Формирование дел и составление номенклатуры дел

Практическое занятие 10

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПРЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Цель работы. Научиться создавать номенклатуру дел служебных документов в организации, формировать дела, изучить правила хранения документов.

Формирование дел и составление номенклатуры дел

 

При больших потоках информации только систематизированное и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения документов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок-скоросшивателей, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. А чтобы не происходило переполнения помещений папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок исполнения.

Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.

Формирование дел - группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за ведение документации.

Дела заводятся в структурных подразделениях, как правило, вначале календарного года.

При необходимости в структурных подразделениях могут заводиться новые дела в течение года. В таком случае секретарь делает соответст­вующие пометки в номенклатуре дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие пра­вила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исклю­чением переходящих дел;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные доку­менты в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами. Приложе­ния объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате ре­гистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке (для карто­тек, учета по территории и др.), в порядке разрешения вопросов;

- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от време­ни их составления и даты поступления.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформ­ляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Номенклатура дел - систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем, с участием специалистов, согласовывается с архивом и ут­верждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственным переч­нями документов со сроками хранения. Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения, в том числе контрольных и справочных картотек, личных дел (вносятся в номенклатуру под общим заголовком и единым индексом), документов, образующихся в деятельности вычислительного центра, журналов учета документов, а также заголовки дел для группировки документов "Для служебного пользования".

Не включаются заголовки печатных изданий, сборники постановле­ний, справочники и т.п.

Заголовки дел формируются на основе определений докумен­тируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщен­ной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных форму­лировок ("разные материалы", "общая переписка", "переписка по раз­ным вопросам" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксиче­ских оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформле­ния дел.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел сле­дующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в сле­дующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности до­кументов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор доку­мента);

- название организации, которой будут адресованы или от которой бу­дут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание до­кументов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером докумен­тов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках ука­зываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документа­цию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который состав­лены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости состав­ляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заго­ловка дела.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь стро­го определенный индекс (п. 3.2.4).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Возникшие в течение года не предусмотренные номенклатурой дела с разрешения руководителя подразделения и по согласованию с архивом дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенкла­туры с очередным порядковым номером. С этой целью в каждом разде­ле номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в номенклатуру дел заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленным формам, печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января.

Примерная форма номенклатуры дел приведена в приложении

 

Примерная форма номенклатуры дел подразделения.

 

Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   ___________ № ___________ __________________________ (место составления)   на 20__ год

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
Название раздела

 

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от ______________ № _________________

 

Наименование должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

 

 

Оформление дела - это подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруются карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа (употребление чернил или цветных карандашей запрещено). Для учета количества листов в делах постоянного и временного хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела, дата составления, должность и фамилия заверителя, подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования по оформлению закреплены в ГОСТ 17914-72. При заведении дела на обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

· полное наименование организации с указанием ее подведомственности;

· наименования структурного подразделения;

· делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

· заголовок дела;

· срок хранения дела;

· дата дела;

· количество листов в деле;

· архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи);

· срок хранения дела.

Пример оформления обложки дела постоянного и временного хранения приведен в приложении

 

 

Примерная обложка дела

 

 

Код архива ______________

Код предприятия _________

 

	Ф. № ________
	Оп. № _______
	Д. № ________

 

_________________________________________________________________

(наименование архива)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

(наименование предприятия, структурного подразделения)

 

Дело № ___ Том № ___

 

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

(заголовок дела)

 

 

Дата

 

 

На _____ лист__

 

Хранить ___ лет

 

 

Ф. № _______

Оп. № ______

Д. № _______