Система взаємовідносин і взаємозв'язків між соціальними групами трудового колективу проявляється у його формальній і неформальній структурах.
Формальна структура трудового колективу є упорядкованою сукупністю формальних соціальних груп, утворених відповідно до цілей і завдань функціонування виробничо-господарської організації.
Неформальна структура – це сукупність неформальних соціальних груп, які функціонують у конкретному трудовому колективі.
Обидві структури постійно взаємодіють. Тотожність їх є свідченням згуртованості трудового колективу, його здатності досягати високої продуктивності і соціальної активності. Якщо цілі неформальної групи суперечать цілям трудового колективу, це суттєво знижує ефективність його діяльності.
Формальна група - це група, яка створюється з волі керівника для організації виробничого, господарського, торговельного та інших процесів, її функція по відношенню до організації є виконання конкретних завдань і досягнення визначених конкретних цілей. Розрізняють три типи формальних груп:
1. Групи керівників (команда складаються з керівника і його безпосередніх підлеглих, які в свою чергу також можуть бути підлеглими (директор магазину та керівники відділів, або завідувач відділу та продавці)
2. Робочі групи складаються з осіб, які разом працюють над одним і тим же завданням у них є спільний керівник, але від команди вини відрізняються тим, що у них більше самостійності при здійсненні своєї праці.
3. Комітети – це групи всередині організації, яким делеговано повноваження для виконання певного завдання або комплексу завдань.
Неформальна група виникає, як правило, спонтанно, не має чітко визначеного статусу у суспільстві. Часто співробітники утворюють дружні спільноти на базі своїх контактів і спільних інтересів.
Основними характеристиками неформальних організацій є такі:
1. Наявність соціального контролю. Як показують дослідження, першим кроком у цьому напрямку є встановлення групових еталонів допустимої і недопустимої поведінки. Для того, щоб бути прийнятим в групу, особистість повинна дотримуватись цих норм, які в деяких випадках можуть не відповідати системі цінностей формальної організації.
2. Опір змінам. Люди можуть використати неформальну організацію для обговорення змін, що відбулися або мають відбутися у організації. В неформальних організаціях спостерігається тенденція до опору змінам.
3. Наявність неформальних лідерів. Якщо керівник формальної організації має підтримку у вигляді делегованих офіційних повноважень, то неформальний лідер спирається на визнання його групою. Суттєвими факторами, що визначають для учасника групи можливість стати лідером неформальної організації, є: індивідуально-психологічні особливості, вік, посада, професійна компетентність, розташування робочого місця, свобода пересування по робочій зоні, чуйність тощо. Точні характеристики обумовлені прийнятою в групі системою цінностей. Неформальний лідер реалізує дві основні функції:
• забезпечує групі її існування;
• допомагає групі у досягненні її цілей.
Основні фактори формування неформальних груп:
1. Причетність – задоволення потреби у почутті причетності – однієї з найсильніших емоційних потреб
2. Взаємодопомога – можливість прямого звертання за допомогою до колег
3. Потреба у захисті – від несприятливого зовнішнього оточення
4. Потреба у доступі до неформального каналу інформації(спілкування)
5. Потреба у повазі з боку співробітників
Подолання можливого конфлікту між формальною і неформальною групами, встановлення гармонії в їх взаємовідносинах можливе за умови реалізації таких вимог:
• визнання існування неформальної організації і співпраця з нею, без погроз щодо її існування;
• вислуховування думок членів і лідерів неформальних груп, заохочення при цьому тих, хто сприяє досягненню цілей організації;
• залучення представників неформальної організації до прийняття рішень з метою ослаблення опору змінам з боку цієї організації;
• швидкого надання точної інформації про різні перетворення і дії, перешкоджаючи цим розповсюдженню чуток.
