Эти две разновидности делового письма имеют общую цель – привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять Вас на работу или предварить это еще одним этапом – личной встречей (собеседованием). Разница между резюме и письмом в том, что письмо обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): «Госпо-дин председатель», либо по фамилии: «Господин Кузнецов».
В начале такого письма указываются фамилия, имя и отчество полностью, образование (указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом получил, какая квалификация и специальность указаны в дипломе). Далее сообщается настоящее место работы (здесь же целесообразно указать и другие места работы, где соискатель работал ранее, но право выбора за ним). После этого указывается должность, на которую претендует соискатель, но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель; здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочется иметь автору резюме (письма).
Составив черновик письма, перечитайте его, представив себя на месте адресата: хотели бы Вы, чтобы потенциальный сотрудник, автор письма (резюме), работал бы во вверенной или принадлежащей Вам организации? Если да, то письмо пора перепечатывать и отсылать, если нет – над его содержательной стороной надо еще поработать.
Письмо-заявление об уходе.
Обычное заявление об уходе содержит должность, фамилию, имя, отчество адресата(в правом верхнем углу), название делового послания (слово «Заявление» – в середине строки). Далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты. Причина такой просьбы может быть указана, а может и не называться, хотя более этичным является первый вариант.
Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-заявления об уходе.
Письмо-заявление отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения. Обычно, называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску (например желание найти место работы ближе к месту жительства, чтобы тратить на переезды меньше времени, желание освоить новое направление работы и т.п.). В письме уместно выразить благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение. Однако письмо-заявление не должно быть «поминальным плачем», ведь сотрудник увольняется по собственному желанию, поэтому следует соблюсти баланс между желанием уволиться, явно выраженным, и чувством благодарности к оставляемому коллективу и его руководству.
Рекомендательное письмо.
Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице):...рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого); можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного» и тому подобные прилагательные. Но рекомендательное письмо может быть и более многословным. В современной деловой жизни принято следующее содержание рекомендательного письма: представление рекомендующего адресату («К Вам обращается…») и повод для обращения, характеристика рекомендуемого (базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики). Иногда к рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность, тогда о наличии резюме упоминается в рекомендательном письме. В заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме для принятия окончательного решения. В конце письма – подходящая к данной ситуации «формула вежливости» (данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом' и прилагаемыми материалами).
Письмо-отказ.
Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо из претендентов.
Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа. Более приемлемой и этичной может быть фраза «К сожалению, мы не имеем возможности, в настоящее время, предоставить Вам возможность трудоустройства в силу следующих причин…». Далее следует указать достаточно объективную причину, препятствующую приему на работу (например, невозможности увеличения контингента работающих). Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту.
