Основным носителем учетной информации пока общепризнан бумажный носитель, именуемый первичным документом.
Документ (от лат.) - письменное доказательство, свидетельство. Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение. Документ может быть оформлен с помощью машины или вручную в одном или нескольких экземплярах одновременно.
Первичный документ, составляемый в момент свершения хозяйственной операции (в некоторых случаях после ее окончания), является первичным свидетельством происшедших фактов и подтверждает юридическую силу произведенной операции, а также устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат необходимые реквизиты.
Реквизиты - это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций.
Все учетные документы (также те, что не предусмотрены альбомами) должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Остальные реквизиты определяются характером хозяйственной операции, на которую составлен документ. Документ, в котором отсутствует какой-либо обязательный реквизит, теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете.
Соответствие документа установленным требованиям определяет бухгалтер. Он может вернуть документ на дооформление, не принять к учету, а иногда и передать на рассмотрение в следственные органы.
Требования к бухгалтерским документам:
1. должен оформлять хозяйственные операции, осуществляемые только в соответствии с законами;
2. быть правильно оформлен, все реквизиты должны быть четкими и ясными, не вызывающими сомнения (не допускается оформления карандашом);
3. если в документах имеются некоторые исправления, то они должны быть сделаны ясным, разборчивым почерком, особо оговорены и подписаны лицами, составившими документ;
4. помарки и подчистки на документах не допускаются;
5. денежные документы при обнаружении в них ошибки переоформляются заново, так как исправления в них не допускаются;
6. должны быть оформлены своевременно.
Рассмотрим, к примеру, законность оформления документом и последующую выдачу денег работнику предприятия на личные нужды.
Законным будет являться оформление и выдача в установленные сроки заработной платы, командировочных, больничных по расчетам сделанным в соответствии с утвержденными Положениями об оплате и другими нормативными документами. Если таких положений не существует, то выдача денег не законна, даже если документ (расходный ордер) оформлен правильно. Нельзя выплатить денег в долг, оказать материальную помощь, если нет специального фонда и т.п.
Юридическое (правовое) значение документов обеспечивает взыскание различных потерь (товаров, тары, денег и т.п.) как с отдельных лиц, так и с организаций через суд.
Документы, приказы, наряды и т.п., где отражаются хозяйственные операции, имеют большое значение для управления, анализа, контроля, за хозяйственной деятельностью, так как выявляют виновников бесхозяйственности и нарушителей закона.
Документы классифицируются по признакам, отраженным в следующей схеме:
Схема 8.
Классификация документов.
      |
Внешние документы поступают на предприятие со стороны - из государственных органов, банков, налоговой инспекции, учредителей, поставщиков, покупателей и др. (выписка банка, счет фактура поставщика и др.).
Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии и различаются по нижеперечисленным видам.
Распорядительные – это документы содержащие распоряжения ответственных лиц, указания о производстве, выполнении хозяйственных операций.
Оправдательные (исполнительные) – удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, свидетельствуют об исполнении распоряжения (приходный ордер, акты приемки, акт инвентаризации и т.д.).
Комбинированные – это документы, имеющие в одном бланке реквизиты, свидетельствующие о распоряжении и совершении хозяйственной операции (авансовый отчет, расходный кассовый ордер и др.).
Учетного оформления – составляются в случаях, когда для записей хозяйственных операций нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов (справки, расчеты и т.п.).
Первичные документы – составляются на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения (наряды, платежные ведомости, приходный ордер, акт на выработанную продукцию и т.п.).
Разовые – оформляют каждую хозяйственную операцию в один прием (акт приемки-передачи и др.).
Накопительные – составляются путем накапливания нескольких однородных операций за определенный период (лимитно-заборная карта на отпуск материалов со склада в производственные цеха).
Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из нескольких первичных документов. В сводных документах учитываются разные операции (товарный отчет отражает остатки, получение, отпуск, списание порчи товаров и т.п.).
