Документы, используемые при работе с товарами

В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, мож­но отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только скла­дом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).

Внешние документы: Товарно-транспортная накладная, CMR; Товарная накладная (форма ТОРГ-12), Грузовая таможенная декларация (ГТД), Спецификация; Счет-фактура, инвойс; Упаковочный лист; Заявка на прием товаров; Заявка на отгрузку товаров; Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1); Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3); Доверенность на получение товара со склада; Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14); Инвентаризационная опись; Сводная инвентаризационная опись; Сличительная ведомость; Таблица несоответствий; Акт инвентаризации.

Внутренние документы склада: Приходная накладная; Расходная накладная; Журнал регистрации транспортных средств; Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений; Лист осмотра товара; Пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от про­филя деятельности компании [14, c. 152-154].

Автоматизированные системы учёта

При использовании автоматизированной системы учета создание необходи­мых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать лю­бой документ, используя информацию, имеющуюся в БД. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.

К постоянной информации можно отнести: наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара; наименования перевозчиков; наименование, адрес и платежные реквизиты склада; наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара; артикул и наименование товаров; определенные характеристики товаров и др.

К переменной информации можно отнести: данные о транспортном средстве; данные о водителе или экспедиторе; время и дату; данные о количестве товара и др.

Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позво­ляет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о това­ре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильнос­ти внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).

В зависимости от уровня организации программно-технических средств выделяют:

• обработку информации вручную;

• обработку информации в пакетном режиме (имеется в виду подготов­ка данных о поступающих и отгруженных грузах, которые периодически
вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не являться собственностью склада);

• обработку информации в режиме реального времени. В этом случае
информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точ­нее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработ­ки информации используются развитая терминальная сеть и определенная вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкретных условий это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или ма­шина, управляющая всем производством (системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от тех­нических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);

• непосредственное управление от компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими им информационными потоками в режиме реального времени.

Информационная сис­тема — ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса [2, c. 82-85].