IV. Порядок реализации права на компенсацию расходов

в авансовом порядке до отъезда в отпуск (на отдых)

17. Работник вправе представить заявление о компенсации расходов
на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска (месту отдыха) и обратно в авансовом порядке (далее в настоящем разделе – заявление) до отъезда в отпуск (его несовершеннолетних детей –
на отдых).

Заявление представляется в государственную организацию, которая обеспечивает деятельность соответствующих лиц, замещающих государственные должности Архангельской области, государственную организацию, в которой работник замещает должность государственной гражданской службы Архангельской области или работает, если иное не предусмотрено абзацами третьим и четвертым настоящего пункта.

Заявления лиц, замещающих государственные должности Архангельской области в исполнительных органах государственной власти Архангельской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Архангельской области, директора территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области представляются в администрацию Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее – администрация).

Заявления руководителей государственных учреждений Архангельской области представляются в исполнительные органы государственной власти Архангельской области, осуществляющие от имени Архангельской области функции и полномочия учредителя (далее – исполнительные органы).

18. Заявление представляется работником не позднее, чем за 14 календарных дней до дня начала отпуска (в отношении несовершеннолетних детей –
до предполагаемого начала отдыха). В заявлении указываются:

1) фамилии, имена, отчества (последние – при наличии) работника
и (или) его несовершеннолетних детей;

2) даты рождения несовершеннолетних детей работника;

3) место использования отпуска работником (место отдыха и дата предполагаемого начала отдыха его несовершеннолетних детей);

4) виды транспорта, которыми предполагается воспользоваться;

5) маршрут следования работника к месту использования отпуска
(его несовершеннолетних детей – к месту отдыха) и обратно;

6) примерная стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска (месту отдыха) и обратно;

7) срок возврата суммы предварительной компенсации расходов.

19. Государственная организация (администрация, исполнительный орган), рассмотрев заявление, принимает решение о полном или частичном удовлетворении заявления или об отказе в этом.

20. Основаниями для частичного удовлетворения заявления являются следующие обстоятельства:

1) установление государственной организацией (администрацией, исполнительным органом) на основе общедоступной информации факта превышения примерной стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска (месту отдыха) и обратно, указанной в заявлении, над тарифами, установленными перевозчиками;

2) недостаточность у государственной организации необходимых финансовых средств при условии, что работник при составлении графика отпусков на текущий год не уведомлял государственную организацию
о намерении воспользоваться правом на компенсацию расходов.

21. В случае полного или частичного удовлетворения заявления предварительная компенсация расходов выплачивается работнику не ранее, чем за 30 календарных дней, и не позднее, чем за три рабочих дня
до дня начала отпуска (в отношении несовершеннолетних детей –
до предполагаемого начала отдыха).

22. Основаниями для отказа в удовлетворении заявления являются следующие обстоятельства:

1) работник не относится к категории лиц, имеющих право на компенсацию расходов;

2) ко дню отъезда к месту использования отпуска (на отдых) право
на компенсацию расходов у работника не возникло;

3) работник ранее использовал право на компенсацию расходов за соответствующий двухлетний период, дающий право на компенсацию расходов;

4) работник представил заявление в отношении лиц, расходы которых по проезду к месту использования отпуска (на отдых) и обратно компенсации не подлежат;

5) работник представил заявление в отношении несовершеннолетних детей, для которых федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации предусмотрен бесплатный проезд;

6) нарушение работником срока представления заявления, предусмотренного пунктом 18 настоящих Правил;

7) отсутствие в заявлении сведений, предусмотренных пунктом 18 настоящих Правил;

8) отсутствие у государственной организации необходимых финансовых средств при условии, что работник при составлении графика отпусков
на текущий год не уведомлял государственную организацию о намерении воспользоваться правом на компенсацию расходов;

9) работник претендует на компенсацию расходов в авансовом порядке в связи с использованием ежегодного оплачиваемого отпуска
с последующим увольнением.

23. Решение по итогам рассмотрения заявления оформляется:

распоряжением Губернатора Архангельской области – в отношении лиц, замещающих государственные должности Архангельской области
в исполнительных органах государственной власти Архангельской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Архангельской области и директора территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области;

приказом председателя Архангельского областного Собрания депутатов – в отношении лиц, замещающих государственные должности Архангельской области в Архангельском областном Собрании депутатов, лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Архангельской области
в аппарате Архангельского областного Собрания депутатов, и работников аппарата Архангельского областного Собрания депутатов, если иное не предусмотрено постановлением Архангельского областного Собрания депутатов;

распоряжением председателя избирательной комиссии Архангельской области – в отношении лиц, замещающих государственные должности Архангельской области в избирательной комиссии Архангельской области, лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Архангельской области в аппарате избирательной комиссии Архангельской области, и работников аппарата избирательной комиссии Архангельской области, если иное не предусмотрено решением избирательной комиссии Архангельской области;

распоряжением уполномоченного по правам человека в Архангельской области – в отношении лица, замещающего государственную должность уполномоченного по правам человека в Архангельской области, лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Архангельской области в аппарате уполномоченного по правам человека в Архангельской области, и работников аппарата уполномоченного по правам человека
в Архангельской области;

распоряжением председателя контрольно-счетной палаты Архангельской области – в отношении лиц, замещающих государственные должности Архангельской области в контрольно-счетной палате Архангельской области, лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Архангельской области в аппарате контрольно-счетной палаты Архангельской области, и работников контрольно-счетной палаты Архангельской области, если иное не предусмотрено регламентом контрольно-счетной палаты Архангельской области;

приказом руководителя исполнительного органа государственной власти Архангельской области – в отношении лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Архангельской области в исполнительном органе государственной власти Архангельской области (за исключением руководителя исполнительного органа государственной власти Архангельской области), работников исполнительного органа государственной власти Архангельской области;

приказом директора территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области – в отношении работников территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области
(за исключением директора территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области);

распоряжением исполнительного органа государственной власти Архангельской области – в отношении руководителей подведомственных государственных учреждений Архангельской области;

приказом руководителя государственного учреждения Архангельской области – в отношении работников государственного учреждения Архангельской области (за исключением руководителя государственного учреждения Архангельской области).

24. Работник письменно уведомляется об отказе в удовлетворении заявления не позднее, чем за три рабочих дня до дня начала отпуска
(в отношении несовершеннолетних детей – до предполагаемого начала отдыха).

V. Порядок реализации права на компенсацию расходов при окончательном расчете после возвращения из отпуска (с отдыха)

25. Работник, воспользовавшийся правом на компенсацию расходов
в авансовом порядке, представляет отчет о произведенных расходах с приложением документов, подтверждающих расходы, предусмотренных настоящим разделом (далее также – отчет с прилагаемыми документами), не позднее
7 рабочих дней со дня выхода на работу из отпуска (для несовершеннолетних детей – со дня прибытия с отдыха), но не позднее дня увольнения из государственной организации (прекращения осуществления полномочий
по государственной должности Архангельской области).

Работник, воспользовавшийся правом на компенсацию расходов
в авансовом порядке, но не выезжавший в отпуск (несовершеннолетние
дети – на отдых), возвращает выплаченную ему сумму предварительной компенсации расходов не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу из отпуска (для несовершеннолетних детей – не позднее 40 календарных дней со дня получения работником предварительной компенсации расходов).

Работник, не пользовавшийся правом на компенсацию расходов
в авансовом порядке, представляет заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска (месту отдыха) и обратно (далее в настоящем разделе – заявление) и отчет
с прилагаемыми документами не позднее дня увольнения из государственной организации (прекращения осуществления полномочий по государственной должности Архангельской области).

Работник, выезжавший к месту использования отпуска (несовершеннолетние дети – к месту отдыха) в связи с использованием ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением, представляет заявление и отчет
с прилагаемыми документами не позднее двух месяцев со дня возвращения из отпуска (несовершеннолетних детей – с отдыха).

26. Заявление и отчет с прилагаемыми документами представляется
в государственную организацию, которая обеспечивает деятельность соответствующих лиц, замещающих государственные должности Архангельской области, государственную организацию, в которой работник замещает должность государственной гражданской службы Архангельской области или работает, если иное не предусмотрено абзацами вторым и третьим настоящего пункта.

Заявления и отчеты с прилагаемыми документами лиц, замещающих государственные должности Архангельской области в исполнительных органах государственной власти Архангельской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Архангельской области, директора территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области представляются в администрацию.

Заявления и отчеты с прилагаемыми документами руководителей государственных учреждений Архангельской области представляются
в исполнительные органы.

27. В заявлении указываются:

фамилии, имена, отчества (последние – при наличии) работника
и (или) его несовершеннолетних детей, выезжавших в отпуск (на отдых);

место использования отпуска работником (место отдыха его несовершеннолетних детей);

маршрут следования работника к месту использования отпуска
(его несовершеннолетних детей – к месту отдыха) и обратно. В случае использования работником (его несовершеннолетними детьми) личного автомобильного транспорта для проезда к месту использования отпуска (отдыха) и обратно в заявлении указывается расстояние, которое проехало транспортное средство;

сумма произведенных расходов в рублях.

Отчет о произведенных расходах представляется работником в виде авансового отчета по форме, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации.

Если в отдельных перевозочных или иных документах, подтверждающих произведенные расходы, сумма расходов указана в иностранной валюте,
она пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации (Банка России) на дату фактического осуществления расходов,
а при невозможности определения этой даты – на дату, соответствующую дате отъезда в отпуск (на отдых).

28. К отчету работника о произведенных расходах прилагаются:

перевозочные документы, в которых указаны суммы произведенных расходов;

справки, подтверждающие оплату услуг по оформлению перевозочных документов.

29. Перевозочные документы, прилагаемые к отчету работника
о произведенных расходах, представляются работником в виде оригиналов на бумажном носителе либо в виде электронных перевозочных документов (электронных проездных документов) и посадочных талонов (посадочных купонов, контрольных купонов) на бумажном носителе. В случае утери посадочных талонов (посадочных купонов, контрольных купонов) работник прилагает к отчету о произведенных расходах справку перевозчика, содержащую информацию о перевозке (время и место убытия, время и место прибытия) и лице, воспользовавшемся услугами по перевозке (фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии).

Перевозочные документы должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать лицо, на которое они оформлены, в случае перевозки воздушным транспортом, а также в случаях, когда включение таких сведений в перевозочные документы предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации или перевозчиками.

Справки, подтверждающие оплату услуг по оформлению перевозочных документов, прилагаемые к отчету работника о произведенных расходах, представляются работником в виде оригиналов.

30. Для компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту отдыха несовершеннолетних детей и обратно к отчету работника о произведенных расходах на несовершеннолетних детей, выезжавших на отдых:

1) в отношении несовершеннолетних детей прилагаются:

копия документа, удостоверяющего происхождение несовершеннолетних детей от работника;

документ, подтверждающий проживание несовершеннолетних детей
в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях (один из следующих документов: копии страниц паспортов обоих или единственного родителя несовершеннолетнего ребенка с отметками о регистрации по месту жительства, копия страниц паспорта несовершеннолетнего ребенка с отметкой о регистрации по месту жительства, копия свидетельства о регистрации по месту жительства несовершеннолетнего ребенка, копия поквартирной карточки или выписка из домовой (поквартирной) книги с места жительства несовершеннолетнего ребенка, справка с места жительства несовершеннолетнего ребенка, выданная на основании поквартирной карточки или домовой (поквартирной) книги и содержащая сведения об адресе места жительства несовершеннолетнего ребенка, дате выдаче, либо копия судебного решения об определении места жительства несовершеннолетнего ребенка или
об установлении факта проживания несовершеннолетнего ребенка
в определенном жилом помещении). Данный документ должен содержать сведения о периоде проживания (дате начала либо датах начала и окончания) либо при отсутствии таких сведений должен быть выдан не ранее, чем за два месяца до дня отъезда несовершеннолетнего ребенка на отдых;

документы, предусмотренные пунктами 28 и 29 настоящих Правил;

2) в отношении несовершеннолетних детей в возрасте старше 16 лет дополнительно прилагаются:

либо документ образовательной организации об освоении несовершеннолетним ребенком образовательных программ общего образования, среднего профессионального образования или высшего образования в данной образовательной организации (в случае обучения несовершеннолетнего ребенка в форме семейного образования или самообразования – о прохождении промежуточной и государственной итоговой аттестации в данной образовательной организации). Данный документ считается действительным в течение учебного года, в котором он был выдан, и трех месяцев после его окончания;

либо документ органа службы занятости населения о регистрации несовершеннолетнего ребенка в качестве безработного с указанием периода, в течение которого (дня, начиная с которого, если этот период не окончен
ко дню выдачи документа) несовершеннолетний ребенок был признан безработным.

31. Для компенсации расходов, в случае если работник и (или) его несовершеннолетние дети использовали проезд более высокой категории, чем установлено подпунктом 1 пункта 12 настоящих Правил, к отчету работника о произведенных расходах прилагаются:

документы, предусмотренные пунктами 28 и 29 настоящих Правил;

справки о стоимости проезда в соответствии с установленной подпунктом 1 пункта 12 настоящих Правил категорией проезда по тому же маршруту, выданные работнику соответствующими перевозчиками или их уполномоченными агентами, на дату приобретения перевозочного документа. Расходы на получение указанных справок компенсации не подлежат.

32. Для компенсации расходов, в случае если работник и (или) его несовершеннолетние дети проводили отпуск (отдых) на основании договора о реализации туристского продукта, перевозочный документ отсутствует или в нем не указан тариф, а стоимость проезда включена в общую стоимость туристского продукта, к отчету работника о произведенных расходах прилагается справка турагента и справка туроператора (копия справки туроператора, заверенная турагентом) с указанием в них фамилий, имен
и отчеств (последних – при наличии) работника и (или) его несовершеннолетних детей, которым оказывался комплекс услуг в рамках туристского продукта, общей стоимости туристского продукта и стоимости проезда к месту использования отпуска (месту отдыха) и обратно.

33. Для компенсации расходов, в случае если работник и (или) его несовершеннолетние дети выезжали в отпуск (на отдых) и (или) возвращались обратно с использованием личного автомобильного транспорта, к отчету работника о произведенных расходах прилагаются:

1) документы на транспортное средство – копия паспорта транспортного средства, свидетельства о регистрации транспортного средства, доверенности на право управления транспортным средством, договора аренды транспортного средства или договора безвозмездного пользования транспортным средством. В данных документах должны быть указаны модель и марка транспортного средства;

2) документы, подтверждающие расходы на приобретение топлива, – отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки автозаправочных станций;

3) документы об оплате проезда по платным автомобильным дорогам (платным участкам автомобильных дорог) – отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки владельцев автомобильных дорог (их агентов, концессионеров);

4) документы, подтверждающие нахождение работника в месте использования отпуска (его несовершеннолетних детей – в месте отдыха) (представляется один из документов):

свидетельство о регистрации по месту пребывания работника и (или) его несовершеннолетних детей;

документ, подтверждающий временное пребывание (размещение) работника и (или) его несовершеннолетних детей в гостинице или ином средстве размещения (санатории, пансионате, доме отдыха, туристической базе, кемпинге, общежитии, оздоровительном учреждении для детей и т.д.), выданный владельцем гостиницы или иного средства размещения
и подписанный его уполномоченным работником, с указанием места и даты выдачи, фамилий, имен и отчеств (последних – при наличии) работника
и (или) его несовершеннолетних детей, наименования (фамилии, имени
и отчества) владельца гостиницы или иного средства размещения;

документ, подтверждающий временное пребывание работника
и (или) его несовершеннолетних детей в определенном жилом помещении, выданный юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, осуществляющим управление многоквартирными домами, и подписанный его уполномоченным работником, с указанием места и даты выдачи, фамилий, имен и отчеств (последних – при наличии) работника и (или) его несовершеннолетних детей, наименования юридического лица (фамилии, имени и отчества индивидуального предпринимателя), осуществляющего управление многоквартирными домами;

справка органа местного самоуправления (компетентного органа государства пребывания) с указанием места и даты выдачи, фамилий, имен
и отчеств (последних – при наличии) работника и (или) его несовершеннолетних детей, наименования выдавшего органа, заверенная печатью органа местного самоуправления (компетентного органа государства пребывания);

свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина
в определенном месте, выданное нотариусом, главой местной администрации или специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления либо должностным лицом консульского учреждения Российской Федерации в отношении работника и (или) его несовершеннолетних детей;

справка консульского учреждения Российской Федерации или почетного консула Российской Федерации о постановке на консульский учет и (или) о снятии с консульского учета, выданная в отношении работника
и (или) его несовершеннолетних детей.

34. Если документы, предусмотренные подпунктом 4 пункта 33 настоящих Правил, изложены на иностранном языке, к отчету работника
о произведенных расходах прилагается перевод документа на русский язык, подписанный работником.

35. Для компенсации расходов, в случае если у работника отсутствуют перевозочные и иные документы, подтверждающие произведенные расходы на оплату стоимости проезда работника к месту использования отпуска (его несовершеннолетних детей – к месту отдыха) и обратно, к отчету работника о произведенных расходах прилагаются:

справка о стоимости проезда в соответствии с установленной пунктом 16 настоящих Правил категорией проезда, выданная работнику соответствующим перевозчиком или его уполномоченным агентом на дату приобретения перевозочного документа. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат;

документы, предусмотренные подпунктом 4 пункта 33 и пунктом 34 настоящих Правил.

Для компенсации расходов, в случае если у работника отсутствуют перевозочные и иные документы, подтверждающие произведенные расходы на оплату стоимости проезда работника от места использования отпуска
(его несовершеннолетних детей – от места отдыха) к месту жительства (месту пребывания), к отчету работника о произведенных расходах прилагаются:

документы, предусмотренные пунктами 28 и 29 настоящих Правил, подтверждающие проезд работника к месту использования отпуска (несовершеннолетних детей – к месту отдыха);

36. В случае если работник при проезде к месту использования отпуска (его несовершеннолетние дети – к месту отдыха) или обратно совершали вынужденные остановки, к отчету работника о произведенных расходах прилагаются документы, подтверждающие обстоятельства, вызвавшие эти остановки.

37. Перечень документов, прилагаемых к отчету работника о произведенных расходах, предусмотренных настоящим разделом, является исчерпывающим. Государственные организации (администрация, исполнительные органы)
и их должностные лица не вправе требовать от работников представления иных документов.

38. Государственная организация (администрация, исполнительный орган), рассмотрев заявление и отчет с прилагаемыми документами, принимает решение о компенсации расходов, об отказе в этом, о принятии отчета о произведенных расходах или о возврате работником суммы предварительной компенсации расходов.

39. Решение по итогам рассмотрения заявления и отчета с прилагаемыми документами оформляется:

приказом председателя Архангельского областного Собрания депутатов – в отношении лиц, замещающих государственные должности Архангельской области в Архангельском областном Собрании депутатов, лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Архангельской области
в аппарате Архангельского областного Собрания депутатов, и работников аппарата Архангельского областного Собрания депутатов, если иное
не предусмотрено постановлением Архангельского областного Собрания депутатов;

40. Решение о компенсации расходов принимается и компенсация расходов выплачивается работнику в течение 30 календарных дней со дня представления работником заявления и отчета о произведенных расходах, если иное не предусмотрено абзацем вторым настоящего пункта.

Решение администрации, исполнительного органа о компенсации расходов в отношении руководителей исполнительных органов государственной власти Архангельской области, директора территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области, руководителей государственных учреждений Архангельской области принимается и передается в соответствующий исполнительный орган государственной власти Архангельской области, территориальный фонд обязательного медицинского страхования Архангельской области, государственное учреждение Архангельской области в течение 15 календарных дней со дня представления работником заявления и отчета о произведенных расходах. Компенсация расходов выплачивается работнику в течение 15 календарных дней со дня получения решения администрации, исполнительного органа соответственно в исполнительном органе государственной власти Архангельской области, территориальном фонде обязательного медицинского страхования Архангельской области, государственном учреждении Архангельской области.

41. Основаниями для отказа в компенсации расходов являются следующие обстоятельства:

1) работник не относится к категории лиц, имеющих право на компенсацию расходов;

3) работник ранее использовал право на компенсацию расходов
за соответствующий двухлетний период, дающий право на компенсацию расходов;

4) работник представил отчет о произведенных расходах в отношении лиц, расходы которых по проезду к месту использования отпуска (на отдых) и обратно компенсации не подлежат;

5) работник представил отчет о произведенных расходах в отношении несовершеннолетних детей, для которых федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации предусмотрен бесплатный проезд;

6) работником представлены не все документы, предусмотренные настоящим разделом, или данные документы содержат не все сведения, предусмотренные настоящим разделом;

7) нарушен срок представления отчета работника о произведенных расходах, предусмотренный пунктом 25 настоящих Правил.

42. Работник письменно уведомляется об отказе в компенсации расходов в срок не позднее 14 календарных дней со дня представления работником заявления и отчета о произведенных расходах.

43. В случае если сумма полученной работником предварительной компенсации расходов совпадает с суммой компенсации расходов, определенной на основании отчета работника о произведенных расходах, государственная организация (администрация, исполнительный орган) принимает отчет о произведенных расходах.

44. В случае если сумма полученной работником предварительной компенсации расходов превышает сумму компенсации расходов, определенную на основании отчета работника о произведенных расходах, работник уведомляется об этом в срок не позднее 14 календарных дней
со дня представления заявления и отчета о произведенных расходах
и возвращает разницу в срок не позднее 5 рабочих дней со дня уведомления.

45. В случае отказа в компенсации расходов работник после устранения обстоятельств, послуживших основанием для отказа, вправе вновь представить заявление и (или) отчет с прилагаемыми документами
в порядке, предусмотренном настоящим разделом.