В аптеках медичних формувань і закладів ДСМК натуральний облік медичного майна ведуть в книгах обліку в цілому на увесь медичний заклад або формування. Облік інвентарного майна (майно тривалого користування) ведуть і в кожному підрозділі.
Облік інвентарного медичного майна ведуть відповідно до його якісного стану, за категоріями. Облік непридатного майна (яке підлягає списанню) ведеться окремо. Для цього в книгах обліку виділяють окремий розділ. Результати обліку ЛЗ з обмеженим терміном придатності та ЛЗ, термін придатності яких закінчується в найближчі 12 місяців, заносять в окремий журнал.
Дані про ЛЗ і предмети медичного майна, які підлягають предметно-кількісному обліку на основі рецептів і вимог, щодня заносять в зведену відомість, дані з якої наступного дня заносять до книги обліку. На початку наступного місяця підраховують кількість витрачених ЛЗ і предметів медичного майна предметно-кількісного обліку і списують їх з обліку аптеки.
Списування з обліку витратного медичного майна, яке не підлягає щоденному обліку в аптеці медичного формування або закладу, здійснюється за актом списання (зняття залишків) один раз на місяць. Витрата медичного майна, яке списується за актом, має бути підтверджена відповідними первинними обліковими документами, записами призначень в історіях хвороб, книгах обліку хворих і потерпілих.
Документальне оформлення руху і зміни якісного стану медичного майна методами бухгалтерського обліку в умовах НС проводять на основі вимог Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України № 125 від 08.12.2000 р. Ця Інструкція затверджена відповідно до вимог Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» з метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку матеріальних запасів, у тому числі і запасів ЛЗ і предметів медичного майна.
Прийом і видачу медичного майна проводять за обліковими документами встановленої форми. Для бюджетних установ, до яких належать медичні формування і заклади ДСМК, окрім форм облікових документів, встановлених наказом Міністерства статистики України № 193 від 21.06.96 р. «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів», застосовують такі форми облікових документів:
- книга складського обліку запасів (ф. 3-9);
- картка складського обліку матеріалів (ф. М-12);
- книга реєстрації рахунків, які надійшли в аптеку (ф. 6-М3);
- журнал обліку отруйних, сильнодіючих і комбінованих ЛЗ у відділеннях;
- журнал обліку наркотичних і психотропних ЛЗ у відділеннях і кабінетах;
- акт списання (ф. 3-2);
- накладна (ф. 3-3 і ф. М-11);
- зведена картка (ф. 3-5);
- відомість вибірки ЛЗ, які підлягають предметно-кількісному обліку;
- книга обліку про таксованих накладних, вимог (ф. 7 - М3);
- маршрутний листок (ф.3);
- звіти матеріально-відповідальних осіб.
У повсякденних умовах та при надзвичайних ситуаціях ДСМК витрачає майно згідно прийнятих норм за рахунок резерву ДСМК. Резерв медичного майна ДСМК створюється в державі для гарантованого забезпечення заходів з ліквідації медико-санітарних наслідків НС. Потреба медичного майна для накопичення резерву та його оновлення, з урахуванням заміни медичної техніки, розраховується окремо, крім медичного майна для забезпечення поточних потреб, і зараховується в загальну потребу формувань ДСМК при плануванні їх медичного постачання. Номенклатура та кількість предметів медичного майна, що підлягає накопиченню в резерві, визначається відповідно норм постачання та табелів оснащення формувань ДСМК з урахуванням місцевих медико-географічних особливостей території і регіонів держави.
При створенні резервів ДСМК необхідно враховувати світовий досвід з використанням існуючих в нашій державі значних запасів медичного майна держрезерву. В недалекому минулому резерви медичного майна накопичувалися різними відомчими структурами: закладами та установами МОЗ України центрального підпорядкування, обласними (Автономної Республіки Крим) управліннями охорони здоров'я, закладами Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства транспорту України та інших міністерств та відомств держави, системою установ та закладів державного резерву тощо, але конкретного механізму об'єднання цих запасів для оперативного вирішення при ліквідації медико-санітарних наслідків надзвичайних ситуацій мирного часу не було.
Тому для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій в умовах сьогодення виникла необхідність поєднати медичні резерви держави з усіма його складовими частинами, незалежно від відомчого підпорядкування. Доцільним є налагодження обліку всього медичного майна, що є в державі, відпрацювання механізму взаємодії відомчих структур для використання існуючих у державі резервів, а поповнення резервів довести до оптимальних, науково обґрунтованих обсягів. Ці завдання можуть бути успішно вирішені лише за умов об'єднання зусиль органів управління державної влади разом з органами охорони здоров'я на всіх рівнях (район, місто, область, держава).
Норми витрат медичного майна - це науково обґрунтований кількісний показник предметів, що встановлений для функціонування підрозділу, закладу, установи чи формування ДСМК або для надання визначеного виду медичної допомоги певній кількості постраждалих.
- Перша категорія - постійне табельне оснащення формувань і закладів ДСМК;
- Друга категорія - оперативний резерв медичного майна ДСМК;
- Третя категорія - державний резерв медичного майна ДСМК.
Організація роботи органів медичного постачання в різних режимах функціонування.
Підготовка органів управління, установ і підрозділів медичного постачання включає:
Ø завчасне створення запасів медичного майна на медичних складах, в лікувально-профілактичних закладах, в аптечній мережі і пошук додаткових джерел поповнення його ресурсів, а також його раціонального використання в НС;
Ø розробку заходів по забезпеченню постачання медичним майном формувань і установ СМК в оптимальні терміни;
Ø розробку і реалізацію заходів з підвищення стабільності роботи установ і підрозділів медичного постачання в НС, захисту особового складу і медичного майна від вражаючих чинників НС.
У лікувально-профілактичному закладі після створення недоторканного запасу медичного майна на начальника (завідувача) аптеки покладається завдання по організації його правильного утримання в постійній готовності до негайної видачі за призначенням, а також по виконанню розрахунків на вивезення медичного майна у разі переміщення медичного закладу.
У плані роботи аптеки в підготовчий період передбачається також:
Ø заготівля транспортної тари для упаковки медичного майна формувань (закупівля або виготовлення);
Ø устаткування і оснащення робочих місць для розконсервування хірургічних інструментів, апаратури, приведення її в робочий стан;
Ø контроль за накопиченням і зберіганням запасів медичного майна;
Ø відпрацювання джерел надходження медичного майна.
Органи управління медичним постачанням територіального і місцевого рівнів складають План постачання медичним майном формувань, установ і населення в НС.. Планування здійснюється відповідно до завдання на підставі початкових даних, які надходять від органу управління медичним постачанням по підпорядкуванню.
План постачання медичним майном включає:
Ø перелік медичних формувань і закладів, прикріплених на постачання та їх характеристику (міра забезпеченості медичним майном, виробничі можливості аптек по приготуванню лікарських засобів, кількість населення, яке знаходиться на медичному забезпеченні та ін.);
Ø наявність недоторканних і інших запасів медичного майна у закладах на закріпленій території і порядок його отримання органами охорони здоров'я;
Ø джерела централізованого отримання медичного майна і місця перебування постачальників (склади, промислові підприємства, торгові організації, аптеки та ін.);
Ø забезпечення транспортом для підвезення медичного майна на об'єкти з метою поповнення запасів;
Ø порядок взаємодії з органами управління медичним постачанням СМК і державними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування.
Організація роботи органів медичного постачання СМК в режимі підвищеної готовності.
З точки зору підготовки до ліквідації медико-санітарних наслідків НС для формувань і установ СМК режим підвищеної готовності є найбільш сприятливим варіантом, оскільки органам управління медичним постачанням надається можливість:
Ø прогнозувати потреби в медичному майні;
Ø уточнити укомплектованість резервів і недоторканних запасів, забезпеченість формувань і закладів медичним майном;
Ø підрозділ медичного постачання привести в готовність до роботи в НС, у тому числі, до транспортування;
Ø уточнити кількість медичного майна, яке підлягає вивезенню в район НС, розрахувати потребу в транспорті;
Ø забезпечити упаковку медичного майна в транспортну тару;
Ø здійснити заходи по захисту особового складу від вражаючих чинників джерел НС.
Організація медичного постачання в режимі НС.
При ліквідації медико-санітарних наслідків НС перед службою медичного постачання стоїть завдання в складних умовах планомірно і в повному об'ємі забезпечувати медичним майном діяльність своїх закладів і формувань.
З цією метою в режимі НС виконуються наступні заходи:
Ø уточнення потреби в медичному майні для укомплектовування формувань і установ СМК і надання медичної допомоги потерпілим в НС;
Ø вилучення медичного майна з резервів, відпуск (доставка) його для використання в район (зону) НС;
Ø оперативний облік забезпеченості медичним майном установ і формувань, поповнення майна;
Ø подання заявок у відповідні органи управління на додаткове медичне майно, необхідне для повної ліквідації медико-санітарних наслідків НС;
Ø взаємодія з органами медичного постачання центральних, територіальних і місцевих органів виконавчої влади, у тому числі з органами управління фармацевтичною діяльністю і постачання медичною технікою;
Ø облік медичного майна, яке надійшло в зону НС;
Ø підготовка і подання в органи управління звітних документів.
При ліквідації наслідків в НС використовуються усі можливі джерела отримання медичного майна:
Ø резерви медичного майна СМК - для формувань і закладів, підлеглих центрам медицини катастроф;
Ø недоторканні запаси медичного майна - для медичних закладів, які мають завдання на переформовування ліжкової мережі для масового прийому уражених.
Крім того, для надання медичної допомоги потерпілим використовуються:
Ø запаси медичного майна поточного постачання лікувально-профілактичних закладів;
Ø поточні запаси аптечних закладів і майно, яке надходить від фармацевтичних підприємств та інших постачальників за договорами;
Ø медичне майно, яке надходить з інших регіонів в межах надання допомоги;
Ø медичне майно, що отримується в результаті використання місцевих ресурсів;
Ø медичне майно, яке надходить як гуманітарна допомога.
При автономній роботі госпіталю СМК в зоні НС забезпечення його медичним майном здійснює штатна аптека.
Після виконання заходів з ліквідації медико-санітарних наслідків НС медичне майно приводиться в порядок і повертається в аптеку (формувачу) для подальшого зберігання.
Формування і заклади складають звіт по медичному постачанню як самостійний розділ у звітних документах з організації медико-санітарного забезпечення населення в НС.
Управління забезпеченням медичним майном.
Управління медичним постачанням - цілеспрямована діяльність керівників органів медичного постачання усіх рівнів, керівників формувань і установ ДСМК по підтримці готовності закладів і підрозділів медичного постачання, підготовці їх до вирішення завдань і оперативного керівництва підпорядкованими закладами і підрозділами медичного постачання під час безпосереднього виконання.
Основним документом управління медичним постачанням є «План медичного постачання», який додається у вигляді розділу до Плану медико-санітарного забезпечення населення в НС на рік або перспективу.
На об'єктовому рівні (медичний заклад, підприємство, організація) Плани розробляються фахівцями медичної служби об'єкту, узгоджуються з органом управління охорони здоров'я по підпорядкуванню, затверджуються керівником об'єкту.
На рівні адміністративного району, міста, області. Плани медико-санітарного забезпечення населення в НС розробляються органами управління охороною здоров'я цього рівня, узгоджуються і затверджуються по підлеглості.
На державному рівні План розробляється МОЗ України, узгоджується на засіданні Центральної координаційної комісії (ЦКК), затверджується Кабінетом Міністрів України.
У Плані медичного постачання знаходять відображення заходу по реалізації завдань, які покладені на органи медичного постачання за періодами (підготовчому, ліквідації наслідків НС, після закінчення роботи в районі НС).
Найважливішим розділом плану є визначення потреби в медичному майні для надання медичної допомоги потерпілим. Розрахунок потреби в медичному майні ведеться на кількість формувань і медичних закладів, які створюватимуться за планом медичного забезпечення, виходячи з очікуваної кількості потерпілих, а також для проведення необхідних санітарно-гігієнічних, протиепідемічних заходів і створення резерву.
Розрахунок потреби проводиться на підставі даних про наявність і потребу медичного майна, які надаються лікувальними і іншими медичними закладами, розташованими на забезпечуваній території.
У Плані медичного постачання вказується, яке формування або медичний заклад СМК прикріпляється до того або іншого закладу медичного постачання.
План постачання служить підставою для видачі медичного майна за призначенням. У Плані медичного постачання відображаються також джерела поповнення формувань, медичних закладів, баз, складів.
У Плані медичного постачання вказується також порядок поповнення витраченого медичного майна у формуваннях і медичних закладах, а також: організація і порядок постачання киснем, дистильованою водою, консервованою кров'ю і її препаратами, бактерійними препаратами, дезінфікуючими засобами
Загальна потреба в медичному майні складається з потреби в медичному майні для формувань, медичних закладів і для населення.
Номенклатура медичного майна і кількість розраховується в основному з 2-х джерел:
Ø табельних норм медичного майна формувань і медичних закладів СМК;
Ø норм постачання на 1000 уражених.
З появою уражених від різних видів вражаючих чинників НС потреба в медичному майні розраховується окремо по кожній групі уражень.
