Глава 5. Сохраняя документы: состав основных требований. Материально-техническое обеспечение архива

Документы на бумажных носителях имеют важную отличительную особенность: в текущем делопроизводстве срок их хранения недолгий – всего один-два года (за исключением документов переходящих), однако с момента передачи в архив сроки их хранения растягиваются на десятилетия, некоторые документы требуется хранить постоянно. Поэтому на руководство организации и архивариуса ложится большая ответственность, связанная с обеспечением сохранности документов. Задача правильного хранения — свести к минимуму действие активных факторов, уменьшить скорость старения, обеспечить документу максимально возможный срок жизни — долговечность.

Выбор помещения для архива

Характеристика требований к помещениям архива представлена в «Основных правилах». В зависимости от объема документов, архив размещают в специально построенных или приспособленных зданиях либо отдельных помещениях, однако в последнем случае необходимо проведение экспертизы.

Ее проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы должны быть оформлены актом. Не годятся под использование архивных документов помещения организации общественного питания или те, которые осуществляют хранение агрессивных и пожароопасные веществ, так же, как и сырые, неотапливаемые, ветхие здания.

«Центральным» местом архива является архивохралище, и к нему предъявляется комплекс серьезных требований: у хранилища документов должен быть запасной выход, оно должно быть безопасными в пожарном отношении, в обязательном порядке иметь естественную или искусственную вентиляцию. В архивохранилище необходимо соблюдать пожарную безопасность: нельзя использовать нагревательные приборы, размещать посторонние, опасные в противопожарном отношении объекты. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, шнуры электроаппаратуры должны иметь резиновую изоляцию, а общие и поэтажные рубильники располагаться вне помещений хранилищ. При отделке помещений используют только неагрессивные, непылящиеся материалы. а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

Помимо архивохранилища, в архиве могут существовать и другие помещения, в том числе, помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними; помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем) и рабочие комнаты сотрудников архива. При наличии небольшой заполняемости архивохранилища, либо, напротив, отсутствии возможности использовать дополнительные помещения под архив, возможно разграничение одной площади под отдельные функциональные участки.

Факторы разрушения документов и меры предотвращения

Их воздействию

Одним из «врагов» всех архивных документов является время, под воздействием которого документы меняют свой вид и стареют. Старение — это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. [17, С.18]

Старение документов в архивных условиях протекает, чаще всего, при одновременном действии нескольких активных факторов: света, тепла, влажности, биологических вредителей, физических нагрузок, резких изменений условий среды и проч. Важнейшую роль играет также «внутренний фактор» — совокупность материалов и веществ, из которых состоит документ.

Выделяют следующие факторы причин старения и разрушения архивных документов:

Свет — наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды. Особенно опасны для документов содержащие ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, а также отраженный от белых поверхностей (потолка, стен и проч.); свет обесцвечивает все цветные изображения, при освещении солнечным светом многие из них полностью выцветают за 50-200 часов.. [17, С.18]

Температура - температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и проч.).

Влажность воздуха — при хранении между документами и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. С изменениями влажности воздуха меняются свойства бумаги: ее пористость, проницаемость для химических веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения. С точки зрения сохранности наиболее безопасным считается предел изменений относительной влажности: 30-60-30%. Совокупность температурно-влажностных условий называют климатическим фактором, т.к. изменения этих условий в любых помещениях зависят от времени года и специфики климатических регионов страны. [Там же]

Биологические вредители: главные биологические вредители — плесневые грибы, насекомые – несут постоянную опасность быстрого разрушения документов. Так, плесневое поражение становится возможным при температуре 10-40°С и относительной влажности выше 65-68%. С повышением влажности время, необходимое для развития плесени, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Проветривание, вентиляция воздуха угнетает плесневые микроорганизмы, особенно при колебаниях влажности. Развиваются плесневые грибы из спор, всегда находящихся в воздухе, на предметах, на бумаге. Особенно бурное плесневение происходит в аварийных ситуациях, когда воздух насыщен влагой, на поверхности материалов и предметов появляется конденсат воды, а документы находятся в намокшем состоянии. Легче и раньше других поражаются плесенью тряпичная бумага, корешки дел и материалы, проклеенные растительными и животными клеями. Надежной защитой от плесневения является нормальный режим влажности в хранилищах, а эффективным средством прекращения плесневения – принудительное снижение влажности воздуха при одновременной вентиляции хранилищ

Насекомые: Источниками постоянного или периодического появления насекомых являются ветхие, пораженные документы, загрязненность и запыленность помещений, труднодоступные, «скрытые» места в хранилищах и редко открываемые шкафы, сейфы с материалами, близко расположенные общественно-бытовые, продовольственные помещения и проч. Учет этих факторов и пресечение каналов проникновения насекомых – главный элемент санитарно-биологической защиты архива. Климатический фактор — температура и влажность главным образом регулирует видовой состав насекомых, находящихся в хранилище. В неотапливаемых помещениях, например, всегда преобладают жуки — притворяшки (название это семейство получило за способность жуков «притворяться мертвыми»), характерны для неотапливаемых помещений также жуки-скрытники и сеноеды, развивающиеся на документах, пораженных в этих условиях плесенью. Значительный ущерб документам в отапливаемых помещениях наносят также жуки-точильщики.

Рисунок Притворяшка-вор (лат.Ptinidae)

1- самец; 2- самка; 3-личинка; 4-куколка


Рисунок 1. Скрытник (лат. Latridiidae)	Рисунок 2. Мебельный точильщик (лат. Anobium punctatum)

Факторы старения, их активность, границы действия известны. С учетом знаний факторов старения и разрушения документов формулируются требования к условиям архивного хранения документов (режимы). В «Основных правилах работы архивов организаций» описаны требования к соблюдению светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов.

Световой режим: с олнечный свет, как отмечалось выше, считается одним из самых опасных «врагов»документов на бумажных носителях. Поэтому постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах может быть только рассеянным: наличие регуляторов светового потока необходимо. Это могут быть плотные шторы или жалюзи. Функцию светофильтров могут выполнять также и окрашенные краской оконные стекла. Это обезопасит не только сами документы, но и пофондовые графические указатели, ярлыки на коробках от выгорания. Для защиты самих документах используют картонирование – хранение коробках, а также хранение в папках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и проч.

Искусственное освещение может быть локальным (на рабочих столах, над стеллажами и проч.) и центральным. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Уровень освещенности не должен превышать 20-50 люкс (на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола) и на рабочих столах - 100 люкс. [6]

Температурно-влажностный режим: с учетом специфики видов документов, в архивохранилище должны соблюдаться следующие требования по поддержанию нормальных климатических условий:

Для бумажных документов – температура должна быть 17 - 19 градусов С при относительной влажность воздуха 50 - 55%; для черно-белых пленочных материалов 15 градусов Цельсия и 40 - 55% и цветных пленочных материалов 2 - 5 градусов Цельсия С и 40 - 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 градусов Цельсия и 50 - 65%.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, сами приборы размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Таблица 2. Форма регистрационно-контрольного журнала показаний приборов измерения температуры и относительной влажности в архивохранилище

Климатические параметры воздуха
	Наружный воздух	Воздух в хранилище	Подпись сотрудника, сделавшего запись	Примечание
Дата записи	Температура, в градусах С	Относительная влажность, %	Температура, в градусах С	Относительная влажность, %

Рисунок 3. Термогигрометр ИВТМ-7	Рисунок 4.Гигрометр ВИТ-1 психометрический

Санитарно-гигиенический режим: его соблюдение заключается в поддержке благоприятного санитарно-биологического климата. На практике это означает содержание помещения архива, и, в особенности, архивохранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов и курение. В хранилище проводят систематическую влажную уборку не реже одного раза в десять дней, и не реже одного раза в год – полное обеспыливание помещения. С этой целью все средства хранения (стеллажи и шкафы), а также плинтусы, подоконники обрабатываются антисептиками: двухпроцентным раствором формалина и т.п., при этом необходимо проследить, чтобы во время проведения уборок вода и антисептические растворы не попали на документы.

В целях защиты от насекомых все вентиляционные системы должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм Дезинсекция (по необходимости – дератизация) архивохранилища должна проводиться регулярно, согласно СанПиН 3.5.2.1376-03 – не реже одного раза в месяц. [5] Дважды в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

Охранный режим: архивохранилище, как и архив предприятия, относится к категории особо охраняемых объектов, поскольку речь идет о защите документируемой информации, включая коммерческую тайну организации, персональные данные уволившихся работников и проч. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (комната технической обработки документов, сектор использования документов архива и проч.). Соблюдение охранного режима обеспечивается целым комплексом мер, включающих выбор «надежного» места размещения архива и архивохранилища в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения опечатывают. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

«!» Дела можно выдавать из архивохранилищ для временного пользования (работникам организаций, в читальный зал пользователям, для проведения архивных работ с документами, для проведения комплекса работ с архивными документами с целью улучшения их физического состояния. Существуют следующие сроки выдачи дел во временное пользование: 1 месяц для использования работниками организации, 1 месяц для использования документов в читальном зале, 3 месяца во временное пользование для других организаций, 6 месяцев для экспонирования документов. Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов и оформляется специальными актами. (Приложение 2 задание 9)

Таким образом, залогом обеспечения сохранности архивных документов может стать только соблюдение комплекса всех описанных мероприятий.