Статья 16. Ведение делопроизводства, учет и отчетность

1. Протоколы общих собраний членов Союза подписываются председателем и секретарем собрания, заверяются подписью председателя Союза и печатью Союза и хранятся в делах постоянно.
Регистрационные листы участников общих собраний членов Союза, доверенности членов Союза на право участия и голосования в общих собраниях членов Союза, протоколы счетной комиссии, а также иные значимые документы являются неотъемлемой частью таких протоколов, скрепляются с ними неразрывно и хранятся в делах постоянно.

2. Протоколы заседаний правления и ревизионной комиссии (ревизора) Союза, комиссии Союза по контролю за соблюдением законодательства подписывает председатель правления или заместитель председателя правления и секретарь правления, либо соответственно председатель ревизионной комиссии (ревизор) и председатель комиссии такого объединения по контролю за соблюдением законодательства и всеми ее членами, присутствовавшими на заседании; данные протоколы заверяются печатью Союза и хранятся в его делах постоянно.

Иные значимые документы, которые являются неотъемлемой частью таких протоколов, скрепляются с ними неразрывно и хранятся в делах постоянно.

3. Протоколы заседаний иных органов и комиссий Союза, подписываются соответствующим руководителем такого органа (комиссии), визируются всеми присутствующими на заседании членами органа (комиссии), заверяются подписью председателя правления Союза или заместителя председателя правления, секретаря правления и печатью Союза и хранятся в делах постоянно.

4. Копии протоколов и решений общих собраний членов Союза, протоколов заседаний и решений правления Союза, а также копии протоколов заседаний и решений иных органов (комиссий) Союза, заверенные выписки из этих протоколов, из актов ревизий и проверок и другой документации о деятельности Союза представляются для ознакомления членам Союза или их представителям (имеющим надлежаще оформленную доверенность) по их письменному требованию, а также органам местного самоуправления, судебным и правоохранительным органам в соответствии с их мотивированными запросами в письменной форме в течении 30 (тридцати) календарных дней с момента поступления письменного требования.

5. В Союзе также подлежат постоянному хранению учредительные документы, а также изменения и дополнения к ним, свидетельства и (или) документы о государственной регистрации Союза, книги учета имущества, хозяйственные договоры и трудовые соглашения, приходно-расходные сметы, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности и акты о нарушениях законодательства, ведомости уплаты взносов и иных платежей членами Союза, списки членов Союза, иные значимые документы.

6. Союз ведет хозяйственный учет и отчетность в порядке и объеме, установленном законодательством Российской Федерации.

7. Председатель правления Союза отвечает за учет, хранение, наличие, правильность содержания и оформления протоколов общих собраний членов Союза и заседаний правления, учредительных документов, а так же изменений и дополнений к ним, свидетельства и (или) документы государственной регистрации Союза, книги учета имущества, хозяйственные договоры и трудовые соглашения, приходно–расходные сметы, акты ревизий финансово – хозяйственной деятельности и акты о нарушении законодательства, ведомости уплаты взносов членами Союза, списки членов Союза, локально-нормативные акты, положения, инструкции, документы бухгалтерского и налогового учета и отчетности, печать Союза, иной необходимой документации Союза, предусмотренной законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.

8. Сроки хранения документов устанавливаются на основании действующего законодательства Российской Федерации.

9. Уничтожению подлежат документы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, за исключением:

- протоколов общих собраний членов Союза,
регистрационных листов участников общих собраний членов Союза, доверенностей членов Союза на право участия и голосования в общих собраниях членов Союза, протоколов счетной комиссии, а также иные значимые документы являющиеся неотъемлемой частью таких протоколов;

- протоколов заседаний правления Союза, а также иных значимых документов являющихся неотъемлемой частью таких протоколов;

- протоколов заседаний иных органов и комиссий Союза, а также иных значимых документов являющихся неотъемлемой частью таких протоколов;

- реестры членов Союза);

- документы по учету целевых взносов.