Завдання та стратегія організації

Предмет діагностики	Питання
Методологія	Методи визначення мети діяльності і завдань. Системи стратегічних і робочих планів, а також планування з урахуванням випадковості. Галузі, в яких управління здійснюється без визначених завдань і планів
Мета і завдання	Оцінка мети діяльності і характерних організаційних завдань по визначенню структури управління
Стратегічний вибір	Оцінка основних варіантів вибору (взагалі і в галузях підприємницької діяльності)
Капіталовкладення	Політика і плани, основні проекти

Фінанси. Ця проблема є основою будь-якого дослідження діяльності, пов'язаної з управлінням, оскільки фінансові можливості і результати фінансової діяльності комерційної організації відбивають можливості і результати майже в усіх інших галузях і майже щодо всіх функцій.

Фінансова оцінка, як часто називають дослідження в цій сфері, повинна бути зосереджена на аналізі фінансових звітів клієнта за попередні 3-5 років, який дає можливість оцінити здатність і недоліки організації, визначити продуктивність за попередній період часу, перевірити правильність використання наявних фондів і визначити тенденції зростання або спаду діяльності. Дані, одержані в результаті фінансової оцінки, використовуються як орієнтовні дані для дальших досліджень і для вживання коригувальних заходів в інших галузях і при виконанні інших функцій, пов'язаних з управлінням (табл. 7.3).

На що необхідно звернути увагу, аналізуючи фінансові звіти? По-перше, звіти дають загальне уявлення про стан компанії на підставі цифрових даних за поточний фінансовий рік. Чи достатні прибутки організації? Наскільки задовільним є фінансовий стан організації? Чи не є надмірними кредити, або позики, які надаються? Наскільки великі суми заборгованості? По-друге, дослідження тенденцій, що проявляються протягом кількох років, також дозволяє одержати певне уявлення про компанію.

Таблиця 7.3

Фінанси організації

Предмет діагностики	Питання
Управління фінансовою діяльністю	Стратегія і політика. Документація з обліку і звіти (наявність, своєчасність, якість). Персонал (чисельність і кваліфікація працівників). Місце в корпоративній структурі Взаємовідносини з банками
Балансовий звіт і підсумковий звіт (прибутків і збитків)	Порівняльний аналіз. Основні коефіцієнти. Фінансова благополучність і фінансова стабільність
Джерела фінансування і розподіл коштів	Джерела і обсяг фінансування. Прибутки і використання прибутків. Рух ліквідності
Фінансове планування і прогнозування	Використовувані системи і методи. Оцінка результатів прогнозування
Звіти ревізорів	Наявність звітів, якість, зауваження ревізорів

 

Чи стає компанія прибутковішою? Чи не занадто розширюється її діяльність? Підвищується чи знижується продуктивність? Збільшується чи зменшується ліквідність?

В обох випадках важливо і необхідно розрізняти два суперечливі показники діяльності компанії: прибутковість і кредитоспроможність.

Підприємницька діяльність компанії може бути прибутковою, але одночасно незадовільною з точки зору фінансової стабільності. В іншому випадку підприємницька діяльність забезпечує фінансову стабільність, але не забезпечує достатньої прибутковості. Для оцінки фінансових звітів використовується метод, що ґрунтується на обчисленні певних коефіцієнтів. Дані про реалізацію продукції або суми готівки самі по собі майже не дають достовірного уявлення про стан компанії. Наприклад, підвищення суми прибутку з 10 до 15 тисяч доларів може виявитися задовільним або незадовільним показником залежно від обсягу ресурсів, використаних для такого підвищення прибутку. Маючи у своєму розпорядженні комплект фінансових звітів, можна обчислити безліч різних коефіцієнтів, але деякі з них не мають великої ваги або просто одержані внаслідок перетворення інших коефіцієнтів. Інструкції по використанню та інтерпретації коефіцієнтів містяться в багатьох опублікованих посібниках з бухгалтерського обліку й управління фінансовою діяльністю.

Для правильної інтерпретації діяльності, згідно зі статичною моделлю аналізу, яка характеризується наявними цифровими даними за рік, необхідні значні досвід і обережність. Наприклад, якщо основний капітал у вигляді земельної власності і будівель оцінюється нижче дійсної вартості за поточними ринковими цінами, то можна помилково оцінити коефіцієнти, що характеризують прибутковість. Одне підприємство не можна порівнювати з іншим без докладного аналізу і без ретельного вивчення даних про обидві організації. Оцінювати основний капітал і визначати зменшення вартості можна за допомогою різних способів, залежно від прийнятої політики: наприклад, можна прийняти рішення про капіталізацію витрат або списання їх з доходу; можна використовувати різні методи; витрати на дослідження і експериментальні розробки також не можна оцінювати однаково в усіх випадках; рівні цін, що змінюються, можуть призвести до помилкових результатів у спробах порівняння показників тощо.

Основна цінність методу з аналізом коефіцієнтів полягає в тому, що забезпечується можливість визначення тенденцій, які проявляються в діяльності компанії протягом кількох років. Оскільки такий метод передбачає порівняння подібних показників, то зменшується ймовірність помилкової інтерпретації основних тенденцій.

Система збуту продукції. В організаціях, що продають свою продукцію або свої послуги, функції системи збуту забезпечують суттєво необхідні зв'язки з іншими організаціями і значною мірою впливають на інші функції. Діагностуючи фірму, треба намагатися визначити характерні особливості ринку, на який фірма має доступ, а також стратегічні заходи на шляху від продукції до ринку, які будуть використовуватися, перевірити ефективність ринкової стратегії і діяльності, а також вплив прийнятої стратегії на функції, пов'язані з продуктивністю, дослідженнями й експериментальними розробками, постачанням і на інші функції. Якщо необхідно, слід коротко розглянути різні складові елементи системи збуту, наприклад, організацію збуту, засоби реклами, розміщення й обіг запасів продукції, складування і транспортування продукції та інші елементи (табл.7.4).

Таблиця 7.4

Система збуту продукції

Предмет діагностики	Питання
Управління системою збуту	Застосовувані концепції і стратегія. Персонал (чисельність і кваліфікація працівників). Місце в корпоративній структурі
Ринки (місцеві ринки і ринки експорту)	Розміри, тенденції розвитку. Власна частка ринку. Конкуренти (чисельність, вплив, стратегія). Дослідження можливостей ринку. Обсяг замовлень
База для діяльності клієнта (споживачі)	Розміри і структура Основні клієнти
Ціноутворення	Стратегія і тактика
Збут	Канали розповсюдження продукції. Організація збуту. Методи. Мережа торгових агентів (розміри, рівень компетентності агентів, стимулювання). Надійність поставок. Запаси продукції (обсяг, місцезнаходження, оборот). Торгові витрати (обсяг, тенденції)
Обслуговування, яке забезпечує клієнт	Обслуговування після продажу. Технічне обслуговування (інформація, навчання, розрахунки системних показників, консультації та інші послуги)
Реклама	Роль реклами, вартість. Методи. Вплив

Виробництво (виробнича діяльність). Непросто коротко описати ті дії і проблеми, на які звертають увагу при діагностиці фірми в багато масштабній і багатосторонній галузі виробництва. Труднощі полягають у тому, щоб виявити суттєві дані у великому масиві даних, доступних для аналізу. Фактично треба зосередити свою увагу на таких двох напрямах аналізу:

─ загальне дослідження організації виробництва, розміщення виробничих підрозділів і схем основних потоків матеріалів і продукції, аналіз зв'язків між системою збуту і продукцією, постачанням і виробництвом, а також зв'язків між дослідними роботами й експериментальними розробками і виробництвом;

─ аналіз основних показників, що характеризують ефективність виробничої діяльності (коефіцієнт використання виробничих потужностей), час реалізації замовлень на основну продукцію фірми, обсяг і розподіл роботи в процесі розвитку виробництва, вихід із ладу і простої обладнання, використання робочого часу або працівників, безпосередньо пов'язаних з виробництвом, втрати й якість продукції, різні виробничі витрати.

В організаціях, що безпосередньо не пов'язані з виробництвом (в службах, спеціальних організаціях, урядових міністерствах), треба таким самим чином перевірити послуги або функції, які можна розглядати як їхню «продукцію» (табл. 7.5).

Таблиця 7.5

Виробнича діяльність

Предмет діагностики	Питання
Управління виробництвом	Принципи управління. Застосовувана виробнича стратегія. Персонал (чисельність і кваліфікація працівників). Місце в корпоративній структурі
Виробничі підрозділи	Кількість, місцезнаходження. Спеціалізація Зв'язки
Виробничі потужності	Обсяг. Використання. Брак виробничих потужностей. Вільні і резервні потужності
Застосовувана технологія	Тип. Рівень, складність. Земельні ділянки і будівлі. Володіння або оренда. Місцезнаходження, транспортні магістралі. Термін використання, стан. Придатність. Експлуатаційні витрати
Організації й обладнання	Типи, кількість. Термін використання, стан, простої. Рівень технічної складності (рівень автоматизації, точність, продуктивність та інші характеристики). Придатність. Технічне обслуговування (система, рівень). Спеціальне обладнання
Організація виробництва	Потоки матеріалів і продукції (схеми технологічних процесів). Виконувана робота (обсяг, місце, контроль). Обробка матеріалів. Нові форми організації
Функції контролю і підтримки	Планування, складання календарного плану, координація, звітність. Оперативний контроль (система, рівень). Організація виробництва (аналіз використання робочого часу, аналіз вартості тощо). Можливості персоналу (інженерно-технічних працівників)
Управління якістю	Застосовувана система. забезпечення якості. Досягнутий рівень. Нові тенденції
Постачання	Організація. Процедури, обмеження. Основні постачальники, надійність поставок. Субпідрядники
Робітники, зайняті в сфері виробництва	Категорії. Кваліфікація, досвід. Оплата праці, стимулювання. Персонал служби нагляду і контролю
Забезпечення безпеки	Нещасні випадки. Профілактичні заходи
Продуктивність виробництва	Прямі витрати на виробництво основної продукції. Продуктивність праці. Збитки (збитки внаслідок простоїв, непродуктивні витрати матеріалів і енергії, дрібні крадіжки тощо)

Інноваційна діяльність. У першу чергу необхідно визначити роль досліджень і експериментальних розробок у розвитку діяльності організації. Якщо організація орієнтована на проведення досліджень і провадить діяльність у технічно прогресивній галузі промисловості (наприклад, у галузі електронної або нафтохімічної промисловості), то управління дослідною діяльністю може чинити значно більший вплив на загальні результати діяльності, ніж управління виробництвом. Треба дослідити взаємозв'язки, що існують в повному циклі «дослідження – експериментальні розробки - виробництво – збут продукції». При діагностуванні фірми треба розглянути витрати на дослідження й експериментальні розробки, оскільки ці витрати характеризують зв'язки між управлінням згаданою галуззю промисловості й управлінням фірмою, швидкість впровадження результатів досліджень і експериментальних розробок у виробництво і труднощі за такого впровадження, кваліфікацію професійних працівників складу основного персоналу, а також основні досягнення у відповідних підрозділах (табл. 7.6).

Таблиця 7.6

Інноваційна діяльність

Предмет діагностики	Питання
Управління	Стратегія і політика (визначення). Виконання планів. Структура. Місце в корпоративній структурі. Індивідуальні характеристики
Персонал	Чисельність працівників.Кваліфікація, досвід. Досягнення. Стимулювання
Можливості для нововведень	Проектування зразків продукції, перелік нових проектів. Лабораторії. Майстерні для виготовлення експериментальних зразків. Обладнання для випробувань, пробна експлуатація. Інформаційне і бібліотечне обслуговування
Співробітництво з іншими організаціями	Типи договорів. Партнери. Ліцензійні угоди та інші подібні угоди
Використання	Результати використання. Вплив на підприємницьку діяльність Особливі переваги

Навіть в організаціях, в яких дослідження й експериментальні розробки майже або зовсім відсутні, можливе певне відношення до досліджень і експериментальних розробок, які здійснюються зовнішніми організаціями, наприклад, організація може придбати ліцензії або технологічні засоби у вигляді нового обладнання.

Організація капіталовкладень (накопичення капіталу), які значною мірою залежать від використання результатів досліджень і експериментальних розробок, може вимагати особливої уваги, якщо розглядаються організації, що інтенсивно розширюють свою діяльність або здійснюють реконструкцію.

Трудові ресурси. Критичний фактор цієї проблеми – вплив політики щодо трудових ресурсів (тобто вплив критеріїв, що використовуються

при підборі, найманні, підвищенні кваліфікації, стимулюванні й оплаті праці працівників) на діяльність і перспективи розвитку організації. Незважаючи на обмежені можливості для аналізу в межах короткого оглядового дослідження, необхідно одержати правильне уявлення про те, які рішення приймаються в цій сфері, хто приймає такі рішення і як ці рішення впливають на моральний стан і стимулювання працівників. Потім необхідно коротко розглянути питання, пов'язані з плануванням завдань професійного розвитку та службового просування працівників і оцінкою діяльності персоналу, а також роль навчання і підвищення кваліфікації працівників. У сфері оплати і стимулювання праці необхідно розглянути як фінансові засоби (політика щодо заробітної плати, участь у розподілі прибутків), так і інші засоби стимулювання (можливості для підвищення кваліфікації і заробітної плати, гарантії трудової зайнятості, соціальне забезпечення), а також оцінити вплив цих засобів на продуктивність праці в досліджуваній організації (табл. 7.7).

Таблиця 7.7

Трудові ресурси

Предмет діагностики	Питання
Управління трудовими ресурсами	Принципи і політика. Планування трудових ресурсів. Підбір персоналу відділу управління персоналом. Місце в корпоративній структурі
Структура персоналу	Дані про вік і стать. Кваліфікація, майстерність (згідно з категоріями). Робітники з національних меншин, іноземні робітники. Умови наймання на постійну, тимчасову або сезонну роботу. Текучість робочої сили. Прогули
Комплектування і підбір	Практичні способи комплектування персоналу. Практичні способи підбору майбутніх працівників
Навчання і підвищення кваліфікації	Перспективи службового просування. Організація. Методи і технічні.Чергування робіт. Оцінка персоналу
Оплата і стимулювання праці	Система оплати праці. Рівні і диференціація оплати праці. Оплата за результатами праці. Участь у розподілі прибутків та інші подібні схеми. Вигоди для суспільства. Нематеріальні стимули
Стосунки між працівниками і керівництвом	Характерні особливості і практичне використання таких відносин. Вплив на управління і продуктивність

 

У будь-якому випадку треба ознайомитися з усіма основними принципами, покладеними в основу відносин між персоналом і керівництвом організації-клієнта.

Системи управління і практична діяльність. Поступово потрібно розширювати і поглиблювати свої знання і розуміння системи управління організації, намагатися визначити залежність між виявленими проблемами і можливостями прийняття та виконання рішень у важливих питаннях.

Особливу увагу слід звернути на особисті дані і дані про стиль управління, які характеризують основних керівників, а також на різні показники, які характеризують так звану організаційну культуру (табл. 7.8).

Таблиця 7.8