Подготовка дел к сдаче на архивное хранение

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки сдачи в архив.

ОРОр

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы:

· документы, предназначенные для архивного хранения;

· документы, подлежащие уничтожению;

· документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

В связи с тем, что документы несут информацию различного характера, срок хранения может быть разным: временным до 10 лет, постоянным – свыше 10 лет. Если документы несут информацию разового характера дальнейшее их хранение нецелесообразно. Завершенные дела постоянного и временного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая судьба документов: передать их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 06.10.2000. Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, т.к. в ней также указаны сроки хранения дел и даны ссылки на соответствующие статьи Перечня.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В архив организации передаются все дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Передача дел производится по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Пример оформления описи дел приведен в приложении

 

Пример сводной описи дел

_____________

(наименование федерального органа исполнительной власти)

_____________

(наименование структурного подразделения)

 

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

 

ОПИСЬ № ______

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	При-меча-ние
					6*
Название раздела

 

В данную опись внесено __________ дел с № ___________ по № __________, в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера: _____________________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________________

 

Наименование должности

лица, составившего опись

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО** Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000

 

Передал ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

Подпись

Расшифровка

подписи

Дата

 

Принял ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности

работника ведомственного архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

 

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

** При наличии ЭК структурного подразделения предприятия.

 

 

 

Задание

1 Систематизировать в дела служебные документы выданные преподавателем.

2 Составить номенклатуру дел.

3 Составить опись дел.

 

Примечание.

 

Работа выполняется на занятии. Для выполнения задания студенты разбиваются на команды.