На каких документах обязательно нужна печать компании, а когда без нее вполне можно обойтись
Как правило, бухгалтер предпочитает ставить печать на все документы. На всякий случай. Хотя далеко не на всех бумагах обязательно должен стоять оттиск.
К примеру, вы получили от контрагента документы без печати. Или руководитель уезжает в длительную командировку и собирается прихватить с собой единственную печать организации, когда на носу сдача налоговых деклараций. Что делать?
Важно четко разобраться, когда печать действительно нужна, а когда без нее вполне можно обойтись. Тогда вам не придется лишний раз дергать контрагентов и провоцировать проверяющих.
О печатях на основных бумагах, с которыми работает любая компания, я расскажу на семинаре. А про другие документы в таблице расписано, где печать нужна, а где нет (см. ниже. – Примеч. ред.).
Когда еще на документах нужна печать компании
| Документ | Нужна ли печать | Основание |
| БСО | В общем случае печать обязательна. Исключение – бланки без реквизита «печать», утвержденные федеральными органами исполнительной власти | Пункты 3, 5 и 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 |
| Путевые листы | Печать нужна | Пункт 12 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, раздел 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 |
| Транспортная накладная | Печать не нужна | Пункт 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 |
| Доверенность | По общему правилу печать не нужна. Исключение – доверенности на участие в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве | Пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ, пункт 3 статьи 53 ГПК РФ, пункт 5 статьи 61 АПК РФ, пункт 2 статьи 54 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ |
| Платежные поручения и заявки на кассовый расход | Печать нужна. Исключение – заявки на кассовый расход, которые оформляют госучреждения | Положение Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П, раздел IX Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н |
Договоры с контрагентами
В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 160 ГК РФ.
К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве и договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Это установлено в статьях 913 и 338 ГК РФ.
Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому – постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008, ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011. В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании – это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.
Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.
Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.
Первичные документы
Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.
Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.
А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.
ВОПРОС УЧАСТНИКА
– Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
– Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.
А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).
Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).
Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку 14 или 19.
ВОПРОС УЧАСТНИКА
– А как быть с печатью на товарном чеке? Наш сотрудник принес чек, в котором не стоит печать продавца. Получится ли таким документом подтвердить расходы?
– Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.
И еще один момент. Помимо той первички, которую компания может разработать самостоятельно, есть обязательные формы, отказаться от использования которых организация не может. Например, кассовые документы.
Так вот, обратите внимание, что на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1) можно обойтись специальным штампом с отметкой «Оплачено». Его оттиск подтвердит, что кассовая операция проведена. Так сказано в пункте 3.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Ставить на приходнике главную печать компании закон не требует. Об этом часто забывают.
Кстати, на расходнике (форма КО-2) оттиск не нужен вообще.
А вот последнюю страницу кассовой книги (форма КО-4) и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) заверить печатью компании придется. Так установлено в пункте 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Кадровые бумаги
Отдельно остановлюсь на кадровой документации. Тут всегда возникает очень много вопросов.
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
Вопреки расхожему мнению печать на трудовом договоре вовсе не обязательна. Такой вывод следует из статьи 57 ТК РФ. Там прописаны реквизиты, без которых трудовое соглашение между работодателем и сотрудником будет недействительным. Печати среди них нет. Поэтому трудовой договор считается заключенным и без нее.
Кстати, такой же вывод следует из части 1 статьи 67 ТК РФ. В этой норме установлено, что трудовой договор подписывается сторонами – сотрудником и работодателем. Так что без подписей сторон, в отличие от печати, при заключении трудового договора не обойтись.
Обратите внимание, в реквизит «Подпись» входит должность ответственного сотрудника, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Так предусмотрено в пункте 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Обычно от лица работодателя соглашение подписывает руководитель компании.
А вот про печать в законе ничего не сказано. Поэтому оттиск печати на трудовом договоре – это всего лишь сложившаяся на практике привычка заверять подпись работодателя. Объясните это своим сотрудникам. И убедите их, что и без печати трудовые соглашения все равно считаются заключенными. Никаких нарушений трудового законодательства здесь нет.
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
В отличие от трудового договора, при оформлении трудовой книжки работодатель должен ставить печать.
Так, во-первых, если компания выдает новую трудовую книжку своему работнику, то нужно обязательно проставить печать на титульной странице. Это требование прямо прописано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Во-вторых, печатью придется заверить записи об изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения сотрудника (п. 2.3 Инструкции).
Ну а в-третьих, не обойтись без печати при увольнении. В этом случае оттиск нужно проставить под последней записью вашей компании в трудовой книжке. Тем самым вы заверите все записи, внесенные в книжку за время работы человека в вашей организации. Такой вывод следует из пункта 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Остальные записи заверять печатью не нужно. Таких требований в законе нет.
Кстати, очень часто спрашивают, какую печать можно ставить в трудовых книжках? В законе речь идет о печати работодателя. А на практике компании обзаводятся не только основной печатью, но и дополнительными. К примеру, «Для документов», «Отдел кадров», «Бухгалтерия» и т. п. Так вот, заверить запись в трудовой книжке можно любой круглой печатью компании. Главное, чтобы на оттиске были полное наименование организации и ее адрес. Такой вывод следует из письма Роструда от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1.
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Понадобится печать и при оформлении командировочного удостоверения.
Дело в том, что фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам в командировочном удостоверении. Их как раз и нужно заверить подписью и печатью организации, в которую командирован работник. Так сказано в пункте 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Так что печать в удостоверении ставить нужно.
ВОПРОС УЧАСТНИКА
– А что делать, если наш сотрудник вернулся из командировки без печати в удостоверении? В компании, куда мы его направляли, всего одна печать, и директор был с ней в отъезде.
– Если отметку в командировочном удостоверении проставить было невозможно, срок служебной поездки можно подтвердить другими бумагами. Используйте для этого приказ о направлении в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы, счет из гостиницы и т. п. Посмотрите об этом письмо Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.
А еще на случай, если в удостоверении по какой-то причине не стоят отметки, чиновники советуют прописать порядок подтверждения срока командировки во внутренних бумагах компании. Так сказано в письме Минтруда России от 14 февраля 2013 г. №14-2-291.
Правда, совсем скоро оформлять командировочные удостоверения и вовсе не придется. Их отменят. Такие выгодные изменения запланированы в «дорожной карте», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р.
