Правила оформления документов

О-д текст не только регламентирует ситуацию, но и сам регламентирован (необходимость избежать всяческих неясностей и двусмысленностей в волеизъявлении). Поэтому культурой выработаны и закреплены достаточно жесткие требования к оформлению такого рода бумаг. Регламентирована не только собственно форма (композиция, выбор языковых средств), но и отдельные элементы содержания.

Эти элементы носят название реквизитов (лат. требуемое, необходимое). То есть это предписанный для каждого жанра свой набор необходимых признаков и атрибутов, установленных законом или распорядительным документом. Например, номер документа, гриф учреждения, печать, подпись, имя автора, адресата и т.п.

Совокупность реквизитов и их расположение образуют формуляр документа.

Он может быть создан по трем основным схемам.

1. трафарет стандартных формул, в пробелы между которыми человек вписывает свои данные (доверенность, например);

2. модель (реквизиты, содержательные части расположены в достаточно строгой последовательности, но содержание частей может варьироваться в зависимости от ситуации (заявление, деловое письмо).

3. схема: реквизиты и последовательность частей в значительной степени зависят от изменчивости ситуации и состава участников (объяснительная записка).

Унификация.

Создание документов по определенного рода схемам стало возможным благодаря так называемой унификации. Ее суть – нахождение общих, повторяющихся черт в деловых бумагах, регламентирующих сходные ситуации (обнаружение, вычленение инварианта из множества вариантов). Унификация касается самых разных сторон документа: его структуры, пространственного оформления, языковых конструкций, реквизитов, операций по обработке, хранению, учету.

Интернациональные свойства о-д письменной речи.

Мировые стандарты оформления деловых бумаг предполагают ряд общих принципов: а) точность выражения мыслей б) логичность и структурированность изложения; в) стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Следование этим принципам сообщает следующие интернациональные черты ОДС:

1. Содержание документов основывается на правовых нормах

2. Формально-логический способ ведения делопроизводства

3. Использование языковых средств, предполагающих однозначное понимание (языковые формулы, например);

4. Соблюдение требований делового этикета.

Языковые средства ОДС.

Одним из важных проявлений унификации стало формирование стандартных языковых моделей, которые принято еще называть штампами ОДС. Они отражают типовые ситуации делового общения и позволяют легко, без особых затруднений находить для них языковые формы.

Смысловым ядром таких штампов обычно становится глагол -действие: просим, предлагаем, рекомендуем, сообщаем и т.п.

Речевое действие соотносится, как правило, с целью, которую ставит инициатор делового общения. А от цели зависит и жанр документа.

Но языковые формулы могут выражать не только цель, но и кратко объяснять мотивы, причины высказывания, они способны передавать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение.

Благодаря унификации, документ можно составлять по принципу соединения стандартных языковых моделей.

Одно из важнейших проявлений этих требований к языку ОДС – точность словоупотребления (использование слова в строгом соответствии с его значением).

В ОДС существует запрет на смешение с разговорным стилем. Недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечия. Ведь ОДС обслуживает широкие слои населения и должен быть понятен многим людям.

По той же причине в официальных бумагах принято избегать специальных терминов и профессионализмов ныхПо той же причине в офиц.ебляться именно в том. значении,сть словоупотребления.редств, стандартизации терминов, повторяем.

Структура документа должна быть прозрачной, легко воспринимаемой.

В документах принята унификация сокращений.

Характерные ошибки языка ОДС.

Довольно часты ошибки в документах, связанные с употреблением предлогов. Например, конструкции с предлогом «по», а также благодаря (только в значении положительных изменений).

В деловой речи ограничены варианты сочетания слов: оплата – производится, задолженность – погашается, оклады – устанавливаются и т.п.

Использование речевых штампов. В отличие от клише, которые в лаконичной и стандартной «формуле» языка выражают мысль, волю, цели, речевые штампы – это устойчивые обороты речи, которые несут избыточную информацию, то есть засоряют документ, препятствуют его ясному пониманию.