Организация документооборота включает составление графика
прохождения документов, контроль за правильностью оформления
документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной
деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация
документооборота позволяет установить количество необходимых
документов и число работников, которые обращаются с данными
документами.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие
требования:
• первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией,
должны иметь все обязательные реквизиты;
• при приеме документов должна осуществляться проверка правильности
арифметических вычислений;
• документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями
законодательных и нормативных актов;
• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц,
ответственных за их составление, с указанием даты
исправления;
• по любой сделке должны быть представлены все необходимые
документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения
работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота
главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с
первичными документами (работники отдела снабжения, лица,
ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них
доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки
представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что
очень часто это положение не включается в общий график
документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур
достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий
приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается
ответственность за несвоевременное представление документов в
бухгалтерию.
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает
принимать только те документы, которые оформлены в установленном
порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением
правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной
деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому
первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских
записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью
оформления первичных учетных документов и отражения на их основании
фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.
Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка)
собственно документооборота и технологии обработки получаемой
информации. В структуре документооборота выделяют две составляющих:
документооборот внутри организации и документооборот внутри
бухгалтерии. При этом устанавливается:
• перечень первичных документов, применяемых в организации;
• список работников, имеющих право подписывать данные документы и
нести ответственность за правильность их оформления и
своевременность представления в бухгалтерию (утверждается
руководителем организации);
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и
крайний срок их представления конечному потребителю информации
(например, бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий
своевременно организовать исчисление налогов и составление
бухгалтерской отчетности.
После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему
в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется
ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом
график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны
бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной
работы.
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не
только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает
их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется
номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку,
подшивается в папку – «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии,
образуют номенклатуру дел бухгалтерии.
Технология обработки получаемой информации базируется на анализе
количества и качества первичных учетных документов, выявлении
стандартных фактов хозяйственной деятельности, подлежащих отражению
на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, а также на
многих других факторах.
Технология обработки учетных данных и система применяемых
регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые
формируются учетной политикой организации. Исходя из объема
получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда
других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм
бухгалтерского учета:
• мемориально-ордерную форму (с использованием мемориальных
ордеров и регистров аналитического учета);
• журнально-ордерную форму (с использованием журналов-
ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц,
регистров аналитического учета, Главной книги);
• упрощенную форму учета;
• компьютеризированное ведение учета с использованием компьютерной
обработки.
Тема 1.2. Формы бухгалтерского учета
