Лабораторная работа №7. Технология работы с базами данных. MS Access. Создание многотабличной базы данных

Цели работы:

· познакомиться с основными понятиями базы данных;

· научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

· освоить переход из режима Конструктор в режим Таблицы;

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

· познакомиться с простой сортировкой значений таблицы.

Задание 1. Создайте новую базу данных о студентах «Компьютерной школы».

· Вызовите программу MS Access. Для этого выполните последовательно: Пуск ® Все программы ® Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором справа появится меню (рис.1).

· Откройте меню Файл ® Создать. Выберите из предложенного списка Новая база данных. Появится диалоговое окно, в котором программа предложит вам указать место, где нужно поместить базу данных. Для этого: Выберите папку (Мои документы ® папка вашей группы ® папка с вашей фамилией), затем введите имя файла Компьютерная школа и нажмите по кнопке Создать.

· Перед вами появится окно базы данных (рис.2).

Задание 2. Изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Вы создаете таблицу, поэтому выберите объект Таблицы.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

· Выберите объект Таблица, если находитесь в другом окне.

· Дважды щелкните по меню Создание таблицы путем ввода данных (режим Таблицы). Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет введен автоматически, в зависимости от введенной информации.

· Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля1. Выполните команду Формат ® Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter ].

· Аналогично переименуйте Поле 2. Введите название поля Преподаватель. Должно получиться как на Рис.3.

· Сохраните таблицу и именем Группы, щелкнув по кнопке - сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте – Нет.

· Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке и посмотрите как заданы поля.

· Исправьте данные: Сделайте поле Учебная группа Ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных этого поля задайте Числовым.

· Закройте таблицу Группы, на запрос о сохранении ответьте Да.

Задание 4. Создайте таблицу Список.

· Дважды щелкните по меню Создание таблицы путем ввода данных.

· По аналогии с предыдущим заданием переименуйте поля таблицы по следующей схеме:

вместо	Поле 1	название	Код
вместо	Поле 2	название	Фамилия
вместо	Поле 3	название	Имя
вместо	Поле 4	название	Отчество
вместо	Поле 5	название	Год рождения
вместо	Поле 6	название	Школа
вместо	Поле 7	название	Класс
вместо	Поле 8	название	Учебная группа

· Сохраните таблицу с именем Список. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

 

· Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Исправьте тип данных полей в соответствии с Рисунком.

· Обратите внимание, что в поле Учебная группа имеет место подстановка (значения этого поля не надо набирать вручную, они будет подставляться из списка, содержащегося в таблице Группы).

Рис.3.

Подстановку производим по следующей схеме: поставьте курсор на поле Учебная группа; выберите закладку Подстановка: тип элемента управления – Поле со списком; источник строк – Группы (выбирайте из ниспадающего меню), как показано внизу Рисунка.

· Сохраните изменения.

· Закройте таблицу.

 

В результате этой работы, вы получили две несвязных таблицы.

Нужно создать схему данных со связями.

 

Задание 5. Создайте схему данных.

· Щелкните по кнопке - Схема данных.

· В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

· Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

· Поставьте мышку на имя поля Учебная группа в таблице Группы и, не отпуская левую кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебная группа в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на Рис.4.

· Включите значок Обеспечение целостности данных. При этом необходимо включить значок Каскадное обновление связанных полей, что приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится номер в таблице Список. А так же включите значок Каскадное удаление связанных полей, что приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

· Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один– ко -многим». Смотри рисунок 5.

· Закройте схему данных и ответьте Да на вопрос о сохранении схемы данных.

Учебная группа	Преподаватель
	Верзаков С.А.
	Белоусов А.И.
	Масалова В.А.
	Новикова Е.В.
	Зачесова Т.П.

 

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

· Откройте таблицу Группы, дважды щелкнув на имени таблицы.

· Заполните ее записями из таблицы:

· Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создание формы для ввода данных.

· Выберите объект Формы.

· Щелкните по кнопке Создать.

· Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать Автоформа: в столбец, а в качестве источника данных – Список. См. Рис.6.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма для ввода данных.

Где:

Рис.6.

- переход к первой записи;

- переход к предыдущей записи;

- переход к следующей записи;

- переход к последующей записи;

- добавление новой записи.

· Заполните базу данными, представленными в следующей таблице, при этом, значения поля Код будут заполняться автоматически; значение поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего меню.

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
	Иванова	Анна	Ивановна
	Баранова	Ирина	Алексеевна
	Корнилова	Ольга	Владимировна
	Воробьев	Алексей	Петрович
	Воробьев	Алексей	Иванович
	Воробьев	Олег	Григорьевич
	Скоркин	Александр	Евгеньевич
	Володина	Анна	Алексеевна
	Новоселов	Алексей	Антонович
	Александрова	Елена	Алексеевна

· Сохраните введенные данные. Имя формы – Список.

· Закройте форму Список.

· Перейдите в объект Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.