Коммуникация как связующий процесс управления

Связующий процесс - в управлении - это процесс, необходимый для осуществления планирования, организации, мотивации и контроля. Основные связующие процессы - это принятие решений и общение (коммуникация). Руководство тоже можно рассматривать как связующий процесс.

Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90 % всего времени на коммуникации. Это становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникации (от латинского слова «делаю общим, связываю), т.е. процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение.

Процесс коммуникациипоказан на рис. 4:

Рис. 4. Процесс коммуникации

Как видно из рис. 4, базовыми элементами в процессе обмена информацией являются:

1. Отправитель – лицо (лица), которое формирует или отбирает идеи, подлежащие передаче, собирает или отбирает информацию, кодирует сообщение и передает ее.

2. Сообщение - сущность информации, передающейся устно, или закодировано, с помощью символов.

3. Канал – средства передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его.

Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Формирование идеи (отбирает информацию);

2. Кодирование (формирование) и выбор канала;

3. Передача идей;

4. Декодирование идеи.

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование (рис. 5).

Рис. 5. Этапы коммуникационного процесса

На рис. 6 отражены некоторые особенности процесса коммуникации

Рис. 6. Некоторые особенности процесса коммуникации

1. Обратная связь:

- при наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.

- двусторонний обмен информации повышает уверенность и эффективность;

- обратная связь повышает правильность и точность восприятия раскодирования.

2. Шум (помехи). Источники помех:

- язык (вербальный и невербальный);

- различия восприятия, из-за которых может изменяться смысл;

- различие в организационном статусе.

Коммуникационный шум — все, что мешает коммуникационному процессу.

Коммуникационный шум - вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания.

Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т. д.), затрудняющие точную передачу сигнала. В деятельности организации к помехам и барьерам (шумам), нарушающим качество сигнала, относятся:

- отвлечения;

- неправильная интерпретация со стороны приемников или тех, кто послал сигнал;

- различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми;

- статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;

- ценностная оценка - приемник слышит только то, что хочет услышать; может не понять шифр; не увязать информацию с положением лица, посылающего ее; обнаружить при передаче так называемые шумы.