С рисками, связанными с проектом, их возможными последствиями и мероприятиями по предотвращению последствий рисков должны быть ознакомлены все члены проектной группы. Это необходимо для своевременной идентификации возникающих рисков, и в случае их обнаружения - для принятия согласованных мер по нейтрализации их последствий.
3. Разработка вопросов интеграции
Конверсия
Разница между моделью базового существующего бизнес-процесса до автоматизации и после автоматизации в том, что до автоматизации все основные процессы, связанные с вводом информации, составлением отчетов, поиском сотрудников больницы по необходимым критериям проводились сотрудниками экономического отдела вручную. После автоматизации все процессы стали осуществляться автоматически, что значительно увеличило эффективность работы и сократило временные затраты.
Автоматизация бизнес процессов приносит следующие преимущества:
- сокращение сроков исполнения задач;
- уменьшение трудозатрат;
- минимизация неточности информации, обрабатываемой в компании;
- усовершенствование производственного процесса;
- рост эффективности взаимодействия с клиентами;
- оперативность финансовой отчетности и аналитики;
- повышение уровня командной работы.
Как результат - автоматизация бизнес процессов приводит к повышению эффективности работы предприятия в целом. БП до автоматизации представлено на рисунке 3.1, после автоматизации – на рисунке 3.2.
Рисунок 3.1 - Базовый бизнес процесс «Составление штатного расписания и планирование фонда оплаты труда» до автоматизации (as-is).
Рисунок 3.2– Функциональная диаграмма базового БП (to be).
Анализ необходимых преобразований ресурсов:
• Материального обеспечения:
Преобразование материального обеспечения не требуется.
• Организационного обеспечения.
После автоматизации происходит разграничение прав на работу с документами. Улучшается самоорганизация персонала, связанная с необходимостью планирования, контроля и т.д.
• Временное обеспечение:
Временные затраты на поиск информации и формирование документов, отчетов и т.д. значительно сокращаются. Большая часть бумажного документооборота заменяется электронным, вследствие чего также происходит сокращение временных затрат.
• Финансовое обеспечение:
Преобразование финансового обеспечения не требуется.
Использование автоматизированной системы не влечет привлечения дополнительных ресурсов. При внедрении системы требуется время на перенос данных с бумажных носителей в базу данных. Формирование базы данных будет производиться в наименее загруженные рабочие дни или во время обеденного перерыва, чтобы не происходило снижение эффективности работы за счет потери времени на занесение данных.
Системная интеграция
Автоматизируемый БП связан с БП организации работы планированию фонда оплаты труда. Система позволяет проводить расчет фонда оплаты, начисление заработной платы сотрудникам и составлять соответствующую документацию для отчетности.
Содержание работ по конверсии:
Оснащенность предприятия позволяет внедрить систему без установки дополнительного оборудования. Так как персонал предприятия обучен работе с компьютером, и программа имеет интуитивно понятный интерфейс, на обучение персонала работе не требуется больших временных и финансовых затрат.
БД хранится на сервере, доступ к которой осуществляется клиентами, находящимися на рабочих местах через локально вычислительную сеть, установленную на предприятии. За правильностью работы системы следит администратор системы.
Экспорт и импорт данных
Экспорт данных в разработанной информационной системе заключается в извлечении таблиц с данными из базы MS SQL в документы, например в документ MS Excel.
На начальном этапе щелкаем правой кнопкой мыши необходимую таблицу как показано на рисунке4.1, данные которой должны быть сформированы в документе Excel.
Рисунок 4.1. – Выбор таблицы для экспорта.
После чего откроется окно, где нужно будет указать путь сохранения документа, представленное на рисунке 4.2.
Рисунок 4.2. – Пути сохранения документа.
Перед тем как данные будут экспортированы в документ для печати, создадим запрос на выбор нужной таблицы – рисунок 4.3, с помощью которого будет происходить выбор всех необходимых данных.
Рисунок 4.3. – Запрос на выбор необходимых данных из таблицы.
Последним шагом является создание документа Excel с необходимыми данными.
Рисунок 4.4. – Формирование данных в Excel.
