Аудит учета и использования нераспределенной прибыли, списания непокрытого убытка

Нераспределенная прибыль организации учитываются на счете 84»Нераспределенная прибыль, (непокрытый убыток)». Сумма нераспределенной прибыли оставшейся после выплаты доходов учредителям организации, перечисляется с субсчета 84-1 «Нераспределенная прибыль отчетного года» на субсчет 84-2 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) прошлых лет».

Нераспределенная прибыль прошлых лет может быть использована на финансирование вложений во внеоборотные активы и на другие цели. Поэтому в учетной политике организации необходимо подчеркнуть, что данная прибыль распределяется и используется:

1) согласно учредительным документам организации;

2) или согласно дополнительным решениям учредителей, акционеров организации или совета директоров.

Необходимость последнего варианта возникает в переходный период, когда темпы инфляции растут и перспективными программами невозможно точно спланировать потребность в средствах на нужды накопления, потребления и другие цели организации. Кроме того, по данной проблеме у организации часто возникают спорные отношения с различными органами контроля, когда нераспределенная прибыль используется с отклонением от условий, предусмотренных в учредительных документах.

Как уже сказано выше, что часть нераспределенной прибыли по решению учредителей (собственников, акционеров) может использоваться на производственное развитие организации: приобретение основных средств, оборудования и т.п., а другая часть - для осуществления социального развития и материального поощрения трудового коллектива организации.

Следует иметь в виду, что использование чистой прибыли на финансирование капитальных вложений не приводит к уменьшению имущества организации, а возрастающее сальдо по счету 84 свидетельствует о процессе накопления. Использование чистой прибыли на потребление не приводит к образованию нового имущества.

Практика аудиторских проверок показывает, что вышеприведенные принципы использования чистой прибыли не всегда соблюдаются в организациях из-за незнания основ двойной записи. Многие счетные работники (особенно с большим стажем работы по старой системе учета) задают вопросы, почему при приобретении основных средства за счет чистой прибыли нераспределенная прибыль не снижается. Поэтому следует помнить, что использование чистой прибыли на потребление отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и кредиту счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 75 «Расчеты с учредителями», 51 «Расчетные счета» и других. Использование же чистой прибыли на финансирование капитальных вложений не ведет к уменьшению остатка по счету 84 в балансе (см. табл.).

Таблица - Пример учета средств нераспределенной прибыли на финансирование капитальных вложений

Из данного примера видно, что если сократить взаимно уничтожающиеся (сокращающиеся) счета, то на балансе остается: в активной части — счет 01 «Основные средства» и в пассивной части – счет 84-2 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) прошлых лет» (на сумму 80 тыс. руб.).

Это означает, что в ходе совершения хозяйственных операций произошла смена формы стоимости средств чистой прибыли, то есть денежная форма (на счете 51) стоимости средств нераспределенной прибыли поменялась на материальную форму стоимости (счет 01) средств этого источника. Поэтому нераспределенная прибыль, как источник образования средств, в данном случае не уменьшается.

Вместе с тем, было бы целесообразнее суммы использованной части нераспределенной прибыли на капитальные вложения после принятия объектов к бухгалтерскому учету, списывать на увеличение добавочного капитала.

В отдельных организациях практикуют два варианта начисления дивидендов из нераспределенной прибыли: 1) авансовые начисления в конце каждого квартала, полугодия или в конце отчетного года; 2) в начале года, следующего за отчетным годом.

Первый вариант предусматривает начисление дивидендов акционерам или учредителям без предварительного распределения прибыли. При этом начисление дивидендов отражается по дебету счета 84-1 «Нераспределенная прибыль отчетного года» и кредиту счетов 75-2 «Расчеты по выплате доходов», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Данный вариант может привести к превышению остатка по счету 84-1 над фактическим остатком прибыли по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки». Обоснованное применение данного варианта зависит от качества планирования финансовых результатов в организации и использования прибыли.

Второй вариант предполагает начисление дивидендов акционерам и учредителям по конечным итогам работы организации за год, т.е. после закрытия счетов. При закрытии счетов сумма нераспределенной прибыли отчетного года списывается с дебета счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит счета 84-1 «Нераспределенная прибыль отчетного года», и в начале следующего за отчетным периодом года с дебета счета 84-1 в корреспонденции с кредитом счетов 75-2 или 70 начисляются дивиденды учредителям (акционерам). Неиспользованная сумма после выплаты дивидендов учредителям (акционерам) переносится с субсчета 84-1 на субсчет 84-2 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) прошлых лет». Применение данного варианта начисления дивидендов (дохода) позволяет избегать условностей и излишнего перерасхода средств организации на указанные цели.

Таким образом, при аудите необходимо проверить: правильность учета распределения чистой прибыли организации, создания резервного капитала, обоснованность, целесообразность и законность использования средств этих источников; правильность организации аналитического и синтетического учета по счету 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; соответствие данных аналитического и синтетического учета по счету 84, а также Главной книги и отчетности. Источниками контрольных данных являются: учредительные документы, учетная политика организации, первичные документы, расчеты, журналы-ордера № 12, 15, ведомости, Главная книга, бухгалтерский отчет.