Связующий процесс - в управлении - это процесс, необходимый для осуществления планирования, организации, мотивации и контроля. Основные связующие процессы - это принятие решений и общение (коммуникация). Руководство тоже можно рассматривать как связующий процесс.
Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90 % всего времени на коммуникации. Это становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.
Коммуникации (от латинского слова «делаю общим, связываю), т.е. процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменить его знания, установки или явное поведение.
Процесс коммуникациипоказан на рис. 4:
Рис. 4. Процесс коммуникации
Как видно из рис. 4, базовыми элементами в процессе обмена информацией являются:
1. Отправитель – лицо (лица), которое формирует или отбирает идеи, подлежащие передаче, собирает или отбирает информацию, кодирует сообщение и передает ее.
2. Сообщение - сущность информации, передающейся устно, или закодировано, с помощью символов.
3. Канал – средства передачи информации.
4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его.
Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:
1. Формирование идеи (отбирает информацию);
2. Кодирование (формирование) и выбор канала;
3. Передача идей;
4. Декодирование идеи.
Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование (рис. 5).
Рис. 5. Этапы коммуникационного процесса
На рис. 6 отражены некоторые особенности процесса коммуникации
Рис. 6. Некоторые особенности процесса коммуникации
1. Обратная связь:
- при наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.
- двусторонний обмен информации повышает уверенность и эффективность;
- обратная связь повышает правильность и точность восприятия раскодирования.
2. Шум (помехи). Источники помех:
- язык (вербальный и невербальный);
- различия восприятия, из-за которых может изменяться смысл;
- различие в организационном статусе.
Коммуникационный шум — все, что мешает коммуникационному процессу.
Коммуникационный шум - вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания.
Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т. д.), затрудняющие точную передачу сигнала. В деятельности организации к помехам и барьерам (шумам), нарушающим качество сигнала, относятся:
- отвлечения;
- неправильная интерпретация со стороны приемников или тех, кто послал сигнал;
- различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми;
- статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними;
- ценностная оценка - приемник слышит только то, что хочет услышать; может не понять шифр; не увязать информацию с положением лица, посылающего ее; обнаружить при передаче так называемые шумы.
