Как происходит обмен данными с бухгалтерией?

Выгрузка данных из конфигурации «Управление торговлей» в конфигурацию «Бухгалтерский учет» осуществляется на уровне документов. В конфигурацию «Бухгалтерский учет» выгружаются только те документы, для которых в конфигурации «Управление торговлей установлен признак регламентированного учета («отразить в регл.учете»).

Документы выгружаются по указанному в диалоговом окне настройки юридическому или физическому лицу собственной организации (рис. 177).

Рис. 177.

Для выгрузки можно отобрать только те документы, которые относятся к конкретному складу или конкретному подразделению. С помощью множественного фильтра можно установить отбор документов, относящихся к нескольким складам и/или нескольким подразделениям.

Можно выгружать не все документы, а только документы определенного вида, например, только платежные документы. Для того чтобы установить такой отбор, надо перейти на закладку «Правила выгрузки данных» и нажать на кнопку «Загрузить правила обмена». После загрузки правил обмена надо снять флаг «Хозяйственные операции» и установить флаг только у платежных документов, которые необходимо выгрузить. Например, так, как это показано на рисунке 179.

Рис. 179.

При выгрузке документов будет выгружена информация по тем справочникам, которые были использованы при оформлении документов, то есть в этом случае информация о справочниках выгружается по ссылкам.

Выгрузка осуществляется при нажатии на кнопку «Выполнить».

Загрузка данных в конфигурации «Бухгалтерский учет» производится с помощью универсальной загрузки данных (пункт меню «Сервис» - «Обмен данными» - «Загрузка данных»).

Идентификация документов при загрузке для большинства документов производится по номеру и дате документа. При этом загрузка документов зависит от установки флага «Не замещать документы при загрузке». Если флаг установлен, то при нахождении в информационной базе конфигурации «Бухгалтерский учет» документа, имеющего такой же номер и дату, как и загружаемый из конфигурации «Управление торговлей» документ, он загружаться не будет. Если флаг не установлен, то при загрузке документ, найденный в ИБ конфигурации «Бухгалтерский учет», будет заменен на документ, выгруженный из ИБ конфигурации «Управление торговлей».

При повторной загрузке документов может возникнуть следующая ситуация. В ИБ «Управление торговлей» изменили дату уже проведенного документа, который был ранее выгружен в ИБ «Бухгалтерский учет». При попытке загрузки такого документа в ИБ «Бухгалтерский учет» данный документ будет восприниматься, как новый документ. При загрузке проверяется уникальность номера, и программа пытается присвоить документу новый номер, возникает конфликт при записи документа. При возникновении такой ситуации рекомендуется перед началом загрузки в ИБ «Бухгалтерский учет» удалить документы предыдущей загрузки и произвести загрузку заново.

Документы в конфигурацию «Бухгалтерский учет» загружаются непроведенными. При проведении документа формируются те бухгалтерские проводки, которые соответствуют указанному виду документа.

Пример. При загрузке документа «Реализация товаров» с видом операции «Реализация товаров (комиссия)» конфигурации «Управление торговлей» в конфигурации «Бухгалтерский учет» при загрузке формируется документ «Отгрузка товаров, продукции» с установленным видом отгрузки «Отгрузка (счет 45)», а при загрузке документа «Реализация товаров» с установленным видом операции «Реализация товаров (купля-продажа» формируется документ с видом отгрузки «Продажа (счет 90)». При проведении документов будут сформированы соответствующие проводки по отгрузке товаров на комиссию или по продаже товаров.

Установка флага «Налоговая база НДС определяется: по отгрузке (по оплате)» влияет на те счета учета НДС, которые по умолчанию будут установлены в конфигурации «Бухгалтерский учет» для документа «Счет- фактура выданный». Если выбрано «по отгрузке», то будет установлен счет учета НДС - 68.2, а если по оплате - то будет установлен счет учета НДС - 76 Н

Для учета продаж, облагаемых единым налогом на вмененный доход (ЕНВД) при выгрузке документов нужно установить флаг «НДС включать в себестоимость».

Выгрузку документов можно производить поэтапно. Например, сначала можно отобрать документы тех складов, с которых продажи производятся без учета ЕНВД (единого налога на вмененный доход). При этом флаг «НДС включать в себестоимость» не устанавливать и выгрузить документы. Затем отобрать для выгрузки документы тех складов, продажи которых облагаются ЕНВД, установить флаг «НДС включать в себестоимость» и произвести выгрузку следующей группы документов.

При загрузке документов в конфигурацию «Бухгалтерский учет» для документов поступления будет установлен флаг «НДС включать в стоимость».

Методы расчета себестоимости в конфигурации «Управление торговлей» и «Бухгалтерский учет» различны. В конфигурации «Управление торговлей» ведется партионный учет товаров и, соответственно, себестоимость может рассчитываться по методам ФИФО или ЛИФО. В конфигурации «Бухгалтерский учет» применяется средневзвешенный алгоритм расчета себестоимости. Поэтому после проведения документов в конфигурации «Бухгалтерский учет» данные по расчету себестоимости могут отличаться от данных в конфигурации «Управление торговлей».