Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:
· образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
· номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
· правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
· сроки хранения документов и файлов;
· порядок регистрации документов;
· правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
· сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
· правила формирования и оформления дел;
· порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
· правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
· порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
· методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.
Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций по организации работы с документами, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.
Стремление отдельных руководителей иметь собственный "архив", состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядочено, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно, это противоречит правилам организации работы с документами.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничение доступа.
Организация работы с документами регламентирует и множественность получатеелй. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 0000 г. (входящие)".
