Бланки документов и их виды

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописными - их писали каллиграфы и они заготовлялись впрок «для ускорения хода дел и уменьшения занятости канцелярских работников». Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим - типографским способом.

Бланки относятся к тем элементам документирования, которые в числе первых были упорядочены в первые годы советской власти. Еще в 1918 г. специальное постановление правительства определило состав реквизитов бланка государственных учреждений. Первые советские стандарты, регламентирующие правила составления и оформления управленческих документов, были сделаны в 20-е годы и действовали до начала Великой Отечественной войны. Возобновлена стандартиза­ция документов в 70-е гг., когда в т.ч. были разработаны требования к бланкам.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа - это лист бумаги с воспроизведенной на ней постоянной информацией доку­мента и местом, отведенным для переменной. Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

С введением в действие ГОСТ Р6.30-97 требования к оформлению ОРД, в т.ч. к бланкам, становятся едиными для органов федеральной власти, государственной власти субъектов РФ, местного самоуправле­ния, предприятий, организаций и их объединений.

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

ГОСТ допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии и с помощью компьютера. Последнее более экономично, позволяет быстро изменить (в случае не­обходимости) содержание отдельных постоянных реквизитов. Однако созданные на компьютере бланки легче и подделать.

Стандартом указано 3 вида бланков –

Ø Бланк письма (для связи с внеш­ним миром);

Ø Общий бланк (для документов внутри организации);

Ø Кон­кретного вида документов (приказ, протокол и т.д.).

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для писем могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок в тексту, отметка о контроле. Также могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка письма по составу и расположению реквизитов.

По расположению реквизитов бланки бывают продольные и угловые.

ØПри продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

ØПри угловом расположении реквизиты располагаются в верхнем левом углу (является наиболее удобным и экономичным по использованию площади бумаги).

По составу реквизи­тов эти бланки имеют отличия:

Использование бланков ускоряет создание документ