Деловое общение, его виды и формы

Деловое общение – это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе стать цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером. В обычном дружеском общении же чаще всего не ставятся конкретные задачи, такое общение можно прекратить в любой момент. Деловое общение реализуется в различных формах: деловая беседа, деловые переговоры, деловые совещания, публичные выступления.

Наиболее распространенной формой делового общения является деловая беседа. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

-взаимное общение работников из одной деловой сферы

-совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.

- контроль и координирование уже начатых мероприятий

- поддержание деловых контактов

- стимулирование деловой активности

Основными этапами деловой беседы являются:

- начало беседы

- информирование партнеров

- аргументирование выдвигаемых положений

- принятие решения

-завершение беседы

Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы.

На первой фазе беседы ставятся следующие задачи: установить контакт с собеседником, создать благоприятную атмосферу для беседы, привлечь внимание к теме разговора, пробудить интерес собеседника. Существует множество способов начать беседу, но существует несколько общепринятых методов.

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Для этого достаточно сказать несколько теплых слов – и вы этого легко добьетесь. Шутка также способствует разрядке первоначальной напряженности.

2. Метод зацепки – позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнении, личные впечатления.(начало лекции об ораторском искусстве)

3. Метод прямого подхода – означает непосредственный переход к делу, без какого бы то ни было вступления, но здесь

очень важно для ведения беседы поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Таким образом мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.

Одним из важных аспектов в беседе являются

ВОПРОСЫ СОБЕСЕДНИКОВ И ИХ ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ

Существует пять основных групп вопросов:

1. Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые ожидается ответ «да» или «нет». Они способствуют созданию напряженной атмосферы в беседе, поэтому такие вопросы нужно применять со строго определенной целью. При постановке подобных вопросов у собеседника складывается впечатление, будто его допрашивают.

2. Открытые вопросы. Это вопросы, на которые нельзя ответь «да» или «нет», они требуют какого-то пояснения. Это так называемые вопросы «что?», «кто?», «как?», «сколько?», «почему?». В каких случаях задают такие вопросы? Когда нам нужны дополнительные сведения или когда мы хотим выяснить мотивы и позицию собеседников.

3. Риторические вопросы. На эти вопросы не дается прямого ответа, так как их цель – вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы. Задавая риторический вопрос, говорящий надеется «включить» мышление собеседника и направить его в нужное русло.

4. Переломные вопросы. Они удерживают беседу в строго установленном направлении или же поднимают целый комплекс новых проблем. Подобные вопросы задаются в тех случаях, когда мы уже получили достаточно информации по одной проблеме и хотим «переключиться» на другую. Опасность в этих ситуациях заключается в нарушении равновесия между нами и нашими собеседниками.

5. Вопросы для обдумывания. Они вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано. Цель этих вопросов – создать атмосферу взаимопонимания.