Управление проектами информатизации

Инновационные программы формируются в виде отдельных инновационных проектов, осуществление которых является частью инновационного менеджмента. Каждый отдельный проект должен быть построен так, чтобы при его выполнении достигалась поставленная цель в течение установленного времени и при использовании ограниченных ресурсов. Вместе с тем реализация любых проектов по созданию чего-то нового существенно отличается от текущего и в чем-то всегда рутинного производства.

Основной характерной особенностью проектов является то, что затрачиваемые заказчиком проекта средства не приводят непосредственно к получению им прибыли. Это осуществление любого проекта отличается от регулярного выпуска товарной продукции, где всегда действует формула

Прибыль = выручка – затраты,

позволяющая управлять получением прибыли напрямую от производства продукции. Конечно, изменения в производстве, достигаемые при реализации проекта, со временем должны приводить к снижению затрат и тем самым – к получению прибыли. Однако это совершенно не очевидно вообще (ведь проект может быть выполнен некачественно), и к тому же нужно ждать, когда эффект от проекта проявится. В этом тоже существенная особенность проектных работ с точки зрения заказчика проекта.

В связи с этим вводятся следующие основные понятия.

Проект – некое начинание, предполагающее необходимость выполнение нового комплекса работ и имеющее следующие особенности:

· ограничение во времени;

· уникальную организационную структуру;

· определенную цель;

· отличие от обычного для данного предприятия производственного процесса.

Проектный менеджмент 0 совокупность средств и функций планирования, осуществления и контроля за осуществлением работ, составляющих существо проекта. «Жизненный цикл» такого специфического менеджмента ограничен и включает все время от момента учреждения проекта до его завершения. Началом его являются определение формы менеджмента и назначение руководителя проекта, который в дальнейшем и осуществляет собственно проектный менеджмент.

Руководитель проекта – лицо, реализующее непосредственное управление работами над проектом. Оно координирует и контролирует работу сотрудников, участвующих в работе над проектом в той или иной форме.

Проектная бригада – группа лиц, которым поручено осуществление проекта. Численность бригада и распределение задач в ее составе определяются объем проекта и формами проектного менеджмента.

Ниже специфика управления проектами рассматривается применительно к решению задач информатизации. Как правило, проекты ИС являются исследовательскими, что предполагает их высокую сложность, новизну, ограниченность в средствах и во времени при конкретно поставленной цели.

При этом цель исследовательского проекта должна быть настолько новой, чтобы для ее достижения было оправдано:

Создание специальной рабочей проектной группы или образование творческого коллектива

Осуществление ориентированного управления (менеджмента), обеспечивающего выполнение проекта с учетом требований к качеству продукта, издержкам, срокам

Хотя многие проекты могут выполнятся параллельно с основной повседневной деятельностью, для наиболее важных и объемных проектов создаются отдельные структурные подразделения: рабочие группы, лаборатории и т.п. Фактическим организатором работы по проекту становится руководитель конкретного инновационного проекта, который не всегда может быть начальником структурного подразделения. От согласованности их действий часто решительным образом зависит успех проекта. Можно привести две формы организации проектного менеджмента: типовую (рис 7.1а) и матричную (рис. 7.1б).

 

 

 

 

Рис 7.1. Типовая (а) и матричная (б) организация проектного менеджмента

При типовой организации менеджмента руководитель проекта единолично несет ответственность за его выполнение. Проектное подразделение в значительной мере изолировано от структуры предприятия, связь с другими подразделениями осуществляется через высшее руководство предприятия.

При матричной организации проектного менеджмента руководитель проекта является, по существу, одним из функциональных руководителей: ему функционально подчинены сотрудники других подразделений, которые при этом остаются в составе своих «родных» подразделений, начальники которых остаются их производственными руководителями. В связи с этим, руководители этих производственных подразделений имеют право контролировать работу «своих» работников над проектом и получать информацию о ходе реализации проекта. Указания же руководителя проекта для участников работ являются функциональными, они ограничиваются рамками их профессиональной деятельности и не касаются производственных вопросов.

Однако работа над проектом может проводиться и без включения этих работ в структуру предприятия. Она может проходить путем создания специализированных бригад программистов и системных аналитиков без включения работ в вышеуказанные формы менеджмента. Это возможно при выполнении работ над проектом на основе договорных отношений с некими бригадами специалистов; при этом центральной фигурой остается или вновь становится руководитель проекта.

Совместно с заказчиком он разрабатывает техническое задание, согласует с ним изменения в планировании или осуществлении проекта. Он информирует заказчика о состоянии проектирования и контролирует работу исполнителей. Все работы и решения собираются в библиотеке проекта.

Недостатком этой формы организации проекта является то, то руководитель проекта должен поручать исполнителям создание каждого модуля. Кроме того, он же должен управлять проектной библиотекой, составлять документы и контролировать деятельность программистов. Ясно, что это снижает эффективность работы прграммистов и приводит к их перегрузке.

В этой ситуации может оказаться эффективной структура, называемой бригадой главного программиста. В этой структуре руководитель проекта – главный программист – имеет всю полноту власти в работе над проектом. Кроме него, в бригаде мошут быть также и другие работники:

· разработчик инструментов - решает задачи проектирования программ, процедур или библиотек общего пользования; он должен отслеживать деятельность руководителя проекта и ре­шать, где требуются программы общего пользования, а где -вспомогательные;

· ассистент руководителя проекта — является советником и за­местителем руководителя проекта, может принять на себя его функции и постоянно является советником руководителя про­екта; при этом он может самостоятельно разрабатывать про­ектные решения и программировать, т.е. должен быть и опыт­ным программистом;

· менеджер проекта - осуществляет задачи управления, в том числе по финансам и по кадрам, контролирует соблюдение сроков проектирования и его текущее состояние;

· администратор документов - контролирует выполнение нор­мативов на составление документов, отвечает за составление внутренних и внешних документов, за каталогизацию и уп­равление версиями;

· лингвист - курирует используемые языки программирования и применяемые компиляторы, проектирует сложные кодовые последовательности (например, функции с жесткими времен­ными ограничениями, минимизации объема памяти) и слож­ные программные конструкции;

· испытатель - осуществляет тестирование проектируемых про­граммных средств, контролирует проведение тестов и разме­щает результаты тестирования в проектных библиотеках. В проекте разрабатываемых на предприятии информацион­ных систем и баз данных всегда отражаются:

· область знаний и технологий, в которых будет применяться ИС;

· фундаментальные научные проблемы, для решения которых необходимо создание данной ИС и БД, а также круг и число пользователей;

· фундаментальная научная или прикладная задача, для реше­ния которой направлен реализуемый проект;

· предполагаемые методы и подходы к решению задач проекта;

· общий план всех работ на весь срок выполнения проекта;

· ожидаемые результаты;

· современное состояние и уровень имеющихся ИС в данной области, сравнение их с мировым уровнем, наличие аналогов;

· имеющийся научный задел по предлагаемому проекту (опыт реализации аналогичных проектов, созданные ранее ИС, пуб­ликации);

· наличие лицензионных программных и информационных средств у разработчиков ИС;

· способы предоставления проекта профессиональной обще­ственности (отчуждение, наличие конкретных лицензионных программных средств у пользователя, телекоммуникацион­ный доступ и др.);

· стандартные характеристики создаваемой ИС: требуемые объемы оперативной, внешней памяти, памяти для размеще­ния программы и БД; аппаратные средства и операционные системы (платформы); программные средства, необходимые для функционирования ИС;

· перечень программных и аппаратных средств, которые необ­ходимо дополнительно приобрести для успешного выполне­ния проекта;

· функциональные характеристики: тип ИС, количество выход­ных форм, источники данных в ИС, число полей, число запи­сей или объектов, способы представления документов, орга­низация и режим поиска;

· дополнительные возможности: передача данных, каналы свя­зи, возможности развития ИС, представление информации из ИС.