Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости, куда заносятся сведения о тех товарно-материальных ценностях, по которым обнаружены расхождения бухгалтерского учета с инвентаризационными описями. Остальные ценности показываются в них общей суммой. Бухгалтерия проверяет правильность записей в описях, ошибки исправляются и скрепляются подписями всех членов комиссии.

Решение по недостачам, потерям, порче товарно-материальных ценностей комиссия принимает на основании письменных объяснений соответствующих работников и данных инвентаризации. Результаты оформляются протоколом, который утверждает руководитель.

Порядок регулирования инвентаризационных разниц:

1. Недостачи и порча имущества списываются в пределах норм естественной убыли на издержки производства и обращения, а сверх норм на счет виновных (если установлены).

2. При пересортице - взаимно засчитываются у одного и того же лица, а разница недостачи - на счет виновного.

3. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты предприятия, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

 

8. Техника и формы бухгалтерского учёта.

 

8.1. Учётные регистры, их классификация и виды.

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т.е. регистрация учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры.

Все хозяйственные операции после проверки оформляющих их документов в части правильности арифметических подсчётов, законности и их целесообразности должны быть в определённой последовательности сгруппированы и зарегистрированы в учётных регистрах.

Учётные регистры – это определённым образом разграфлённые таблицы, предназначенные для ведения учётных записей, то есть для регистрации определённых хозяйственных операций, состояния и движения хозяйственных средств предприятий и их источников.

Записи в учётных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, для управления производством, для последующего экономического анализа и для подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений.

Учётные регистры классифицируют по следующим признакам:

1. По характеру бухгалтерских записей регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах бухгалтерские документы записываются в хронологической последовательности их поступления (регистрационный журнал при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учёта и др.).

В систематических регистрах группируются однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции (кассовая книга, карточки складского учёта и др.).

Кроме того применяются регистры, одновременно сочетающие хронологические и систематические записи (журнал-главная, журналы-ордера).

2. По объёму содержания учётные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.

В синтетических регистрах хозяйственные операции отражаются в обобщённом виде и только в денежном выражении (главная книга, оборотные ведомости и др).

В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с возможной полнотой, а по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях (карточки складского учёта, расчётные ведомости). Регистры аналитического учёта ведутся в развитие какого-либо определенного синтетического счета.

3. По форме построения регистры делятся на регистры двусторонней, односторонней и шахматной формы.

При двусторонней форме регистра записи проводятся отдельно слева по приходу, а справа по расходу каких-либо материальных ценностей, денежных средств. Это дает возможность подсчитать обороты по приходу и расходу. Но это не всегда удобно, так как с какой-то стороны записей может быть намного больше.

Например, поступили материалы сразу несколько тонн, их приход отмечен одной записью в учётном регистре, а расход происходит ежедневно по несколько кг. В этих случаях удобнее пользоваться односторонней формой регистра.

 

Таблица 10 – Односторонняя форма учётного регистра.

Дата	№ операции	Содержание записи	Приход	Расход	Остаток
		Остаток на начало месяца Отпущено Поступило Поступило Поступило Отпущено
		Оборот			X
		Остаток на конец месяца	X	X

 

Таблица 11 – Двусторонняя форма учётного регистра

Приход	Расход
Дата	№ операции	Содержание записи	Сумма	Дата	№ операции	Содержание записи	Сумма
		Остаток на начало месяца Поступило Поступило Поступило				Отпущено Отпущено
		Оборот				Оборот
		Остаток на конец месяца

 

Большое распространение имеет шахматная форма регистра. По горизонтали указываются дебетуемые части, а по вертикали кредитуемые. Данная форма становится неудобной при большом числе дебетуемых и кредитуемых счетов, а также при многократных записях с одинаковой корреспонденцией.

4. По способу заполнения учётные регистры могут делится на регистры оформленные ручным и механизированным способом (в виде машинограмм, магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей).

При обработке данных на компьютере, регистром является выведенное на экран изображение информации, хранящейся на дискете, диске и других носителях, которое может быть отпечатано на принтере и предстать
обычном бумажном виде. Это наиболее удобный способ регистрации, так как позволяет вносить любые изменения и дополнения во время работы.

5. По виду учётные регистры разделяют на бухгалтерские книги, отдельные листы и карточки.

Бухгалтерские книги – это сброшюрованные отдельные листы определенного формата и графления, где пронумерованы страницы, и их общее количество указывается на обороте последнего листа. На переплёте книги надписывают наименование предприятия, шифр, название синтетического счета и отчётный год. Применение книг ограничено, так как не разделишь между работниками, ведёт книгу один бухгалтер. Преимущество книг в том, что нельзя заменить отдельные листы (кассовая книга, главная книга).

Отдельные листы – учётные регистры большого формата с большим количеством сведений. Они предназначены для аналитического, синтетического и комбинированного учёта, очень удобны и больше всего распространены, так как легко распределить между работниками (журналы-ордера, ведомости, машинограммы и т.п.).

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам хранения (карточки складского учёта материалов). На их основе бухгалтерия создаёт картотеку материалов, запасных частей, МБП, готовой продукции.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учёта обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

 

8.2. Приёмы исправления ошибок в учётных регистрах.

В процессе учётной работы следует избегать ошибок, но всё же они случаются как при составлении документов, так и при ведении учётных регистров. Характер ошибок может быть различный: описки, ошибки при разноске, арифметические ошибки при подсчётах, указание неправильной корреспонденции.

Для выявления допущенных ошибок используют приёмы рациональной проверки:

1. Пунктировка, когда проверенные суммы помечают знаком «V».

2. Выборка, когда делают выборку данных из аналитических счетов на отдельном листе в разрезе статей или субъектов синтетического счёта. Затем, подсчитав итоги, сравнивают их с данными соответствующего синтетического счёта.

Записи в учётные регистры делают аккуратно, без помарок и подчисток, чётко по строкам (не допускается над строками и между ними). По окончании записей в учётные регистры (в конце месяца или по окончании страницы) необходимо подсчитать итоги всех граф и сальдо, сделать взаимную проверку всех итогов (по вертикали и по горизонтали).

 

Перед составлением баланса необходимо сверять обороты и остатки по аналитическим счетам с оборотами и остатками по синтетическим счетам Главной книги на первое число каждого месяца.

Обнаруженные ошибки в учётных регистрах следует немедленно исправить.

Существует следующие приемы исправления ошибок:

1. Корректурный, при котором неправильную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое. Над исправленным пишется правильный текст или сумма и делается надпись «исправлено», ставится дата и подпись лица, внесшего исправление.

2. Способ дополнительных проводок предполагает составление дополнительной проводки на основании бухгалтерской справки в случае, если проводка сделана верно, но сумма оказалась меньше требуемой. Например, сделана проводка Д 60 К 51 7300 руб., а необходимо было отразить 8300 руб. На сумму разницы делаем дополнительную проводку Д 60 К 51 1000 руб. На счетах это отразится следующим образом:

 

Д 60 К		Д 51 К
ОД – 8300	ОК – 8300

 

3. «Красное сторно» применяется при обнаружении ошибок в корреспонденции счетов. «Сторнировать» – значит аннулировать. При этом «красные» суммы воспринимаются в учёте как отрицательные, которые из итогов вычитаются.

Техника исправления:

п.1. аннулирование ошибочной записи, то есть повторение её красным цветом;

п.2. правильная запись в регистры.

Если нужно полностью аннулировать хозяйственную операцию, то ограничиваются п.1.

«Красные» записи применяются также в тех случаях, когда была ошибочно записана большая, чем требуется, сумма при правильной корреспонденции.

В учебной литературе «красное» число представлено как число, обведённое в прямоугольник. Например: работнику предприятия выдано подотчёт 30 рублей. Сделана неправильная проводка Д 70 К 50 30 руб. Делаем исправительную запись приёмом «красное сторно», то есть аннулируем неправильную запись

 

Д 70 К 50

После этого делаем правильную запись

Д 71 К 50 30

На счетах это отразится следующим образом

 

сч. 50 Касса		Сч. 70 Расчеты с персоналом по оплате труда		сч. 71 Расчеты с подотчетными лицами
Д	К	Д	К	Д	К
	ОК – 30	ОД – 0		ОД – 30

 

Исправление ошибки путём списания неправильно записанной суммы с одного счёта на другой (Д 71 К 70) не разрешается, так как при этом будет показано не существующее движение средств.

Пример: Работнику предприятия ошибочно начислена большая сумма заработной платы. Вместо 2200 руб начислено 2800 руб. Данную ошибку можно исправить приёмом «красного сторно» разницы между ошибочной и правильной суммой

1. Д 20 К 70 2800 руб.

2. Д 20 К 70 600 руб.

 

сч. 50 Основное производство		Сч. 70 Расчеты с персоналом по оплате труда
Д	К	Д	К
ОД – 2200			ОК – 2200

 

4. Исправления в денежных документах не допускается, поэтому при обнаружении ошибки они обязательно переоформляются.

 

Формы счетоводства.

Форма счетоводства представляет собой совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных,
характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Применяются различные формы счетоводства, выбор которых определяется размерами предприятия, его структурой, уровнем автоматизации вычислительных работ. Выделяют следующие формы:

1. Мемориально-ордерную;

2. Журнал-Главная (амер.);

3. Журнально-ордерную;

4. Таблично-перфокарточную;

5. Автоматизированную;

6. Упрощенную форму бухучета для малых предприятий;

Все эти системы возникли из староитальянской или венецианской формы, хотя отлича­ются от своей предшественницы. Но суть у них одна: регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их разноска по синтетическим и аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков на счетах, составление заключительного баланса и др. форм от­четности.

 

8.3.1. Мемориально-ордерная или контрольно-шахматная форма счетовод­ства.

Сущность этой формы заключается в следующем: на основе первичных документов, в ко­торых зарегистрированы хозяйственные явления, составляются накопленные и группировочные ведомости. Итоговые данные из этих накопительных регистров записыва­ются в мемориальные ордера. Форма мемориального ордера следующая:

 

Таблица 12.

Мемориальный ордер №1 (по кассе) за октябрь месяц.

 

№ п/п	Содержание записи	По Д счета	По К счета	Сумма (руб.)
	Получено с р/с в кассу Получено от п/отч лиц Получена в кассу квартплата Получено за путевку в дом отдыха Выдана з/пл Выплачено депонентам Выдано п/отчет Внесена выручка в банк
Итого:

 

Итого: Сумма прописью ___________________________________

Гл. бух.: ____________

Бухгалтер:__________

 

Обычно бухгалтерия разделена на отделы: расчетный, материальный, общий, готовой продукции и т. п. В соответствии с этим делением каждый отдел составляет свои, закреплен­ные за ним мемориальные ордера.

Обычно за одними и теми же операциями закрепляется один и тот же номер мемориального ордера.

Пример: кассовые операции – мемориальный ордер №1;

банковские операции – мемориальный ордер №2;

поступление и отпуск материалов – мемориальный ордер №4 и т. д.

Это позволяет еще до составления мемориального ордера вести аналитический учет средств, отражаемых в данном ордере, делает возможной разноску сумм по счетам аналити­ческого учета со ссылкой на соответствующий номер мемориального ордера, где будут хра­ниться учетные документы.

Составленные, проверенные и подписанные мемориальные ордера записываются общими итогами в Регистрационный журнал - хронологический регистр бухучета.

 

Таблица 13.

Регистрационный журнал.

 

№ п/п	Порядковые номера мемориальных ордеров	Даты составления ордеров	Суммы по мемориальным ордерам, руб.
	Мем. ордер №1 Мем. ордер №2	2/XI – 98 г. 3/XI – 98 г.
	и т.д.
Итого за окт.:

 

Итоговая сумма Регистрационного журнала должна быть равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.

Затем суммы мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги.

 

Таблица 14.

Строение отдельных счетов Главной книги.

 

50 «Касса»

Дебет

Кредит

Дата

№ мем. орд.

Кт счета

Итого

Дата

№ мем. орд.

Дт счета

Итого

2.11. 06 г.

 

Подобное построение Главной книги облегчает контроль за правильностью разноски сумм по счетам.

Главная книга может вестись только по дебету или по кредиту или же вместе по дебиту и кредиту.

Обороты по Главной книге сравниваются с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в Регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит все проводки разнесены по синтетическим счетам.

Далее обороты по отдельным синтетическим счетам в Главной книге разносятся по соот­ветствующим строчкам в оборотной ведомости по счетам синтетического учета. После со­ставления оборотной ведомости по синтетическим счетам, на основе остатков на конец ме­сяца, составляется заключительный сальдовый баланс.

Разноска по регистрам аналитического учета (карточкам учета материалов, лицевым сче­там и т. п.) осуществляется в течение месяца непосредственно с первичных документов, не­редко еще до составления соответствующего мемориального ордера.

На первичные документы ставится так называемый контировочный штамп.

 

Таблица 15.

Контировочный штамп.

Проводка №17
Содержание записи	Дт	Кт	Сумма (руб.)
приход материалов отклонения
Итого:

 

В контировочном штампе указывается бухгалтерская проводка (контировка).

После разноски сумм по счетам аналитического учета составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам и их итоги сверяются с соответствующими суммами оборотных ведомостей по синтетическим счетам.

Преимущество мемориально-ордерной формы счетоводства – в ее простоте и ясности. Она быстро осваивается счетными работниками.

Недостатки:

1) приспособленность к ручному труду;

2) осуществляется многократное переписывание одних и тех же цифр из регистра в ре­гистр, что вызывает ошибки, которые впоследствии трудно обнаружить;

3) аналитический и синтетический учет, хронологическая и систематическая записи при этой форме ведутся в отрыве друг от друга.

 

Схема 9.

Схема мемориальной формы учета.

 

 

8.3.2.Форма Журнал–Главная.

Эта форма применяется на небольших предприятиях с незначительным количеством учетных операций. Свое название получила от основного регистра синтетического учета, применяемого при этой форме – книги Журнал-Главная. Форма называется американской, хотя изобретена в начале 19 века французом Эдмонтом Дегранжем. Затем завоевала попу­лярность среди американских фермеров и вернулась в Европу как американская новинка.

Книга Журнал-Главная одновременно является регистром хронологической и системати­ческой записи. Поэтому она объединяет в себе признаки журнала (от франц. «ежедневный»), в котором записи делаются в последовательности их свершения, и Главной книги, в которой на синтетических счетах подсчитываются обороты и остатки на конец месяца, используемые для составления сальдового баланса.

Однако не всегда каждый первичный документ регистрируется непосредственно в книге Журнал-Главная. При большом количестве первичных документов сначала составляются на­копительные и группировочные ведомости, затем на их основе составляются мемориальные ордера, которые в свою очередь регистрируются в книге Журнал-Главная. После разноски сумм по счетам книги Журнал-Главная в колонках подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам. Имея суммы остатков на начало месяца (первая верхняя строчка), суммы дебетовых и кредитовых оборотов, выводятся остатки на конец месяца, которые записываются под итогами оборотов внизу. Таким образом, книга Журнал-Главная одновременно исполняет роль оборотной ведомости по синтетическим счетам или роль обо­ротного баланса. На основе сумм остатков по синтетическим счетам составляется заключи­тельный сальдовый баланс.

Одновременно ведется аналитический учет на карточках, в книгах, ведомостях. Данные аналитического и синтетического учета сравниваются при помощи оборотных и сальдовых ведомостей.

Достоинства формы Журнал-Главная заключается в ее простоте, ясности и в том, что основной регистр представляет собой книгу, а не отдельные листы, что позволяет избе­жать потери отдельных листов регистра.

Недостатки:

1) приспособленность к ручному труду;

2) при большом числе записей возникают частые переносы сумм со страницы на страницу, что создает возможность всякого рода пропусков, ошибок;

3) при большом количестве применяемых синтетических счетов одного разворота страниц недостаточно и приходится прибегать к вкладышам, что делает регистр более громоздким.

 

Указанную форму используют малые предприятия с простым процессом производства и работ и имеющие имущество.

 

Схема 10.

Схема формы Журнал-Главная.

 

Журнально-ордерная форма.

Основными регистрами журнально-ордерной формы являются журналы-ордера и вспомо­гательные ведомости, относящиеся к тому или иному журналу-ордеру.

При журнально-ордерной форме общая хронологическая регистрация всех хозяйственных операций не ведется.

Учетные регистры строятся в основном по кредитовому признаку, то есть в журнале-ор­дере отражаются записи только по кредиту какого-нибудь счета.

Пример: строение журнала-ордера №1.

 

Таблица 16.

Журнал-ордер №1 по кредиту счета 50 «Касса».

 

№ строки	Дата	с К50 в Д счетов	Итого
	1–5
	6–10
	11–18
	19–23
	24–28
Итого:

 

Для лучшего контроля за движением наличных денег в кассе к журналу-ордеру №1 ве­дется ведомость №1, где отражаются дебетовые обороты по счету №50.

 

Таблица 17.

Ведомость №1 по Д счета №50 «Касса».

 

Сальдо на начало месяца 456.

№ строки	Дата	с К50 в Д счетов	Итого
	1–5
	6–10
	11–18
	19–23
	24–28
Итого:

Сальдо на конец месяца 159.

 

Для журнально-ордерной формы счетоводства характерно применение шахматной или линейно-позиционной записи, при которой цифра записывается единожды в клетку, где пе­рекрещиваются соответствующие строка и столбец. Этот способ позволяет указать коррес­понденцию двух или нескольких взаимосвязанных счетов.

Журнально-ордерная форма позволяет совмещать аналитический учет с синтетическим. Таким является журнал-ордер №7, где отражаются расчеты с подотчетными лицами, по каж­дому подотчетному лицу отдельно. Итог по всем аналитическим счетам расчетов с отдель­ными подотчетными лицами дает данные синтетического учета по счету №71.

Важным достоинством журнально-ордерной формы является то, что при ней записи в сче­тах синтетического и аналитического учета группируются в разрезе показателей отчетности.

При этой форме счетоводства счета Главной книги отражают, развернуто обороты по де­биту счета и общей суммой показывают оборот по кредиту счета, т. к. подробная расшиф­ровка кредитовых оборотов дана уже в самом журнале-ордере.

Непосредственно в Главной книге по каждому счету подсчитываются остатки на конец отчетного или начало следующего месяца. Для этого берут остаток на начало отчетного пе­риода, к нему прибавляют оборот, увеличивающий сумму на счете, и вычитают оборот по противоположной стороне счета в результате получают остаток на начало следующего ме­сяца.

В данном случае нет необходимости составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам. На основе Главной книги составляется сальдовый баланс.

Журнально-ордерная система, как и предыдущие приспособлена к ручному труду, она го­раздо сложнее мемориально-ордерной формы, ее долго осваивали с середины 50-х годов под сильным административным нажимом.

Объем учетной работы при журнально-ордерной форме не уменьшается, а лишь более равномерно распределяется внутри месяца.

 

Таблица 18.

Форма Главной книги счета №50.

 

Месяц	Оборот по Д-ту с К –та счетов	Оборот по К-ту	Сальдо
				Итого оборот по Д-ту	Д	К
остаток на 1/I
янв.
февр.
и т.д.

 

 

Схема 11.

Схема Журнально-ордерной формы.