Приём – это собрание приглашённых у какого-либо лица, или форма организации рабочих встреч, позволяющая обсуждать в непринуждённой обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств нежелательно затрагивать на официальном уровне.
Приёмами также нередко называют официальные собрания в честь какого-либо лица или события. Цель проведения приёма – установление контактов между деловыми партнёрами, официальными лицами и иностранными коллегами, представителями различных фирм и концернов, научно-технических кругов, деятелей искусства, культуры. Таким образом, официальным называется такой прием, на который присутствующие приглашены исключительно в силу их общественного положения.
Приемы бывают светские и деловые.
Светские приемы устраиваются по самым разнообразным поводам: день рождения, свадьба, крестины, Рождество, национальный праздник, театральная премьера и т.д.
Деловые приемы организуются по случаю национальных праздников, годовщин какого—либо знаменательного события, в честь находящейся в стране иностранной делегации, при открытии представительства фирмы, по случаю презентации товаров, а также в порядке повседневной работы.
Кроме того, приём может быть дипломатическим, предусматривающим соблюдение многих правил этикета, относящихся к этой сфере человеческой деятельности.
Дипломатический этикет формировался в течение многих веков, строго регламентированные формы официальных контактов между представителями разных государств создавались постепенно. Дипломатический протокол — это ряд правил, которые предписывают порядок совершения различных дипломатических актов (международные совещания и конференции, переговоры, визиты, дипломатические приёмы, приёмы и проводы официальных делегаций, подписание международных соглашений, договоров).
Организация любого приема включает в себя два элемента:
• официальную часть, оформляемую протоколом;
• неофициальную часть приема, включающую в себя проведение обеда, ужина и других мероприятий.
Организуя приём, необходимо заранее определить дату и время этого мероприятия, ассортимент блюд и напитков, порядок обслуживания гостей.
В подготовку приёма входят следующие мероприятия:
• выбор вида приёма и даты его проведения;
• составление списка приглашенных лиц;
• рассылка приглашений;
• составление плана рассаживания за столом (на завтраке, обеде, ужине);
• составление меню;
• сервировка столов и организация обслуживания гостей;
• подготовка тостов и речей;
• составление общей схемы (порядка проведения) приёма.
17. Понятие «деловая беседа».
Деловая беседа – речевое общение между партнерами, которые имеют определенные полномочия от своих организаций для установления деловых отношений. Главная задача деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.
К функциям деловой беседы принято относить:
– взаимное общение;
– совместный поиск, выдвижение и разработку гипотез;
– контролирование функционирования совместных деловых мероприятий;
– поддержание деловых контактов;
– стимулирование деловой активности.
Основными этапами деловой беседы являются 1) начало беседы; 2) информирование партнеров; 3) аргументирование выдвигаемых положений; 4) принятие решения; 5) завершение беседы.
Начало деловой беседы является наиболее важным этапом, поскольку определяет дальнейший ход беседы и во многом влияет на ее результат. В связи с этим следует обратить пристальное внимание на построение начала беседы. На этом этапе беседы следует выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Итак, начало беседы имеет следующие задачи:
– установить контакт с собеседником,
– создать благоприятный психологический климат,
– привлечь внимание к теме беседы,
– пробудить интерес партнера по общению.
С целью реализации поставленных задач следует избегать извинений, проявления знаков неуверенности, проявлений неуважения и пренебрежения, не вынуждать собеседника принимать оборонительную позицию.
Необходимо пользоваться методом снятия напряжения (позволяет установить тесный контакт с собеседником: несколько теплых слов в адрес собеседника, шутка, пр.), методом зацепки (позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать методы сравнения, аналогии, аллегории, обращение к личным впечатлениям, задавание необычного вопроса и пр.), методом прямого подхода (означает непосредственный переход к делу без вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена встреча, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов).
Функции деловой беседы.
Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В менеджменте и управлении персоналом деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих руководителей, подразделений, организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:
— поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
— обмен информацией
— контроль начатых мероприятий;
— взаимное общение работников из одной деловой среды;
— поиски и оперативная разработка рабочих идей;
— поддержание деловых контактов на уровне подразделений, организаций, предприятий, фирм, отраслей.
