Органи управління охороною здоров'я місцевої виконавчої влади, органи місцевого самоврядування відповідно до планів ДСМК визначають лікувально-профілактичним установам завдання на створення формувань ДСМК (загонів першої медичної допомоги, бригад та ін.), переформовування і розгортання додаткових спеціалізованих ліжок для забезпечення масового прийому і надання медичної допомоги потерпілим в НС.
Необхідне для цих цілей медичне майно визначається відповідними табелями (нормами) і накопичується в недоторканних запасах і резервах.
Фінансування придбання медичного майна для накопичення в резервах і запасах ДСМК здійснюється за рахунок цільових коштів, що отримуються з джерел, визначених Урядом України (державний бюджет, місцевий бюджет).
Стан забезпеченості закладів і формувань ДСМК необхідним для роботи медичним майном є одним з визначальних показників їх готовності до виконання завдань при НС.
Відповідальність за створення недоторканних запасів майна для закладів охорони здоров'я і створених на їх базі медичних формувань несуть керівники цих закладів.
Органи управління ДСМК закладам охорони здоров'я видають план-завдання на їх підготовку до роботи в НС і створення відповідних медичних формувань із зазначенням їх завдань і термінів готовності до роботи.
Отримавши завдання, керівники закладів внутрішнім наказом по організації визначають порядок виконання завдань, терміни накопичення недоторканного запасу медичного та іншого майна, порядок отримання, зберігання, обліку майна, призначають конкретних виконавців.
Завідуючий аптекою відпрацьовує і складає заявки на майно, подає їх до закладів медичного постачання, до якого прикріплено медичний заклад і на який покладено завдання відносно створення формувань.
Документи на видачу (отримання) медичного майна (наряди, накладні) оформляються заздалегідь відповідно до розрахунків на видачу. Майно відповідно до заявок і витратних облікових документів повинне видаватися комплектно у легкій, зручній, портативній тарі.
Зберігання майна організовується з урахуванням місцевих умов і можливості його швидкого отримання (видачі) та приведення в робочий стан у встановлений термін.
Недоторканні запаси майна не можуть бути видані у функціональні підрозділи для поточного постачання, якщо не настав термін їх оновлення і не отримана рівнозначна їх кількість для закладки на зберігання.
Видача майна недоторканного запасу здійснюється відповідно до розпорядження органу управління про приведення в готовність медичних закладів і формувань у терміни, передбачені планами. Видача майна оформляється документально.
Призначене для видачі майно має бути в належному технічному стані, зі встановленими термінами придатності, мати технічні паспорти, інструкції з користування тощо.
Облік медичного майна.
Медичне майно, яке поступає у формування або до установ ДСМК, приймається належним чином і оприбутковується, незалежно від джерел надходження.
Облік медичного майна резерву і недоторканного запасу ведеться окремо від медичного майна поточного постачання (натуральний і грошовий) відповідно до вимог документів з організації медичного постачання і обліку медичного майна ДСМК та бухгалтерського обліку.
Органи медичного постачання СМК підзвітні бухгалтеріям відповідних органів управління ДСМК (ЦМК, територіальних управлінь (відділів) охорони здоров'я, медичних закладів, з яких вони фінансуються і здійснюють взаєморозрахунки за медичне майно, його ремонт й інші послуги). Тому у бухгалтерію щомісячно подаються усі прибуткові, витратні звітні документи. При цьому використання медичного майна при наданні медичної допомоги ураженим в НС здійснюється безкоштовно.
Відділ медичного постачання органу управління веде предметно-кількісний облік наявності і руху медичного майна на медичному складі, а також облік виданого в підрозділи ЦМК і підлеглі йому формування і установи інвентарного майна і окремих предметів витратного майна по переліку, встановленому органом управління. Підрозділи щомісячно подають звіти про використання цього майна, а також етилового спирту. Витратне медичне майно, видане для використання, вважається витраченим і по обліку списується на витрати.
Формування СМК, які використовують (експлуатують) медичне майно, також ведуть його облік і щоквартально проводять інвентаризацію наркотичних і психотропних лікарських засобів.
Таким чином, облік медичного майна СМК досить складний і громіздкий (натуральний, бухгалтерський). Тому основним напрямом його удосконалення є впровадження програмних засобів для персональних комп'ютерів із застосуванням форм облікових документів автоматизованого обліку.
Комісійно інвентарне майно після завершення робіт у районі НС переатестовується за категоріями придатності. Придатне майно консервується і закладається на зберігання в недоторканний запас. Непридатне списується в установленому порядку. Медична апаратура, яка вимагає ремонту, здається в ремонт. Після її відновлення та метрологічної повірки закладається на подальше зберігання.
Усе майно, у тому числі і медичне, відпускається формуванням ДСМК без оплати (оплачується формувачем). Тому безпосередньо у формуваннях ДСМК облік майна ведеться тільки в натуральних одиницях, а бухгалтерський облік не ведеться.
Виписані за день вимоги (рецепти) у зброшурованому виді залишаються до закінчення роботи в районі надзвичайних ситуацій і розформування установи ДСМК.
Інвентарне медичне майно у функціональних підрозділах, отримане з аптеки по накладних, підлягає обов'язковому обліку в книгах обліку. Облік ведеться паралельно в аптеці і функціональних підрозділах установ і формувань.
Списується інвентарне медичне майно, яке вислужило встановлені терміни експлуатації і прийшло в непридатний стан, на підставі актів технічного стану, які затверджує керівник органу управління.
Через те, що медичні установи (формування) працюватимуть в екстремальних умовах, може статися псування, ушкодження або пропажа медичного майна. У таких випадках медичне майно як витратне, так і інвентарне, списується на підставі інспекторських свідчень (після адміністративного розслідування) коштом держави.
Прийом і видача комплектів медичних, військово-медичних сумок, наборів хірургічних інструментів здійснюється відповідно до описів. В примітці в накладній на видачу робиться відмітка «відповідно до опису».
Після закінчення роботи в зоні НС інвентарне медичне майно по накладній повертається (як і витратне) на бази постачання відповідно до вказівки органу управління.
