Функции контроля
Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти и государственного управления.
Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:
1. контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;
2. контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
3. контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.
Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для
таких документов, как:
¾ предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;
¾ заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;
¾ запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;
¾ Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой
«срочно» - в 3-дневный срок требующие дополнительного изучения -
в 10-дневный срок;
¾ письма предприятий и учреждений - 30 дней;
¾ приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ согласно указанному сроку или в течение 30 дней.
Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.
Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.
Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:
¾ распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
¾ распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);
¾ распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).
Кроме этих документов, на контроль также ставятся:
¾ протоколы совещаний при руководителе органа управления;
¾ поручения руководителя;
¾ входящая корреспонденция;
¾ письменные и устные обращения граждан.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
¾ постановку документов на контроль;
¾ проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
¾ предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
¾ учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
¾ регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
¾ снятие исполненных документов с контроля.
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных
подразделений.
