Рекомендации при выборе системы

— Определить цели внедрения новой информационной системы на уровне высшего руководства. Исходя из целей, сформулировать основные функциональные и технические требования к системе. Цели внедрения системы должны обеспечивать достижение целей бизнеса.

— Определить бюджет на покупку информационной системы и сообщить группе по выбору системы или консалтинговой компании перед началом выбора.

— Выбирать систему один раз. Зачастую компании проходят несколько итераций по выбору информационной системы, начинают выбор заново, включают в рассматриваемый набор системы, которые не рассматривались с самого начала. Повторение процесса выбора приводит к задержке проекта по внедрению системы, а также сказывается на качестве выбора, в итоге может быть выбрано не лучшее решение, а то, которое рассматривалось последним. В случае если рассмотрения дополнительной системы не избежать, необходимо использовать для ее оценки ту же единую систему критериев, что и для остальных систем.

— Планировать процесс выбора системы. Необходимо разработать план проекта по выбору системы. План может содержать следующие разделы: сбор предварительной информации (обзор рынка IT-решений), формирование списка потенциальных систем и компаний-интеграторов, подготовка тендерной документации, сбор информации от участников тендера, обработка информации, выбор участников для второго тура, проведение переговоров, окончательный выбор.

— Разработать и использовать единую систему критериев для сравнения информационных систем на всех этапах выбора.

— Подготовить качественную тендерную документацию, которая позволит IT-компаниям сделать предложения по срокам и стоимости проекта без проведения предварительного обследования. Компания может подготовить тендерную документацию самостоятельно или привлечь консалтинговую компанию. Для подготовки тендерной документации необходимо описать бизнес-процессы компании «как должно быть», то есть спроектировать новые процессы и улучшить существующие. Эта работа может быть эффективно выполнена с привлечением консультантов, особенно в тех организациях, где отсутствует собственная экспертиза в области моделирования бизнес-процессов и формализации требований к информационной системе. Сотрудники отдела IT могут столкнуться с серьезными сложностями, если возложить на них полностью подготовку тендерной документации, поскольку им известна, как правило, только та часть бизнеса, которая поддерживается информационными системами, но стратегия развития бизнеса, потребности бизнеса в новых инструментах, а также потребности в организационных изменениях им могут быть неизвестны. В некоторых компаниях существуют отделы развития, которые занимаются постоянным улучшением бизнес-процессов организации, определяют потребность компании в технических и программных средствах. В этом случае организация может подготовить тендерную документацию самостоятельно.

— Установить в организации сравниваемые информационные системы, проверить наличие всей необходимой функциональности или возможности доработки, оценить удобство пользовательского интерфейса, быстродействие системы в условиях, приближенных к реальному использованию.

— Навестить офис компании-интегратора. Для успешного внедрения необходимо наличие квалифицированных специалистов в компании-интеграторе. Поэтому окончательную оценку компании-интегратора нужно делать на основе целого комплекса критериев: завершенные проекты, оборот компании, наличие сертифицированной системы качества, надежность (количество клиентов, структура собственности), опыт работы с предприятиями данной отрасли у компании и сотрудников, которые будут участвовать в проекте.

Критерии сравнения

— Определение объектов сравнения. В действительности сравнение происходит не только между программными решениями, но и между программно-аппаратными платформами, компаниями-разработчиками, моделями жизненного цикла внедрения системы, архитектурами развертывания. Нужно явно выделить объекты сравнения и определить их возможные сочетания (платформа — система — компания-интегратор — архитектура). Для каждого объекта существует свой набор критериев для сравнения.

— Критерии сравнения связаны с целями внедрения новой системы. Для сравнения систем используются финансовые и нефинансовые показатели. Можно провести аналогию между методом сбалансированных показателей (Balanced Scorecard), показывающих достижение стратегических целей компании, и критериями сравнения информационных систем, показывающих достижение целей внедрения новой системы. Критерии оценки должны быть явным образом связаны с целями внедрения.

— Не использовать при расчете сложные финансовые алгоритмы (дисконтирование и т. д.). Основными критериями при выборе информационной системы являются затраты на внедрение, поддержку и выигрыш от внедрения. Для оценки затрат следует использовать общую стоимость владения системой (TCO — Total Cost of Ownership). Общая стоимость владения представляет собой сумму затрат на технические и программные средства за полный срок использования системы. По правилам финансовых расчетов при расчете TCO должно применяться дисконтирование для потока затрат в будущем. Но, учитывая величину погрешности при оценке статей затрат, следует пренебречь временной стоимостью денег и не использовать дисконтирование, поскольку величина корректировки оказывается меньше, чем величина погрешности.

Какой период выбрать для расчета TCO? Ответ на этот вопрос повлияет на результаты сравнения, поскольку единовременные затраты (покупка лицензий, внедрение, покупка технических средств, обучение) и постоянные затраты (годовое обслуживание, обновление версий, зарплата сотрудников IT) различны. Чем больше период, тем меньше точность расчета. В зависимости от масштаба внедряемой системы можно использовать период от 3 до 10 лет.