Все рассматриваемые программные средства обладают автоматизированными средствами создания экранных форм, запросов, отчетов, меню, наклеек, стандартных писем. Для создания указанных визуальных и структурных объектов ряд СУБД использует специальные инструментальные средства, называемые «мастерами» или «волшебниками».
При работе с СУБД на экран выводятся рабочее поле и панель управления. Панель управления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретной программы. Некоторые СУБД позволяют выводить на экран окно директив (командное окно) или строку команд.
Строка меню содержит основные режимы программ. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.
Вспомогательная область управления включает:
- строку состояния;
- панели инструментов;
- вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.
В строке состояния (статусной строки) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей базы данных и т.п. «Панель инструментов» (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы представить на экране области таблицы базы данных, формы или отчета, которые на нем в настоящий момент не отображены, используют «вертикальную» и «горизонтальную линейки» прокрутки.
«Строка подсказки» предназначена для выдачи сообщения пользователю относительно его возможных действий в данный момент.
Важная особенность СУБД – использование буфера промежуточного хранения при выполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При удалении данных они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока в него не будет записана новая порция данных.
Программы СУБД имеют достаточное количество команд, у каждой из которых возможны различные параметры (опции). Такая система команд совместно с дополнительными опциями образует «меню» со своими особенностями для каждого типа СУБД. Выбор определенной команды из меню производится одним из следующих двух способов:
- наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода;
- вводом с клавиатуры перовой буквы выбранной команды.
Получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД, и их использовании можно, войдя в режим помощи.
Несмотря на особенности СУБД, совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователю некоторой усредненной системой управления базами данных, может быть разбита на следующие типовые группы:
- команды для работы с файлами;
- команды редактирования;
- команды форматирования;
- команды для работы с окнами;
- команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);
- получение справочной информации.
При работе с файлами программа дает возможность пользователю:
- создавать новые объекты базы данных;
- сохранять и переименовывать ранее созданные объекты;
- открывать уже существующие базы данных;
- закрывать ранее открытые объекты;
- выводить на принтер объекты базы данных.
Ввод данных и изменение содержимого любых полей таблиц базы данных, компонентов экранных форм и отчетов осуществляется с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются «перемещение», «копирование» и «удаление».
Наряду с вышеуказанными операциями большая группа программ СУБД обладает возможностями вставки диаграммы, рисунка и т.п., включая объекты, созданные в других программных средах, установление связей между объектами.
Большинство СУБД предоставляют в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением выводимой информации. При помощи этих команд пользователь может варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п. Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически в зависимости от характера вводимых данных. Автоматический выбор формата и способы выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданы другие параметры.
Большинство СУБД дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна будут видны на экране, другие – находится под ними.
СУБД имеют в своем составе электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. В некоторых СУБД возможно нахождение потребной информации в справочнике путем задания темы поиска.
Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователей в этой среде. В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД, которая схематично представлена на рис. 80, можно выделить следующие:
- создание структуры таблиц базы данных;
- ввод и редактирование данных в таблицах;
- обработка данных, содержащихся в таблицах;
- вывод информации из базы данных.
Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов: текстовый (символьный), числовой, календарный, логический, примечания. Некоторые СУБД формируют поля специального типа содержащие уникальные номера записей и используемые для определения ключа.
СУБД предназначенные для работы в Windows, могут формировать поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связана с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.
Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах двумя способами:
- с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблице;
- с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователями.
СУБД, работающие с Windows, позволяют вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных.
Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах базы данных, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы. Конечный пользователь получает при работе с СУБД удобное средство обработки информации – запрос, который представляет собой инструкцию на отбор записей.
Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:
- запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
- запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относится: запрос на добавление записей, запрос на обновление;
- запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержаться в таблице или форме.
Каждый пользователь, работающий с СУБД, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:
- включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;
- добавлять информацию не содержащуюся в базе данных;
- при необходимости выводит итоговые данные на основе информации базы данных;
- располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);
- включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.
