Управление знаниями как функция организационно-управленческой деятельности

Научная концепция «управления знаниями» включает различные аспекты деятельности по управлению. В частности, создания и развитием организации, управления персоналом, позиционирования и продвижения создаваемых товаров и услуг, создания клиентской базы, обеспечения ресурсного и инновационного преимущества, а также использование новых информационных технологий в управлении организациями.

Исследования в области управления знаниями направлены как на классификацию самих знаний, так и на систематизацию деятельности по управлению знаниями.
По мнению П. Друкера[77], уже в конце 20-го столетия одной из задач менеджмента стало улучшение работы со знаниями и инновациями, их коммерциализация, что предполагает внедрение управления знаниями в систему управления организацией, а также выделение управления знаниями в отдельную область деятельности руководства и работников. Формирование систем управления знаниями в организациях позволяет создавать знания, развивать их внутри компании, внедрять в практику.

Современными авторами выделяются три подхода к организации систем управления знаниями в организациях – технологический, гуманитарный и смешанный.
Технологический подход в основном используется в консалтинговых, аудиторских, юридических компаниях, бизнес которых основан на использовании прошлого опыта, зафиксированного в документах: отчетах, предложениях клиентам, архиве успешно реализованных или выигранных дел. Эти документы нужно хранить в общедоступных базах, чтобы все сотрудники могли ими воспользоваться. Гуманитарный подход характерен для торговых, производственных, промышленных компаний, которые нацелены на диверсификацию своей деятельности. Для таких компаний важно обмениваться «скрытыми» (неявными) знаниями, которыми сотрудники делятся преимущественно в специально организованных сообществах, на совещаниях, а также в неформальной обстановке (в курительной комнате, во время обеда). Смешанную модель управления знаниями используют в компаниях, которые не ограничиваются использованием одной модели управления знаниями и используют управление как явными, так и неявными знаниями.

В любом случае, большое значение должно придаваться обучению и повышению квалификации персонала, созданию условий для извлечения и передачи знаний, мотивации персонала к обмену знаниями.

Наряду с другими входящими в систему управления организацией подсистемами или иерархическими системами (планирование, маркетинг, управление персоналом, стратегическое управление, логистика, финансовый менеджмент, менеджмент качества и др.) управление знаниями может быть рассмотрена как самостоятельная подсистема (или система, которая выполняет кросс-управленческие функции).

Стратегическими задачами управления знаниями являются:

· аудит и оценка имеющихся ресурсов знаний, их источников и информационных ресурсов организации;

· определения подхода (сценария) управления знаниями организации;

· определение актуальных и первостепенных знаний и информации для избранной стратегии бизнеса;

· разработка классификации организационных знаний;

· разработка классификации корпоративных знаний;

· определение технологической модели обеспечения решения стратегических и тактических задач, выбор необходимых ИТ-решений.

Следует обратить внимание на то, что управление знаниями подразумевает две составляющие: организационную и технологическую, которые во взаимосвязи позволяют достигать целей развития организации.

Например, по мнению Т.Г. Мясоедова и Р.О. Шевченко[78], для выполнения своих стратегических задач, подсистема управления знаниями должна включать пять основных функциональных составляющих: планирование, сбор, систематизацию, капитализацию и распределение знаний (рис.4.3). Каждый элемент рассматриваемой подсистемы, а особенно систематизация, распределение и капитализация знаний, должны быть защищены. При этом каждый элемент выполняет свою роль в организационной части политики компании и использует определенный набор технологий и инструментов. Кратко уточним содержание каждого элемента:

Рис. 4.3. Основные составляющие подсистемы управления знаниями

1) планирование -является процессом стратегическим. В ходе планирования знаний проводится анализ текущих знаний компании, их сопоставление с мировыми стандартами, выявляются «узкие места». Определяются знания, недостающие для повышения эффективности и результативности, происходит предварительная оценка знаний, которые потребуются в будущем для реализации стратегии развития;

2) сбор – нацелен на определение внутренних и внешних носителей знаний, аккумулирование явных и неявных знаний, необходимых для обеспечения конкурентного преимущества компании. Стадии сбора должна предшествовать разъяснительная работа о том, каким образом управление знаниями приведет к повышению благополучия компании и к улучшению благополучия сотрудника, поделившегося своими эксклюзивными знаниями. При сборе знаний, также как и при планировании, особую важность представляет оценка знаний;

3) систематизация – процесс, при котором должна быть разработана классификация аккумулированных знаний (например, принципиально важные, практические и стратегические знания), обеспечено их хранение, по возможности проведена трансформация знаний из неявных в явные. Знания накапливаются и хранятся в корпоративной и обязательно доступной для сотрудников базе знаний. По сути происходит создание «организационной памяти». Компания должна при этом проинструктировать сотрудников по вопросам информационной безопасности созданной базы знаний и создать эффективную систему ее защиты;

4) распределение или организация совместной работы, включает обмен знаниями, как в рамках организации, так и за ее пределами, и передачу знаний от более опытных работников новичкам. Проводятся «круглые столы» по обмену неявными и явными знаниями, применяется практика наставничества, организуется санкционированный доступ к базам знаний;

5) капитализация -воплощение знаний в патентах, ГОСТах, ТУ, «ноу-хау», документах, базах данных и описании программ позволяет сократить время и затраты на разработку продуктов, документов, программного обеспечения, совершенствовать бизнес-процессы компании. Перевод нематериальных активов (знаний) в материальные (материалы, технологии, услуги) позволяет извлекать прибыль из знаний каждого сотрудника и компании в целом.

В главе 1 Учебника говорилось, что любая организация функционирует на основе действия многих законов. Они играют решающую роль в развитии организации.

Синергия (в переводе с греческого) – взаимодействие, сотрудничество. Сущность синергии: конечные результаты функционирования системы не равны сумме результатов индивидуального функционирования отдельных составных структурных элементов. Как правило, в процессе функционирования любой системы возникает синергетический эффект, он может быть положительным или отрицательным.

Если элементы не соответствуют друг другу, то возникает отрицательный синергетический эффект. Если же полное соответствие – то возникает положительный синергетический эффект.

Синергетический эффект возникает в т.ч. в результате взаимодействия работников между собой.

Одна из основных задач управления организацией всех уровней состоит в том, чтобы создать условия для формирования полной гармонии.

Управление знаниями, по сути, является процессом создания знания организационного, при котором знание создаётся, формализуется и распространяется в организации посредством взаимодействия находящихся в ней людей и реализуется в инновационных изменениях компании – продуктовых или процессных.

Управление знаниями связано с использованием интеллектуального капитала людей для прямой генерации положительных результатов, выработке стратегии, процедур и принятию решений в различных видах деятельности.

Управление знаниями также означает возможность отвечать на следующие вопросы: Как быстро вводить новых сотрудников в курс дела?

Как объединять знания отдельных подразделений?

Как интенсифицировать процесс генерации новых идей?

Как накапливать знания и распространять их по всей организации?

Как фиксировать знания ценных сотрудников, которые всегда могут покинуть вашу организацию?

Самые эффективные сотрудники хорошо знают свою предметную область, знают людей в своей организации (к кому по какой проблеме можно обратиться) и кто хорошо понимает, как устроена организация и как она работает (знание процессов).

Управление знаниями используется для координации совместной деятельности сотрудников, чтобы реализовать генерацию новых идей. При помощи управления знаниями можно просто и быстро использовать в своей повседневной работе свой предыдущий опыт и опыт других.

Обучение это существенная часть работы по повышению компетентности сотрудников.

Часто большую часть информации сотрудники получают от своих же коллег. Необходимо использовать средства для коллективной работы для более гибкого и систематического распространения опыта между сотрудниками внутри организации.

Природа синергетического эффекта – взаимодействие отдельных частей структурных элементов усиливает или ослабляет индивидуальные возможности результативности функционирования каждого элемента системы. Неодинаковое влияние взаимодействия структурных элементов системы на результативность функционирования каждого элемента зависит от соответствия и взаимодействия элементов системы.

Например, принятый на работу хороший специалист – профессионал, может не вписаться в микроклимат коллектива, и его отдача будет меньше; купленное первоклассное быстродействующее оборудование может не реализовать свои возможности при отсутствии требуемой подготовки персонала. Потенциал многих приобретенных ресурсов может в сумме дать меньший, чем запланированный, результат. Поэтому для получения положительного синергетического эффекта очень важна одинаковая направленность действий и взаимодействие всех систем организации. Это приведет к усилению, умножению конечного результата.

Синергетический эффект - возрастание эффективности деятельности в результате интеграции, слияния отдельных частей в единую систему за счет так называемого системного эффекта.

В данном случае уместен известный пример: обмен яблоками не приводит к синергетическому эффекту, так как яблок остается, по-прежнему, по одному. Обмен идеями приводит к синергетическому эффекту, так как в результате идей становится по две.