Понятие коммуникации, виды коммуникаций

ЛЕК. 14. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ МЕНЕДЖМЕНТА. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ - 04.05.2013 Г.

1. Интеграционные процессы в менеджменте.

2. Понятие коммуникации, виды коммуникаций.

3. Коммуникация как связующий процесс управления.

4. Управление организационными коммуникациями.

Цель занятия -изучение основных принципов и функций организационных коммуникаций, знание средств и видов коммуникаций и их влияние на эффективность организации, умение моделировать ситуации и управленческие решения.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

 

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

Интегрировать -объединить (–нять) в одно целое.

Важное место в проектировании организации занимает проблема установления требуемых отношений между частями или подразделениями организации. Профессора Гарвардской школы бизнеса Пол Лоуренс и Джей Лорш на основе обследования ряда предприятий пришли к выводу, что на межподразделенческие отношения, наряду с другими, влияют такие факторы, как степень различия между подразделениями (дифференциация) и степень требуемого сотрудничества подразделений (интеграция). Этот подход к проектированию организации, нередко называемый теорией дифференциации и интеграции, является частью более общей теории ситуационного подхода к управлению организацией.

Дифференциация означает деление в организации работ между ее частями или подразделениями (установление между ними различий). Критерии дифференциации отражены на рис. 1.

Рис. 1. Критерии дифференциации

Интеграция означает уровень сотрудничества, существующего между частями организаций и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением. Потребность в интеграции изначально создается разделением и взаимозависимостью работ в организации.

Различные комбинации рассматриваемых двух факторов - дифференциация и интеграция - влияют на отношения между частями или подразделениями организации, что имеет непосредственное применение в проектировании организации и управлении ею (рис. 2).

Рис. 2. Матрица модели «дифференциация и интеграция»

Так, например, комбинация двух факторов, размещенная в квадранте 1, является для организации наиболее простой и легкой. В том случае, когда требуемые уровни дифференциации и интеграции достаточно низкие, части или подразделения организации практически не зависят друг от друга. Ремонтный цех и транспортный отдел машиностроительного завода могут служить примером такой комбинации.

В квадранте 2 отражена ситуация, при которой спроектированный уровень интеграции явно превышает потребности, создаваемые различием подразделений. Этим недостатком обычно страдает так называемый институт заместителей в организации. Так, если заместитель директора машиностроительного завода по производству координирует работу нескольких производственных цехов, то объяснить создание такой позиции в организации можно только по причине масштаба управляемости, но никак не по причине необходимости интеграции малодифференцированных между собой подразделений. Опыт развитых стран свидетельствует о том, что такую роскошь, как институт заместителей, могут себе позволить либо малоэффективные государственные предприятия, либо неопытные коммерческие структуры.

В квадранте 3 представлена ситуация, являющаяся, с точки зрения комбинации факторов, наиболее сложной и трудной для организационнного проектирования. В рассматриваемой ситуации требуется вовлечение значительного количества ресурсов и использование широкого круга интеграционных механизмов и образцов поведения для эффективного управления организацией. Так, на верхних уровнях организации это может проявляться в создании стратегических хозяйственных центров, использовании продуктовой или матричной департаментизации, а на нижних — в формировании целевых групп и комплексных бригад.

В квадранте 4 в противоположность квадранту 2 отражена ситуация, при которой уровень интеграции явно не соответствует высокой степени различий между подразделениями. Так, в условиях бартерных связей между предприятиями подчинение начальников отдела снабжения и отдела сбыта разным заместителям или включение этих отделов в различные интеграционнные схемы не способствует, как правило, стабильной и ритмичной работе предприятий. Естественно, такая ситуация обычно носит временный характер, и по мере изменения внешней среды (стабилизации финансовой системы) необходим, в зависимости от ситуации, переход в квадрант 1 или квадрант 3.

Изучение степени дифференциации частей организации помогает определить уровень потенциального конфликта между ними, а нахождение соответствующего интеграционного механизма создает условия для снижения уровня возможной конфликтности. Все вместе способствует повышению эффективности организации в ее взаимодействии с внешней средой.

ПОНЯТИЕ КОММУНИКАЦИИ, ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникации - доведение информации от одного человека до другого или до группы людей с целью добиться взаимопонимания, позволяющего принять хорошее решение. Система коммуникаций сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (рис. 3).

Рис. 3. Классификация коммуникаций

 

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

- Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

- Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

- Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

- Регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникации подразделяются на следующие виды (см. табл. 1):

1. Внешние коммуникационные сети: государство, другие регулирующие агентства, потребители, конкуренты, профессиональные ассоциации, общественные и иные организации.

От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Таблица 1. Виды коммуникации

 

Межличностные	Организационные
Непосредственное формальное или неформальное общение между работниками организации	Целостная сложная система передачи и обмена информацией внутри организации.
Формальные	Неформальные
Определяются политикой организации, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.	Осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации
Вербальные	Невербальные
Устные	Письменные	Язык телодвижений	Параметры речи
Прямые	Опосредованные	Письмо Меморандум Отчет	Поза Жест Выражение лица	Интонация Громкость голоса
Диалог Презентация Совещание Переговоры	Голосовая связь Телефонный разговор