Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Фактическое наличие товаров в ходе инвентаризации определяется подсчетом, взвешиванием и обмером в присутствии материально-ответственных лиц по местам хранения.
Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью ТМЦ (ф. N ИНВ-3) и сличительной ведомостью результатов инвентаризации (ф. N ИНВ-19).
По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:
а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты;
б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части договорной (учетной) цены запаса а также счета "Отклонение в стоимости материалов", при использовании в учетной политике организации такого счета.
При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.
Со счета 94 стоимость недостающих и испорченных материалов списывают:
на счета издержек производства и обращения (если потери в пределах норм естественной убыли),
в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" (при установлении конкретных виновников недостач и порчи сверх норм естественной убыли),
в дебет счета 91-2 (при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании недостающих или испорченных ценностей отказано судом).
Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
На практике такая ситуация может сложиться при поступлении и отпуске товаров из разных партий.
Пример. На складе выявлена недостача 140 кг сахарного песка, закупленного по цене 20 руб. за кг, и его излишек в количестве 80 кг из другой партии стоимостью 15 руб. за кг. Решено провести зачет недостач и излишков, возникших в результате пересортицы.
Взаимный зачет излишка и недостачи можно произвести в отношении 80 кг сахарного песка.
Т.о. общие потери в связи с недостачей составили:
По пересортице стоимость недостающего товара превышает цену излишка на сумму 400 руб. ((20 - 15) руб./кг x 80 кг).
По недостаче 60 кг стоимость недостающего товара = 60х20=1200 руб.
Общая недостача = 1600 руб.
Ее следует взыскать с виновного лица (Дебет 73 Кредит 94), в противном случае (если конкретные виновники не установлены) - отнести на финансовые результаты (Дебет 91-2 Кредит 94).
