обращаем внимание, что поскольку эта информация находится на слайде, не стоит зачитывать тему своего выступления. Но недопустимо создавать слайд и не обращаться к нему. Например, когда на экране представлен первый заглавный сайт, Вы можете в двух предложениях обосновать выбор темы, объяснить значимость Вашего исследования для современной науки и практического здравоохранения..

Вводите только те обозначения и понятия, без которых понимание основных идей доклада невозможно. Любое обозначение должно быть объяснено до его первого использования (как и в статьях). Если объяснение некоторого результата требует цепочки из 20 определений, то необходимо найти способ объяснить это короче.

Громоздкие обозначения надо всячески упрощать, избавляясь от лишних индексов, крышечек и т.п. Никто не заставляет Вас придерживаться в точности тех же обозначений, которые введены в статье или диссертации. Там это наверняка оправдано, а здесь надо быть проще.

Распространенная ошибка — читать слайд дословно. Лучше всего, если на слайде будет написана подробная информация (определения, теоремы, формулы), а словами будет рассказываться их содержательный смысл. Информация на слайде может быть более формальной и строго изложенной, чем в речи.

Пункты перечней должны быть короткими фразами; максимум — две строки на фразу, оптимально — одна строка. Чтение длинной фразы отвлекает внимание от речи. Короткая фраза легче запоминается визуально.

Не проговаривайте формулы словами — это долго и безумно скучно. Это делается только во время лекций или семинаров, когда слушатели одновременно записывают конспект. На защите ВКР или на конференции это неуместно.

В коротком выступлении нельзя повторять одну и ту же мысль, пусть даже другими словами — время дорого. В лекции, наоборот, можно (и часто нужно) возвращаться к наиболее важным идеям, рассматривая их с новых точек зрения.

Любая фраза должна говориться зачем-то. Не просто потому, что Вы этим занимались в процессе работы. Каждая фраза должна логично подводить к следующим фразам, быть для них посылкой, и в конечном итоге все выступление должно быть подчинено главной цели — донести до аудитории две–три по-настоящему ценных мысли. Тогда выступление будет цельным и оставит хорошее впечатление.

 

Последний слайд с выводами в коротких презентациях проговаривать не надо. Вы

только что все это говорили, во второй раз будет звучать как занудство. Другое дело — лекция или выступление на семинаре, когда сказано было так много, что слушатель может растеряться: а что же самое главное… В таком случае необходимо резюме, "сухой остаток".

В конце презентации, как правило, следует слайд "Список источников», использованных для подготовки данной презентации и Вашего выступления для защиты ВКР.

Третий этап. Репетиция презентации (отладка и проверка).

Если Вы чувствуете себя хоть немного неуверенно перед аудиторией, запишите и выучите свою речь наизусть. Запись выступления на 10 минут занимает примерно четыре пять страниц текста (формат А4, шрифт 16pt), более мелкий шрифт затруднит чтение текста. Стараетесь не зачитывать текст с листа, а рассказывать (лишь слегка подглядывая в текст).

Закончив презентацию, представьте себе ее на большом экране, а лучше попросите своих коллег или научного руководителя посмотреть ее в конферензале: достаточен ли контраст фона и цвета шрифта (например, синий шрифт на сером фоне на большом экране будет практически не виден); достаточен ли размер шрифта для прочтения его членами комиссии. На одном из экземпляров Вашего доклада обозначьте номера слайдов, поскольку, при вопросах членов комиссии это может пригодится.

Оптимальная скорость переключения — один слайд за 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух. На слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.

Слайды с графиками результатов, наоборот, легко проскакивать в ускоренном темпе. Объяснение графика в типичном случае: "По горизонтальной оси отложено …, по вертикальной оси — …, видно, что…".

При объяснении таблиц необходимо говорить, чему соответствуют строки, а чему

— столбцы.

Очень полезно отрепетировать Ваш доклад с презентацией перед зеркалом: в процессе выступления не теребите волосы, не щелкайте авторучкой, не ложитесь на стол, не дергайте себя за одежду и пр.

Будьте всегда готовы к техническим проблемам или сбоям в электросети; принесите с собой раздаточные материалы и предусмотрите альтернативный вариант презентации материала на случай отсутствия экрана!

Время на подготовку презентации зависит от продолжительности выступления (числа слайдов) и степени готовности иллюстративного материала. Допустим, что речь идет о защите выпускной работы; материал готов, но презентацию надо целиком сочинять "с нуля", и опыта у Вас нет. Тогда в типичном случае придется потратить один или два дня до обсуждения с руководителем и еще один день на переделку всего после обсуждения, т.е. три дня запланировать нужно, это минимум.

Готовую презентацию надо просмотреть внимательно хотя бы несколько раз; каждый раз будете находить по несколько опечаток, ошибок или "некрасивостей". При нескольких представлениях презентации на протяжении всего времени работы полезно периодически мысленно возвращаться к своему выступлению и каждый раз анализировать, что еще можно рассказать гораздо короче и понятнее. Иногда приходится полностью переделывать ту последовательность изложения, которая сначала казалась оптимальной.

 

Желаем УСПЕХА!

 

 

Дополнительная литература по подготовке презентаций.

1. Фейт Уэмпен «PowerPoint 2003.

Библия пользователя (+ CD-ROM)». 2003.

Замечательная книга о PowerPoint 2003.

Написана простым и понятным языком.

Содержит подробную информацию, в которой

сможет разобраться любой человек. 770 страниц.

Есть CD с заданиями и примерами.

Рекомендация: обязательная для прочтения всем, кто работает в PowerPoint.

2. Дженнифер Ротондо, Майк Ротондо

«Презентация бизнес-проектов. Краткое руководство для менеджера».

М., 2005. Хорошая книга. Приводится много советов по работе

в программе PowerPoint, которые могут значительно упростить

жизнь. Хорошо составлен раздел, посвященный оценке

эффективности презентаций и анкетированию. Содержит

несколько интересных идей, которые могут быть полезными

во время подготовки к публичному выступлению.

Рекомендация: стоит прочитать всем, кто разрабатывает

презентации в PowerPoint.

 

1. Джин Желязны «Говори на языке диаграмм.

Пособие по визуальным коммуникациям для руководителей».

М., 2006 г. Лучшая книга по визуальному отображению

цифровой информации. Особый акцент делается на

создании цифровых диаграмм.

Приводится 3-х ступенчатая методика разработки

диаграмм. Интересная сводная таблица тип сравнения/тип

диаграммы. Много полезных практических заданий,

выполнение которых позволяет закрепить прочитанный

материал. Полезен раздел, в котором приводятся шаблоны

визуальных образов.

Рекомендация: идеальная книга для специалистов,

которые работают с цифрами и заинтересованы

в их грамотном представлении в виде диаграмм.

1. Сергей Ребрик «Презентация: 10 уроков». М.,2004

Рассказано обо всех аспектах презентации,

начиная с подготовки и заканчивая самим выступлением.

Наибольшее внимание уделено именно поведению

во время представления презентации (жесты, позы,

имидж, вербальная презентация). Информация представлена очень

наглядно: в книге много схем, текстовых выделений,

цитат о презентациях.

Интересна и полезна проработка 8 основных образцов

презентаций (то есть объясняется, как поступать в

стандартных ситуациях).

Рекомендация: прочитать стоит, особенно начинающим

ораторам.