Внешняя и внутренняя среда организации

Организация в информационной среде

1. Организация: понятие, классификация.
2. Внешняя и внутренняя среда организации.
3. Ресурсы организации.

 

1. Организация: понятие, классификация.

 

Прежде всего, слово «организация» в одном из своих значений обозначает «строение, устройство чего-либо». Употребляя слово в этом значении, мы можем говорить, например, об организации досуга студентов, об организации работы в рамках отдела предприятия – другими словами, о том, как организована какая-то деятельность. В этом смысле слово «организация» обозначает признак, а не сущность, явление.

Во втором значении слово «организация» обозначает «совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры». В этом же смысле под организацией понимается «общественное объединение, государственное учреждение». Именно в этом смысле мы и будем использовать данное слово.

Организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Можно выделить основные значимые черты организации:

• наличие двух или более людей, считающих себя членами одной группы;

• наличие общей, совместной деятельности этих людей;

• наличие определенных механизмов или системы координации деятельности;

• наличие по крайней мере одной общей цели, разделяемой и принимаемой абсолютным большинством (в группе).

 

Классификация

 

1. традиционный подход

• предприятия и фирмы (производственные, торговые, обслуживающие);

• учреждения (финансовые, культурные, научные, управленческие, образовательные, медицинские);

• общественные организации (религиозные, профсоюзные, добровольные).

1. на основе общественных отношений:

· экономические,

· социальные,

· культурные

· управленческие (государственные, политические и общественные).

В каждом из этих типов есть существенное сходство, определяющее близость целей и функций организаций.

1. по мнению американского социолога Этциони:

· добровольные, члены которых объединяются на добровольной основе (политические партии, профсоюзные союзы, клубы, религиозные объединения и др. );

· принудительные, членами которых становятся принудительным путем (армия, тюрьма, психиатрические лечебницы и др.);

· утилитарные, члены которых объединяются для достижения общих и индивидуальных целей (предприятия, фирмы финансовые структуры и др.)

1. по мнению российских социологов:

• деловые, членство в которых обеспечивают работников средствами к существованию (предприятия, фирмы, банки и др.);

• общественные, представляющие собой массовые объединения, членство в которых позволяет удовлетворять политические, экономические, социальные, культурные и другие потребности (политические партии, общественные движение и т.п.);

• промежуточные, сочетающие признаки деловых и общественных организаций (кооперативы, товарищества и т.п.);

• ассоциативные, возникающие на основе взаимной реализации интересов (клубы по интересам, не формальные группы и т.д.).

1. по отраслевому признаку

· промышленно-хозяйственные,

· финансовые,

· административно-управленческие,

· научно-исследовательские,

· образовательные,

· лечебные,

· социокультурные и др.

1. по масштабам деятельности

· крупные,

· средние

· малые.

1. по юридическому статусу

· общество с ограниченной ответственностью (ООО),

· открытые и закрытые акционерные общества (ОАО и ЗАО),

· муниципальные и федеральные унитарные предприятия (МУП и ФГУП).

8. по признаку собственности

• государственные,
• частные,
• общественные
• со смешанной собственностью
1. по источникам финансирования
• бюджетные,
• внебюджетные
• со смешанным финансированием.
2. от характера внутренних связей

11. Формальная организация – строится на основе извне установленных связей, иерархии позиций, нормативной регуляции поведения, распределения функциональных обязанностей. Такие организации формируют отношение власти, сферы ответственности за принятое решение и его выполнение. Они определяют порядок прохождения информационных потоков для прямых и обратных связей управления. Формальные организации, как правило зарегистрированы (чаще всего это юридические лица), для них характерно наличие официального руководителя (начальника). Такие организации являются результатом запланированных действии и усилий. Они намеренно создаются людьми. Имеют устав, или любой другой документ, который разграничивает обязанности членов группы.

12. Неформальная организация – представляет собой спонтанно сложившуюся систему связей, являющихся результатом межличностного взаимодействия. Неформальная организация зачастую функционирует внутри формальной, поддерживает и усиливает ее. В ней открываются более продуктивные каналы коммуникаций, чем это возможно в официальной иерархии. Многие члены организации находят в ней таких людей, с кем они чувствуют себя более свободно, ощущают защиту. В данном случае такие организации называют неформальными. Во главе такой группы чаще всего стоит общепризнанный лидер. Неформальные организации чаще всего не зарегистрированы и как правило возникают стихийно. Формируются стихийно, как правило, во главе стоит человек, который признан всеми или большинством членов как лидер.

Внешняя и внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации – это все то, что составляет организацию и характеризует ее структуру: цели, структурные подразделения и их связи, ресурсы (капитал, сырье, имущество, рабочая сила) и т.д.

Внутренняя среда организации характеризуется внутренними переменными, которые в основном являются результатом управленческих решений. Это – цели, структура, задачи, технологии и люди.

 

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых стремится добиться группа, работая вместе. Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Задачи – это работа, или ее часть, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми; предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Эти преобразования, достижение целей достигается руководством организации через других людей.

Люди – являются центральным фактором в любой модели социально-экономического управления. Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

 

Внешняя среда – внешние условия, которые оказывают влияние на деятельность организации. Это источник очень важных воздействий на организацию. Значительная часть проблем, возникающих на пути организации к достижению стоящих перед ней целей, возникает из внешней среды. От того, несколько организация может приспособиться к внешним факторам, зависит ее выживание. С этой точки зрения, организацию нередко сравнивают с живым организмом, который, приспосабливаясь к окружающей среде, меняет формы взаимодействия с внешней средой, причем эти изменения могут затрагивать даже внутреннюю структуру организации.

Внешняя информационная среда организации делится на среду прямого и косвенного воздействия.

 

К среде прямого воздействия, то есть к факторам, которые непосредственно влияют на деятельность организации, относятся:

а) поставщики (материалов, капитала);

б) акционеры;

в) потребители (само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы); О рганизация заинтересована в производстве товаров, которые будут покупаться, а потому она зависит от состояния рынка и желаний покупателей: никто не станет приобретать товар или услугу, в которых не испытывает необходимости, а с коммерческой точки зрения товар, которого на рынке достаточно, не может привлечь особого внимания покупателей;

г) трудовые ресурсы (обеспечение людей нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т.е. для эффективности деятельности организации);

д) законы и государственные органы (организация должна действовать в соответствии с теми «правилами игры», которые устанавливает государство на самых разных уровнях – от общегосударственного до местного);

е) профсоюзы (защищают интересы работников организации, поскольку люди – один из самых важных ресурсов, организации приходится считаться с требованиями профсоюзов, создавая для них необходимые условия, проводя социальную политику и т. д.);

ж) конкуренты (в ситуации, когда все ниши рынка заполнены, успех производителя любого продукта зависит от того, какими качествами, выгодно отличающими его от аналогичных товаров, этот продукт обладает, насколько удобно покупателю приобретать данный продукт у этого производителя и т. д.; если организация не учитывает наличия других аналогичных услуг, она в конечном счете проигрывает).

 

К среде косвенного воздействия, то есть к факторам, которые могут не оказывать прямого воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании, относятся:

а) состояние экономики (стабильность или нестабильность экономической ситуации оказывает важное влияние на деятельность организации. И действительно, если экономика стабильна, то руководство организации может принимать долгосрочные решения, касающиеся развития организации. Если же экономика нестабильна, руководству приходится в большей степени ориентироваться на задачи текущего момента, поскольку таким образом легче добиться выживания организации);

б) развитие техники и технологий (для производства любого продукта необходимо техническое обеспечение, а потому организация не может производить продукт, который по своим качествам превосходит имеющиеся технологические возможности);

в) социокультурные факторы (далеко не любой товар воспринимается положительно в каждой культуре, например, в России. Независимые СМИ, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг);

г) политические изменения (некоторые аспекты политической обстановки представляют особое значение для руководителей – настроение администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса, фактор политической стабильности);

д) международные события (экспорт, совместные предприятия, капиталовложения).

 

Можно также перечислить свойства, которые присущи внешней среде организации в целом. Иногда определение этих свойств может существенно помочь при выработке конкретных мер.

1. Любая среда характеризуется сложностью. Под сложностью среды понимают совокупность действующих в ней факторов, которые оказывают воздействие на функционирование организации. Кроме того, сложность зависит от того, насколько изменчивы действующие в среде факторы, какие колебания в силе они допускают. Чем больше факторов, тем сложнее среда; чем более вариативны факторы, тем более сложной является среда.

2. Среда характеризуется также подвижностью. Подвижность указывает, насколько быстро изменяются факторы среды. В настоящее время наблюдается тенденция постоянного роста подвижности среды, что существенно осложняет деятельность организации. В то же время подвижность среды зависит от особенностей рынка, на котором действует организация, от состояния экономики, от поведения государства. Другими словами, среда различных организаций может существенно различаться в зависимости от того, в каком государстве они находятся.

3. Для среды характерна взаимосвязанность факторов. Об этомкачестве принято говорить в том случае, если изменение одного из факторов влечет за собой изменение другого фактора (других факторов).

4. Среда может обладать неопределенностью. О неопределенности говорят в том случае, если в распоряжении лица, принимающего решение, имеется слишком мало информации о среде, либо наличная информация может быть достоверной. При этом необходимо иметь в виду, что информации никогда не бывает достаточно – если бы это было так, мы могли бы предсказывать будущее. Другими словами, любой организации приходится действовать в условиях неопределенности; вопрос лишь в том, в какой степени эта неопределенность выражена.

 

Ресурсы организации

К основным ресурсам, наиболее необходимым в деятельности организации относят: 1) человеческие ресурсы, 2) капитал, 3) сырье, 4) технологию и 5) информацию.

1. Человеческие ресурсы – это люди, а точнее, те способности, умения и навыки, которые люди продают организации за заработную плату. Люди – это едва ли не самый важный ресурс организации. И действительно, известны примеры, когда только благодаря энтузиазму работников были достигнуты очень амбициозные цели.

В то же время человеческие ресурсы наиболее сложны в использовании. Во-первых, хотя в менеджменте и других дисциплинах выражение «человеческие ресурсы» используется широко, такой термин употреблять достаточно трудно.В более широком смысле людей нельзя использовать так же, как используются деньги, материальные ресурсы, технология и информация. Существуют законы этики, которые предписывают уважительное отношение к людям. Эту мысль сформулировал немецкий философ Иммануил Кант, который утверждал, что человек – это всегда цель, но никак не средство. По этой причине человеческие ресурсы иногда называют «трудовыми ресурсами».

Во-вторых, каждый человек неповторим, он имеет психологические особенности, которые отличают его от других людей. И эти особенности руководству приходится учитывать, когда происходит распределение обязанностей. У любого человека есть сферы, в которых он чувствует себя «как рыба в воде», а также сферы, в которых он испытывает неуверенность. Чтобы сделать работу организации более эффективной, эти особенности личности надо по возможности учитывать.

Трудовые (человеческие) ресурсы – это фактор, от которого в значительной степени зависит успех организации. А потому для любой организации необходимы специалисты, способные качественно выполнять свои обязанности и эффективно решать стоящие перед ними задачи. Не случайно многие западные компании уделяют поиску специалистов огромное внимание. При этом они ищут их не только в своей стране, но и за рубежом. Граждане России также сталкиваются с этим, хотя и в негативной форме: огромное число специалистов в области экономики, естественных наук, математиков, программистов и представителей других профессий работают в настоящее время за пределами нашей страны. Это указывает на значимость качественного подбора персонала организации.

Организация должна проводить грамотную кадровую политику; без этого ее выживание, конечно, не окажется под вопросом, однако эффективность пострадает. По этой причине необходимо стремиться к тому, чтобы в организацию приходили талантливые, хорошо подготов­ленные люди, желательно с опытом работы. Не стоит отказываться и от неопытных работников, так как организация имеет возможности подго­товить хорошего специалиста, который внесет существенный вклад в ее процветание. Хорошему специалисту следует создавать такие условия, которые удержат его в организации.

2. Капитал – это средства акционеров и банков, на которые организация приобретает другие ресурсы, необходимые для ее деятельности.

Чтобы иметь необходимые для функционирования организации денежные средства, организация вынуждена прибегать к заимствованию их во внешней среде, например, распространяя акции, находя инвесторов или взяв кредиты в банках. При этом необходимые средства можно найти только в том случае, если организация функционирует стабильно и имеет хорошую репутацию: вряд ли кто-то захочет давать деньги, если организация находится на грани банкротства или имеет плохую репутацию.

3. Сырье, наряду с технологиями, – основа деятельности практически любой организации, занимающейся производством товаров. Наличие материальных ресурсов в необходимом количестве – очень важная составляющая нормального функционирования организации. Для того чтобы деятельность была эффективной,любая организация обычно делает запасы необходимых материалов.

Однако это не самый лучший способ: хранение материальных ресурсов имеет очень существенные недостатки. Во-первых, оно предпо­лагает «замораживание» средств, вложенных в запасы материальных ресурсов, эти средства могли бы быть направлены на другие цели. Во-вторых, запасы нередко приводят к возникновению дополнительных издержек. И действительно, материальные ресурсы надо где-то хранить, а потому приходится тратить средства на постройку или аренду складского помещения; кроме того, необходимы работники, обеспечи­вающие сохранность запасов и контроль за их хранением. Наконец, в-третьих, материальные ресурсы в процессе их хранения могут прихо­дить в негодность или морально устаревать.

Чтобы избежать этого, в Японии разработали схему, в соответствии с которой организация должна иметь лишь минимальное количество материальных ресурсов, необходимое для организации в самом ближайшем будущем. Такой подход достаточно удобен, поскольку позволяет более гибко использовать имеющиеся средства и одновременно обеспечивает непрерывность производственного процесса. Наиболее важным условием, позволяющим использовать это метод, является эффективное взаимодействие с поставщиками материальных ресурсов, так как у организации постоянно должно иметься такое количество мате­риалов, которое необходимо в ближайшем будущем и могло бы удовлетворить ее потребности в форс-мажорных обстоятельствах (например, при стихийных бедствиях или забастовках).

4. Информация – это ресурс, значение которого в полной мере было осознано не так давно. Роль информации в деятельности организации может быть огромной. Во-первых, информация может быть предметом купли-продажи. Простейший пример – это газета, которую мы покупаем, чтобы узнать последние новости: мы, естественно, платим не только за бумагу и типографскую краску, но и за новости, то есть информацию.

Но это не все. Во-вторых, информация очень важна для принятия правильных решений. Представим себе человека, у которого есть достаточно денег для того, чтобы открыть собственное дело; у него есть определенные предпочтения относительно того, в какой сфере ему хотелось бы работать. Другими словами, ему необходимо принять решение, чем будет заниматься фирма, которую он организует (в качестве примера возьмем книжный магазин). Уже на этом этапе ему необходима информация о том, как устроен сегмент рынка, в котором он собирается работать. Насколько велик спрос на книги? Удовлетворяют ли спрос те магазины, которые уже существуют? Если нет, то в чем потребности наиболее сильны. Допустим, что в городе, в котором живет этот человек, есть несколько магазинов, которые торгуют исключительно учебниками, и нет хорошего магазина, торгующего художественной литературой. Очевидно, что открывать такой магазин имеет смысл, и помогла здесь информация о том, что есть на рынке, а чего не хватает.

5. Технологии – не менее важный ресурс. Основная задача организации состоит в том, чтобы при максимально эффективном использовании ресурсов и минимальных затратах достичь стоящих перед ней целей, и технологии могут оказать существенную помощь в этом. Многие зарубежные фирмы и корпорации специально выделяют средства на научные исследования, которые могут быть полезными в процессе того производства, которым они занимаются. В настоящее время мощная технологическая основа – это один из существенных козырей организации. Если не уделять достаточного внимания этому вопросу, в какой-то момент может оказаться, что более прозорливые конкуренты приобрели заметные преимущества в силу того, что обладают более совершенными технологиями, которые позволяют или снизить издержки производства, или повысить качество товара, или предложить новый вид товара и тем самым создать для себя новый сегмент рынка.